Quy định, cấu trúc của một hóa đơn thương mại và mẫu hóa đơn thương mại thông dụng

Hóa đơn thương mại không chỉ có vai trò xác nhận giao dịch mua bán giữa các bên mà còn là căn cứ để thực hiện các thủ tục thông quan, thanh toán và bảo hiểm. Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về các quy định pháp luật liên quan, cấu trúc chi tiết của một hóa đơn thương mại và mẫu hóa đơn thương mại thông dụng trên thị trường quốc tế.

Tìm hiểu chung về hóa đơn thương mại.

1. Khái niệm và vai trò của hóa đơn thương mại

1.1. Hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là một tài liệu quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế, được người bán lập ra và gửi cho người mua.

Đây là tài liệu chính thức để xác nhận giao dịch mua bán hàng hóa giữa các bên và thường được sử dụng trong quá trình thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu.

1.2. Vai trò của hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại có 3 vai trò chính, bao gồm:

- Trong thương mại: Là căn cứ để thực hiện thanh toán giữa người mua và người bán.

- Trong hải quan: Là tài liệu cần thiết để khai báo giá trị hàng hóa, tính thuế nhập khẩu và xác minh nguồn gốc xuất xứ.

- Trong bảo hiểm: Được dùng làm căn cứ để xác định giá trị hàng hóa khi yêu cầu bồi thường.

Các quy định liên quan đến hóa đơn thương mại.

2. Quy định pháp luật về hóa đơn thương mại

Căn cứ Nghị định số 123/2020/TT-BTC về lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa xuất khẩu thì quy định về hóa đơn thương mại trong xuất khẩu hàng hóa cụ thể như sau:

- Thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu: Theo Điều 9, Nghị định 123/2020/TT-BTC, việc lập hóa đơn xuất khẩu được thực hiện khi hoàn tất thủ tục hải quan, tức là vào thời điểm xác nhận thông quan của cơ quan hải quan (được quy định tại Khoản 3, Điều 13, Nghị định 123/2020/TT-BTC).

- Đồng tiền ghi trên hóa đơn: Hóa đơn xuất khẩu sẽ ghi bằng đồng Việt Nam (VND) với ký hiệu "đ". Tuy nhiên, nếu có giao dịch bằng ngoại tệ, các khoản như đơn giá, thành tiền, tổng tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng tiền thanh toán… sẽ được ghi bằng ngoại tệ, theo quy định tại Khoản 13, Điều 10, Nghị định 123/2020/TT-BTC.

- Hóa đơn xuất khẩu vào khu vực phi thuế quan: Đối với doanh nghiệp trong nước xuất khẩu hàng hóa vào khu vực phi thuế quan, hóa đơn cần sử dụng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC, có thể là hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng.

- Ghi chữ nước ngoài trên hóa đơn: Khi cần ghi chữ nước ngoài trên hóa đơn, phải đặt chữ nước ngoài bên phải hoặc ngay dưới dòng chữ tiếng Việt, và chữ nước ngoài phải có kích thước nhỏ hơn so với chữ tiếng Việt (Điều 10, Nghị định 123/2020/TT-BTC).

- Không cần ghi mã số thuế khi xuất khẩu: Khi lập hóa đơn cho hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu, không cần điền mã số thuế của doanh nghiệp trên hóa đơn, theo quy định của pháp luật hiện hành (Điểm 3.3, Điều 7, Thông tư số 39/2014/TT-BTC).

- Hóa đơn điện tử và chữ ký: Trên hóa đơn điện tử xuất khẩu, không bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người mua. Do đó, không yêu cầu chữ ký của khách hàng mua hàng hoặc dịch vụ ở nước ngoài trên hóa đơn xuất khẩu (Điều 6, Thông tư số 68/2019/TT-BTC).

>> Tham khảo: FSC là gì trong xuất nhập khẩu?

3. Cấu trúc của một hóa đơn thương mại

Thông tin cơ bản:

- Người mua (Buyer/Importer):

Tên công ty.

Địa chỉ.

Email, số điện thoại, số fax (nếu có).

Người đại diện.

Số tài khoản ngân hàng (nếu áp dụng phương thức thanh toán qua ngân hàng).

- Người bán (Seller/Exporter):

Tên công ty.

Địa chỉ.

Email, số điện thoại, số fax (nếu có).

Người đại diện.

Số VAT (nếu quốc gia áp dụng).

Quốc gia người bán.

Thông tin hóa đơn:

Số Invoice (Invoice Number): Mã số duy nhất để nhận diện hóa đơn.

Ngày Invoice (Invoice Date): Ngày lập hóa đơn.

Điều khoản giao dịch:

- Phương thức thanh toán (Terms of Payment):

Thanh toán chuyển khoản (T/T).

Thư tín dụng chứng từ (L/C).

Nhờ thu chứng từ (D/A, D/P).

- Điều kiện Incoterms (Terms of Sale):

Điều khoản cụ thể và địa điểm, ví dụ: FOB HCM, Vietnam; CIF Los Angeles, USA.

Thông tin sản phẩm và chi phí:

- Mô tả chi tiết sản phẩm:

Tên sản phẩm.

Cấp hạng hoặc chất lượng.

Mã hiệu, số hiệu, ký hiệu (nếu có).

Mã HS (Harmonized Code).

- Số lượng (Quantity):

Đơn vị đo lường (kilogram, mét khối, hoặc đơn vị khác tùy sản phẩm).

- Đơn giá (Unit Price): Giá của từng sản phẩm theo đơn vị đo lường.

- Tổng tiền từng mặt hàng (Total Price): Số lượng nhân với đơn giá.

>> Có thể bạn quan tâm: Hiểu rõ điều kiện FCA trong xuất nhập khẩu.

Tổng chi phí và loại tiền tệ:

- Tổng tiền hóa đơn (Total Invoice Value):

Ghi rõ bằng cả số và chữ.

Loại tiền tệ thanh toán (USD, EUR, VND, v.v.).

- Các chi phí liên quan:

Cước phí vận tải quốc tế (nếu không nằm trong giá hóa đơn).

Phí bảo hiểm.

Hoa hồng, chi phí bao bì, container.

Các chi phí phát sinh khác (nếu có).

Cam kết và chứng nhận:

- Chứng nhận:

Cam kết rằng thông tin và giá trị hàng hóa được khai báo là chính xác.

Chữ ký và chức danh của người có thẩm quyền.

- Hỗ trợ từ người mua (nếu có):

Ghi rõ loại hỗ trợ (khuôn ép, trống in, bản thiết kế, v.v.).

Giá trị hỗ trợ (nếu biết).

Thông tin vận chuyển (nếu cần):

Phương thức vận chuyển (đường biển, đường hàng không, v.v.).

Số vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill).

Địa chỉ giao hàng chi tiết (Ship to).

Mẫu hóa đơn thương mại quốc tế.

4. Mẫu hóa đơn thương mại thông dụng quốc tế

COMMERCIAL INVOICE

1. Seller (Exporter):

Company Name: __________________________

Address: _______________________________

Contact Information (Phone, Email, Fax): _____________________

VAT Number (if applicable): ______________

Country of Origin: _______________________

2. Buyer (Importer):

Company Name: __________________________

Address: _______________________________

Contact Information (Phone, Email, Fax): _____________________

Bank Details (if applicable): ______________

3. Invoice Details:

Invoice Number: _________________________

Invoice Date: ___________________________

Customer Reference Number: ______________

4. Terms of Sale:

Payment Terms: _________________________
(e.g., T/T, L/C, D/A, D/P)

Incoterms: _____________________________
(e.g., FOB, CIF, DDP, etc.)

5. Shipping Details:

Ship To (Delivery Address): _______________

Mode of Transport: ______________________
(e.g., Air, Sea, Road)

Bill of Lading/Airway Bill Number: _________

6. Product Description and Pricing:

QTY	Product Description & HS Code	Unit of Measure	Unit Price	Total Price

7. Additional Costs (if applicable):

International Freight: ____________________

Insurance: ______________________________

Packaging/Handling Charges: ______________

8. Total Amount:

Subtotal: _______________________________

Total Invoice Value: _____________________
(in numbers and words)

Currency: _______________________________

9. Certifications and Signatures:

"I certify that the stated export process and description of goods are true and correct."

Signed: _________________________________

Title: __________________________________

Date: __________________________________

10. Notes (Optional):

Any additional information required by customs or specific agreements between buyer and seller.

Lưu ý:

1. HS Code (Harmonized System Code): Rất quan trọng cho mục đích khai báo hải quan.

2. Incoterms: Yêu cầu ghi rõ và chính xác để đảm bảo nghĩa vụ của các bên được thực hiện đúng.

3. Chữ ký và chức danh: Đảm bảo người ký có đủ thẩm quyền xác nhận thông tin trong hóa đơn.

4. Loại tiền tệ: Ghi rõ loại tiền sử dụng, ví dụ: USD, EUR, VND, v.v.

Tóm lại, hóa đơn thương mại đóng vai trò không thể thiếu trong các giao dịch thương mại quốc tế, góp phần đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong mọi thủ tục.

Việc nắm vững các quy định về lập hóa đơn xuất khẩu, cấu trúc của hóa đơn và các mẫu hóa đơn phổ biến sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch một cách hiệu quả và đúng quy định pháp luật.

Với sự hiểu biết vững chắc về hóa đơn thương mại, các doanh nghiệp có thể hạn chế rủi ro và nâng cao uy tín trong hoạt động kinh doanh quốc tế.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm khai báo hải quan ECUS, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN