Công văn 21755/CHQ-CNTT: Hải quan thử nghiệm chứng từ điện tử định dạng mới từ 15/10/2026

Theo Công văn 21755/CHQ-CNTT, Cục Hải quan dự kiến mở hệ thống từ 15/10 đến 15/11/2026 để doanh nghiệp có nhu cầu khai thử nghiệm chứng từ điện tử theo định dạng mới. Doanh nghiệp thuộc phạm vi triển khai cần chủ động cập nhật phần mềm, chuẩn bị kết nối và đăng ký thử nghiệm theo hướng dẫn của cơ quan Hải quan.

1. Hải quan mở khai thử nghiệm chứng từ điện tử theo định dạng mới

Ngày 16/9/2026, Cục Hải quan ban hành Công văn số 21755/CHQ-CNTT gửi các doanh nghiệp chuyển phát nhanh quốc tế và doanh nghiệp ưu tiên về việc triển khai áp dụng Quy định tạm thời về định dạng thông điệp dữ liệu chứng từ điện tử liên quan đến hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu.

Theo đó, Cục Hải quan đề nghị doanh nghiệp chủ động cập nhật phần mềm, chuẩn bị kết nối và thực hiện khai báo chứng từ điện tử theo định dạng dữ liệu mới.

Trước đó, ngày 26/8/2026, Cục Hải quan đã ban hành Quyết định số 1434/QĐ-CHQ về Quy định tạm thời đối với định dạng thông điệp dữ liệu chứng từ điện tử liên quan đến hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu, có hiệu lực từ 15/10/2026. 

Cùng thời điểm này, Cục Hải quan dự kiến mở hệ thống trong vòng một tháng, từ 15/10 đến 15/11/2026, để doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện khai thử nghiệm theo định dạng thông điệp dữ liệu mới.

Việc thử nghiệm giúp doanh nghiệp có thời gian kiểm tra mức độ tương thích của hệ thống, quá trình truyền nhận dữ liệu và xử lý những vấn đề phát sinh trước khi triển khai chính thức.

2. Doanh nghiệp muốn khai thử nghiệm cần thực hiện như thế nào?

Theo hướng dẫn của Cục Hải quan, doanh nghiệp có nhu cầu khai thử nghiệm cần gửi văn bản tới Cục Hải quan (Ban Công nghệ thông tin và Thống kê Hải quan) để được hướng dẫn, hỗ trợ kết nối và thực hiện khai thử nghiệm trên hệ thống.

Đối với các doanh nghiệp thuộc phạm vi triển khai, việc chuẩn bị sớm sẽ giúp hạn chế tình trạng phải xử lý đồng thời cả vấn đề kỹ thuật và nghiệp vụ khi định dạng dữ liệu mới được đưa vào áp dụng.

Doanh nghiệp có thể tập trung vào một số công việc sau:

Phần mềm sử dụng để khai báo cần đáp ứng được định dạng thông điệp dữ liệu mới. Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra phiên bản phần mềm đang sử dụng và theo dõi thông tin cập nhật từ nhà cung cấp.

1/ Chuẩn hóa dữ liệu đầu vào

Các trường thông tin liên quan đến hàng hóa, chứng từ, đối tác, vận chuyển và những dữ liệu khác được truyền sang hệ thống hải quan cần được rà soát để hạn chế lỗi trong quá trình thử nghiệm.

2/ Kiểm tra khả năng kết nối và truyền nhận dữ liệu

Trong giai đoạn thử nghiệm, doanh nghiệp có thể kiểm tra toàn bộ quá trình từ tạo dữ liệu, truyền dữ liệu đến tiếp nhận phản hồi từ hệ thống, xử lý lỗi, lưu trữ và đối chiếu. Mục tiêu là bảo đảm dữ liệu được truyền nhận ổn định trong các tình huống thực tế. 

3/ Chủ động đăng ký khai thử nghiệm

Doanh nghiệp có nhu cầu tham gia nên chuẩn bị văn bản gửi Cục Hải quan để được hướng dẫn kết nối và thử nghiệm theo quy định.

3. Doanh nghiệp sử dụng phần mềm khai hải quan cần lưu ý gì?

Việc thay đổi định dạng thông điệp dữ liệu không chỉ liên quan đến hệ thống của cơ quan Hải quan mà còn đặt ra yêu cầu về khả năng tương thích của phần mềm phía doanh nghiệp.

Theo Công văn 21755/CHQ-CNTT, Cục Hải quan đề nghị doanh nghiệp chủ động cập nhật phần mềm và chuẩn bị kết nối. Do đó, trong giai đoạn trước và trong thời gian thử nghiệm từ 15/10 đến 15/11/2026, doanh nghiệp nên thường xuyên theo dõi các thông báo nâng cấp từ nhà cung cấp phần mềm khai hải quan, đồng thời bố trí thời gian kiểm tra hệ thống sau khi cập nhật.

Đặc biệt, doanh nghiệp không nên chờ đến thời điểm áp dụng mới bắt đầu rà soát. Việc thử nghiệm trước giúp phát hiện sớm các trường hợp dữ liệu không đúng định dạng, lỗi truyền nhận hoặc những vấn đề phát sinh trong quá trình kết nối với hệ thống Hải quan.

Đối với khách hàng đang sử dụng Phần mềm khai hải quan điện tử ECUS, Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn sẽ cập nhật các thay đổi liên quan theo yêu cầu triển khai của cơ quan Hải quan và thông báo tới khách hàng khi có hướng dẫn áp dụng cụ thể.

Doanh nghiệp cần theo dõi các thông báo mới nhất và thực hiện cập nhật theo hướng dẫn để đảm bảo quá trình khai báo, truyền nhận dữ liệu được thực hiện phù hợp với yêu cầu.

Nguyệt Nga