Cách khai E-Manifest và hướng dẫn chỉnh sửa khi khai sai 

Khai Manifest là nghiệp vụ quen thuộc đối với hãng tàu, Forwarder và người làm xuất nhập khẩu đường biển. Nếu thông tin khai báo không chính xác hoặc không đúng thời hạn, quá trình xử lý lô hàng có thể phát sinh vướng mắc. Vậy thời hạn khai khi nào, cách khai ra sao và nếu khai sai thì chỉnh sửa thế nào? Cùng ECUS tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Thời hạn khai Manifest theo quy định

Manifest là thuật ngữ thường được sử dụng trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu (XNK) để chỉ việc khai báo thông tin về hàng hóa, vận đơn và các chứng từ liên quan đến tàu biển xuất cảnh, nhập cảnh với cơ quan Hải quan.

Theo đó, hãng tàu và Forwarder khai thông tin lô hàng với cơ quan Hải quan thường được gọi chung là khai Manifest. Các thông tin khai báo cần thống nhất với chứng từ của lô hàng.

Một số nội dung thường phải đặc biệt kiểm tra gồm số vận đơn, Shipper, Consignee, Notify Party, thông tin hàng hóa, số lượng kiện, trọng lượng, container, seal và các thông tin vận chuyển liên quan.

Về thời hạn khai Manifest trong xuất nhập khẩu, không có một mốc thời gian duy nhất áp dụng cho tất cả thông tin trong Manifest. Thời hạn nộp hồ sơ đối với tàu biển nhập cảnh được xác định theo từng nhóm chứng từ.

Theo Khoản 35, Điều 1, Nghị định 167/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 65, Nghị định 08/2015/NĐ-CP:

Như vậy, đối với các thông tin người làm xuất nhập khẩu thường quan tâm khi nhắc đến Manifest hàng hóa nhập khẩu như bản khai hàng hóa và MBL/HBL, cần lưu ý các mốc thời gian trên. 

2. Hướng dẫn cách khai E-Manifest

Hiện nay, việc khai báo các chỉ tiêu thông tin đối với phương tiện xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh qua cửa khẩu đường biển được thực hiện thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia (https://vnsw.gov.vn/).

Thông tư 50/2018/TT-BTC quy định các nhóm chỉ tiêu thông tin khai báo đối với phương tiện đường biển gồm:

• Bản khai chung;
• Bản khai hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu bằng đường biển;
• Vận đơn chủ;
• Vận đơn thứ cấp;
• Danh sách thuyền viên;
• Danh sách hành khách;
• Bản khai hành lý thuyền viên, nhân viên làm việc trên tàu biển;
• Bản khai hàng hóa nguy hiểm;
• Bản khai dự trữ của tàu.

Tùy vai trò của người khai và lô hàng thực tế mà các thông tin cần thực hiện sẽ khác nhau.

Bước 1: Chuẩn bị thông tin lô hàng

Trước khi khai E-Manifest, người khai cần tập hợp các thông tin, chứng từ liên quan và kiểm tra tính thống nhất của dữ liệu.

Đặc biệt nên kiểm tra kỹ:

• Thông tin vận đơn: số MBL/HBL, ngày phát hành và các thông tin liên quan trên vận đơn
• Thông tin các bên: Shipper, Consignee và Notify Party.
• Thông tin hàng hóa: tên/mô tả hàng, số lượng kiện, loại kiện, trọng lượng và các thông tin liên quan.
• Thông tin vận chuyển: tàu, chuyến, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, container, seal... tùy trường dữ liệu cần khai.

Bước 2: Thực hiện khai E-Manifest

Người khai truy cập Cổng thông tin một cửa quốc gia, đăng nhập tài khoản và thực hiện khai các chứng từ tương ứng với hồ sơ. Các chỉ tiêu thông tin cụ thể phải tuân theo Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 50/2018/TT-BTC.

Người khai cần đặc biệt phân biệt:

• Master Bill of Lading (MBL): vận đơn chủ;
• House Bill of Lading (HBL): vận đơn thứ cấp.

Trường hợp người khai hải quan không có thông tin vận đơn thứ cấp, quy định hiện hành cho phép cung cấp số tiếp nhận hồ sơ tàu biển nhập cảnh cho người phát hành vận đơn thứ cấp để người này khai đầy đủ thông tin vận đơn thứ cấp và nộp trên Cổng thông tin một cửa quốc gia.

Bước 3: Gửi hồ sơ và nhận phản hồi

Sau khi kiểm tra dữ liệu, người khai gửi hồ sơ điện tử qua Cổng thông tin một cửa quốc gia.

Theo quy định hiện hành, trong thời hạn 01 giờ kể từ thời điểm nhận thông tin khai đầy đủ, hợp lệ, Cổng thông tin một cửa quốc gia phản hồi số tiếp nhận hồ sơ cho người khai hải quan. Nếu thông tin khai chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ, hệ thống phản hồi từ chối tiếp nhận và nêu rõ lý do.

3. Khai sai Manifest có sửa được không? Cách chỉnh sửa Manifest

Người khai được sửa đổi, bổ sung hồ sơ Manifest khi phát hiện sai sót, nhưng thời hạn sửa phụ thuộc vào từng nhóm thông tin. Đối với tàu biển nhập cảnh, Điều 65, Nghị định 08/2015/NĐ-CP sau khi được sửa đổi bởi Nghị định 167/2025/NĐ-CP quy định:

3.1 Cách thực hiện khi Manifest khai sai

Khi phát hiện sai sót, trước hết người khai cần xác định chính xác trường thông tin cần điều chỉnh và đối chiếu lại với vận đơn, chứng từ của lô hàng. Sau đó, người khai thực hiện khai lại các chỉ tiêu thông tin cần sửa đổi, bổ sung trên Cổng thông tin một cửa quốc gia.

Lưu ý, đối với bản khai hàng hóa, thông tin vận đơn và bản khai hàng hóa nguy hiểm, khi sửa đổi, bổ sung, người khai phải nộp chứng từ giải trình, chứng minh nội dung sửa đổi, bổ sung trên Cổng thông tin một cửa quốc gia.

3.2 Vai trò của Manifest trong hoạt động XNK

Manifest cung cấp dữ liệu phục vụ công tác quản lý, kiểm tra, giám sát đối với phương tiện và hàng hóa xuất nhập cảnh. Với doanh nghiệp và người làm xuất nhập khẩu, độ chính xác của Manifest còn ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình xử lý lô hàng.

Vì vậy, ngay từ khi nhận bản nháp vận đơn, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin và phản hồi cho hãng tàu/Forwarder nếu phát hiện sai sót, thay vì đợi đến khi dữ liệu Manifest đã được gửi mới điều chỉnh.

Khai Manifest đúng thông tin và đúng thời hạn giúp hạn chế sai sót, tránh phát sinh vướng mắc trong quá trình xử lý hàng hóa xuất nhập khẩu. Khi phát hiện khai sai, người khai cần chủ động kiểm tra và thực hiện sửa đổi, bổ sung theo đúng quy định để không ảnh hưởng đến quá trình làm thủ tục hải quan.

Nguyệt Nga