Hồ sơ hải quan gồm những gì? Quy định mới nhất và hướng dẫn chi tiết

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc chuẩn bị hồ sơ hải quan chính xác là yếu tố then chốt quyết định tốc độ thông quan hàng hóa và giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về các loại chứng từ cần thiết, quy định hiện hành và các bộ hồ sơ đặc thù theo quy chuẩn mới nhất.

1. Hồ sơ hải quan gồm những giấy tờ gì?

Theo quy định tại Điều 24, Luật Hải quan 2014 và được hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 39/2018/TT-BTC, hồ sơ hải quan hiện nay chủ yếu thực hiện qua phương thức điện tử. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ giấy để đối chiếu khi cần thiết.

1.1. Các chứng từ cơ bản (Bắt buộc)

Một bộ hồ sơ hải quan thông thường (áp dụng cho cả luồng Vàng và luồng Đỏ) bao gồm:

1 - Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Đây là chứng từ quan trọng nhất, ghi nhận thông tin về lô hàng, mã loại hình, thuế suất... Hiện nay doanh nghiệp khai báo qua hệ thống VNACCS/VCIS.

2 - Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ thể hiện giá trị lô hàng, điều kiện thanh toán và thông tin người mua/người bán.

3 - Vận đơn (Bill of Lading): Chứng từ xác nhận việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, đường hàng không hoặc đường bộ.

4 - Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O - Certificate of Origin): Đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp muốn hưởng thuế ưu đãi đặc biệt (như Form E, Form D, Form EUR.1...).

1.2. Các chứng từ bổ trợ

Tùy vào tính chất lô hàng mà hồ sơ có thể bao gồm thêm:

• Bản kê chi tiết hàng hóa (Packing List): Liệt kê cách thức đóng gói, số lượng kiện, trọng lượng tịnh và trọng lượng tổng.
• Hợp đồng mua bán (Sales Contract): Mặc dù hiện nay không bắt buộc nộp trong hồ sơ thông thường nhưng cần có để đối chiếu trị giá hải quan khi bị nghi ngờ về giá.
• Giấy phép xuất nhập khẩu: Đối với các mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành.
• Thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành: Đối với hàng hóa phải kiểm tra chất lượng, kiểm dịch thực vật/động vật, vệ sinh an toàn thực phẩm.

2. Quy định về hồ sơ hải quan hiện hành

Việc quản lý hồ sơ hải quan hiện nay tuân thủ các nguyên tắc hiện đại hóa, ưu tiên giao dịch điện tử.

2.1. Hình thức nộp hồ sơ

• Hồ sơ điện tử: Người khai hải quan gửi các chứng từ dưới dạng tệp dữ liệu điện tử đính kèm vào tờ khai thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan.
• Hồ sơ giấy: Chỉ nộp bản giấy khi cơ quan Hải quan yêu cầu kiểm tra thực tế hồ sơ (Luồng Vàng) hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa (Luồng Đỏ), hoặc trong trường hợp hệ thống điện tử gặp sự cố.

2.2. Thời hạn nộp hồ sơ

• Đối với hàng xuất khẩu: Nộp sau khi đã tập kết hàng hóa tại địa điểm người khai hải quan thông báo và chậm nhất là 04 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh.
• Đối với hàng nhập khẩu: Nộp trước ngày hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu.

2.3. Quy định về tính pháp lý của chứng từ

Các chứng từ bản sao phải được người đứng đầu doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền xác nhận, ký tên và đóng dấu. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính trung thực của các nội dung kê khai.

3. Một số bộ hồ sơ hải quan đặc biệt

Mỗi loại mặt hàng đặc thù sẽ có những yêu cầu khắt khe hơn về mặt giấy tờ. Dưới đây là 3 trường hợp điển hình:

3.1. Nhập khẩu hóa chất

Hóa chất là mặt hàng nhạy cảm, liên quan đến an toàn cháy nổ và môi trường. Ngoài hồ sơ cơ bản, doanh nghiệp cần có:

• Phiếu an toàn hóa chất (MSDS): Bản tiếng Việt cung cấp thông tin về thành phần, đặc tính nguy hiểm và cách xử lý sự cố.
• Giấy phép nhập khẩu hóa chất: Đối với hóa chất thuộc Danh mục hóa chất sản xuất, kinh doanh có điều kiện.
• Giấy xác nhận khai báo hóa chất: Thực hiện qua Cổng thông tin một cửa quốc gia trước khi thông quan.

3.2. Nhập khẩu dịch vụ

Khác với hàng hóa thông thường, "nhập khẩu dịch vụ" (như phần mềm, quyền sở hữu trí tuệ, dịch vụ tư vấn qua mạng) không phát sinh tờ khai hải quan tại cửa khẩu vì không có sự dịch chuyển hàng hóa vật chất qua biên giới.

• Hồ sơ cần chuẩn bị: Hợp đồng dịch vụ, Hóa đơn (Invoice), Chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
• Lưu ý: Doanh nghiệp phải tự kê khai và nộp Thuế nhà thầu (FCT) theo quy định của Bộ Tài chính thay vì làm thủ tục hải quan thông thường.

3.3. Nhập khẩu hàng hóa chịu thuế chống bán phá giá

Để bảo vệ sản xuất trong nước, một số mặt hàng (như thép, nhôm, đường, sợi...) từ một số quốc gia bị áp thuế chống bán phá giá.

• Hồ sơ bổ sung: Chứng nhận xuất xứ (C/O) bắt buộc. Nếu không có C/O để chứng minh hàng không thuộc quốc gia bị áp thuế, Hải quan sẽ áp mức thuế chống bán phá giá cao nhất cho lô hàng.
• Giấy chứng nhận chất lượng (CQ) từ nhà sản xuất: Để đối chiếu các thông số kỹ thuật xem có trùng khớp với mô tả hàng hóa bị áp thuế AD hay không.

Việc nắm vững quy định về hồ sơ hải quan không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí kho bãi mà còn xây dựng uy tín với cơ quan quản lý. Do quy định pháp luật thường xuyên cập nhật, doanh nghiệp nên thường xuyên theo dõi các thông báo từ Tổng cục Hải quan hoặc tham vấn các đơn vị Logistics chuyên nghiệp.

Dương Nguyễn

ECUS là giải pháp phần mềm khai hải quan điện tử chuyên nghiệp của Công ty Thái Sơn, phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp khai báo, nộp và quản lý hồ sơ hải quan trực tuyến từ việc nhập dữ liệu tờ khai, gửi, đảm bảo hồ sơ được truyền tải nhanh chóng, chính xác và tuân thủ chuẩn quy định của Tổng cục Hải quan.

Nếu bạn cần hỗ trợ thêm thông tin, vui lòng liên hệ Tổng đài hỗ trợ khách hàng ECUS 24/7 1900 4767 - 1900 4768 để được giúp đỡ.