Hệ thống VNACCS/VCIS là gì? Những hiểu biết cơ bản dành cho doanh nghiệp

Trong xu hướng hiện đại hóa thủ tục hải quan và chuyển đổi số quốc gia, hệ thống VNACCS/VCIS đóng vai trò trọng tâm trong việc tự động hóa quy trình xuất nhập khẩu tại Việt Nam. Đây là nền tảng điện tử giúp doanh nghiệp thực hiện khai báo, phân luồng và thông quan hàng hóa nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ Hệ thống VNACCS/VCIS là gì?, cách thức hoạt động và những lưu ý quan trọng khi doanh nghiệp khi triển khai.

1. VNACCS/VCIS là gì? Thành phần chức năng chính của VNACCS

1.1 Bối cảnh dự án VNACCS/VCIS

Dự án VNACCS/VCIS được triển khai theo hợp tác kỹ thuật, bắt đầu vận hành chính thức tại một số đơn vị từ năm 2014 và sau đó mở rộng toàn quốc nhằm hiện đại hoá thủ tục hải quan, rút ngắn thời gian thông quan và tăng tính minh bạch.

1.2 Khái niệm VNACCS/VCIS

Hệ thống VNACCS/VCIS (Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System/ Vietnam Customs Intelligence Information System) là nền tảng hải quan điện tử quốc gia, được thiết kế để tự động hóa quy trình thông quan, quản lý dữ liệu xuất nhập khẩu và hỗ trợ công tác phân tích rủi ro, quản lý doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Hệ thống gồm hai thành phần chính:

• VNACCS - hệ thống thông quan tự động thực hiện khai báo, phân luồng, giải phóng hàng;
• VCIS - hệ thống cơ sở dữ liệu, thu thập, phân tích thông tin nghiệp vụ phục vụ công tác quản lý, giám sát và tình báo hải quan.

1.3 Chức năng của hệ thống VNACCS/VCIS

Hệ thống VNACCS/VCIS có thể được sử dụng để:

• Khai báo điện tử (e-Declaration): nhận, xử lý tờ khai xuất nhập khẩu từ doanh nghiệp, là bước đầu tiên trong quy trình thông quan.
• Manifest điện tử (e-Manifest): quản lý thông tin manifest của phương tiện vận tải, phục vụ kiểm tra, giám sát.
• Phân luồng (Selectivity): cơ chế phân luồng hồ sơ (xanh/vàng/đỏ) dựa trên tiêu chí rủi ro để xác định mức độ kiểm tra.
• Quản lý rủi ro và VCIS: lưu trữ, liên kết, phân tích dữ liệu doanh nghiệp, hồ sơ lịch sử nhằm hỗ trợ ra quyết định kiểm tra.
• Thanh toán điện tử, e-C/O, quản lý chứng từ: tích hợp những chức năng phụ trợ phục vụ hoàn thiện quá trình thông quan.

2. Lợi ích và khó khăn của việc áp dụng VNACCS

2.1 Lợi ích của hệ thống VNACCS/VCIS

Hệ thống VNACCS/VCIS mang lại những lợi ích đáng kể, làm thay đổi quá trình thông quan nhanh chóng và hiệu quả hơn.

• Rút ngắn thời gian thông quan so với quy trình thủ công; giảm thủ tục giấy tờ, tăng tốc luồng hàng hóa.
• Minh bạch và tính truy xuất cao: mọi hành động đều có nhật ký số, giúp giảm tiêu cực và thuận lợi cho kiểm tra, thanh tra.
• Quản lý rủi ro hiệu quả: phân luồng tự động dựa trên tiêu chí nghiệp vụ giúp tập trung nguồn lực kiểm tra vào lô hàng có nguy cơ.
• Tiết kiệm chi phí vận hành: giảm thời gian chờ, giảm chi phí lưu kho, tăng khả năng luân chuyển vốn.

2.2 Hạn chế và thách thức khi sử dụng

Việc sử dụng hệ thống VNACCS/VCIS vẫn còn là một khó khăn với các yếu tố như:

• Yêu cầu về công nghệ và nhân lực: doanh nghiệp, chi cục cần đào tạo để sử dụng chính xác; lỗi nhập liệu, chữ ký số, hoặc cấu hình phần mềm có thể gây tắc tờ khai.
• Rủi ro gián đoạn kỹ thuật: sự cố hệ thống gây trở ngại lớn cho chuỗi logistics; cần quy trình dự phòng, liên thông thông báo kịp thời.
• Khó khăn khi tích hợp hệ thống nội bộ: chuẩn hóa dữ liệu, định danh các trường thông tin và map dữ liệu giữa ERP/PM của doanh nghiệp và VNACCS là công việc phức tạp.

3. Quy trình vận hành cơ bản của hệ thống VNACCS/VCIS

Hệ thống VNACCS/VCIS được thiết kế để xử lý toàn bộ quy trình thông quan điện tử từ khi doanh nghiệp nộp tờ khai đến khi hàng hóa được giải phóng. Dưới đây là các bước vận hành cụ thể mà doanh nghiệp cần nắm:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và dữ liệu khai báo

Doanh nghiệp tập hợp các chứng từ liên quan đến lô hàng, bao gồm hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading), hợp đồng mua bán, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), và các giấy phép chuyên ngành nếu có.

Các dữ liệu này được nhập vào phần mềm khai hải quan (như ECUS5-VNACCS) theo đúng định dạng chuẩn VNACCS.

Bước 2: Ký điện tử và gửi tờ khai lên hệ thống

Sau khi hoàn thiện thông tin, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số đã đăng ký với cơ quan hải quan để ký điện tử tờ khai. Việc ký này đảm bảo tính pháp lý và xác thực người nộp tờ khai. Phần mềm sẽ gửi dữ liệu qua kênh kết nối bảo mật tới hệ thống VNACCS của Tổng cục Hải quan.

Bước 3: Tiếp nhận và kiểm tra tự động trên VNACCS

Khi nhận được tờ khai, VNACCS tự động kiểm tra logic dữ liệu (kiểm tra định dạng, mã HS, biểu thuế, mã doanh nghiệp, cảng xếp hàng, loại hình xuất nhập khẩu…). Nếu dữ liệu hợp lệ, hệ thống sẽ cấp số tiếp nhận tờ khai điện tử và chuyển sang bước xử lý phân luồng. Nếu phát hiện lỗi (sai mã, thiếu thông tin, trùng lặp…), hệ thống gửi thông báo lỗi để doanh nghiệp chỉnh sửa, khai lại hoặc bổ sung chứng từ cần thiết.

Bước 4: Phân luồng kiểm tra hàng hóa

Đây là giai đoạn quan trọng thể hiện cơ chế quản lý rủi ro của Hải quan:

• Luồng xanh: tờ khai được chấp nhận tự động thông quan, doanh nghiệp chỉ cần nộp thuế (nếu có) và được phép mang hàng ra khỏi khu vực giám sát.
• Luồng vàng: hệ thống yêu cầu kiểm tra hồ sơ giấy hoặc bản điện tử, cán bộ hải quan xác minh các chứng từ trước khi quyết định thông quan.
• Luồng đỏ: tờ khai bị phân vào diện kiểm tra thực tế hàng hóa, cán bộ hải quan sẽ trực tiếp mở container hoặc lô hàng để đối chiếu thực tế với tờ khai và chứng từ.

Bước 5: Hoàn tất thông quan và nộp lệ phí, thuế

Khi tờ khai được thông quan, doanh nghiệp nộp thuế xuất nhập khẩu qua cổng thanh toán điện tử của Hải quan hoặc ngân hàng liên kết. Sau khi xác nhận thanh toán thành công, hệ thống cấp mã thông quan điện tử, đây là căn cứ pháp lý cho phép hàng hóa được đưa ra khỏi khu vực giám sát hải quan.

Bước 6: Lưu trữ, tra cứu và hậu kiểm

Toàn bộ quá trình khai báo, sửa đổi, phân luồng và thông quan được hệ thống VNACCS lưu trữ đầy đủ. Đồng thời, VCIS tiếp tục ghi nhận dữ liệu để phục vụ phân tích rủi ro, thống kê và đánh giá tuân thủ doanh nghiệp trong tương lai. Doanh nghiệp có thể tra cứu lại lịch sử tờ khai, kết quả phân luồng, thông báo thuế, hoặc chứng từ điện tử trên phần mềm bất kỳ lúc nào.

Bước 7: Xử lý sai sót và thông báo phản hồi

Nếu phát sinh lỗi kỹ thuật (như gián đoạn đường truyền, lỗi chữ ký số, tờ khai bị từ chối...), hệ thống gửi thông báo điện tử ngay lập tức. Doanh nghiệp cần kiểm tra mã lỗi, tra cứu hướng dẫn trên Cổng thông tin Hải quan, hoặc liên hệ chi cục hải quan để được hỗ trợ. Những lỗi phổ biến thường gặp gồm: sai mã HS, sai loại hình, trùng số vận đơn hoặc khai sai trị giá tính thuế.

Như vậy, hệ thống VNACCS/VCIS là hạ tầng hải quan điện tử cốt lõi của Việt Nam, bao gồm thành phần xử lý thông quan tự động và thành phần quản trị, phân tích dữ liệu nghiệp vụ. Đối với doanh nghiệp và nhân sự nghiệp vụ, hiểu rõ khái niệm, chức năng, quy trình vận hành và các yêu cầu kỹ thuật (chữ ký số, phần mềm tương thích, quy trình xử lý phân luồng) là điều kiện tiền đề để khai thác hiệu quả và giảm thiểu rủi ro khi làm thủ tục xuất nhập khẩu.

Dương Nguyễn