Khai báo hải quan điện tử: Hướng dẫn quy trình chi tiết

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, khai báo hải quan điện tử là thủ tục bắt buộc để hàng hóa được thông quan nhanh chóng và hợp pháp. Thay vì nộp hồ sơ giấy tại cửa khẩu, doanh nghiệp có thể khai báo trực tuyến qua hệ thống VNACCS/VCIS hoặc phần mềm hải quan điện tử khác được Nhà nước cấp phép. Từ đó giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo minh bạch trong quản lý. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình khai báo hải quan điện tử trên hệ thống cùng những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp.

1. Khái quát về khai báo hải quan điện tử

Khai báo hải quan điện tử là hình thức doanh nghiệp hoặc cá nhân thực hiện thủ tục hải quan trực tuyến thay vì nộp hồ sơ giấy tại cửa khẩu. Tại Việt Nam, việc khai báo được triển khai qua Hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan hoặc thông qua phần mềm khai hải quan điện tử của các đơn vị cung cấp dịch vụ được Hải quan chấp thuận.

- Khai báo trực tiếp trên VNACCS/VCIS: Doanh nghiệp đăng nhập bằng chữ ký số, khai tờ khai và nhận kết quả phân luồng ngay trên hệ thống.

- Khai báo qua phần mềm hải quan điện tử (bên thứ ba): Các phần mềm như ECUS5-VNACCS, FPT.TQDT, Viettel,… đều kết nối trực tiếp với hệ thống VNACCS/VCIS. Ưu điểm là giao diện thân thiện, dễ thao tác, có thể quản lý nhiều tờ khai cùng lúc, tích hợp báo cáo và lưu trữ dữ liệu.

Như vậy, doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn cách thức khai báo phù hợp với nhu cầu, miễn là tuân thủ đúng quy định pháp luật và bảo đảm dữ liệu được truyền chính xác lên hệ thống Hải quan quốc gia.

2. Điều kiện để khai báo hải quan điện tử

Để thực hiện khai báo, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện sau:

• Đã được cấp mã số thuế/doanh nghiệp: Mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải có mã số thuế hợp lệ và còn hoạt động.
• Có chữ ký số hợp lệ: Chữ ký số (USB Token) được cấp bởi các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số, đã đăng ký với hệ thống Hải quan.
• Đăng ký tài khoản khai báo hải quan điện tử trên Cổng thông tin một cửa quốc gia hoặc trực tiếp trên phần mềm khai hải quan được Tổng cục Hải quan chấp thuận.
• Phần mềm khai báo hải quan điện tử: Có thể dùng phần mềm miễn phí ECUS, FPT.TQDT hoặc phần mềm thương mại tích hợp của các đơn vị cung cấp.
• Kết nối internet ổn định để đảm bảo truyền nhận dữ liệu thông suốt.

3. Quy trình khai báo hải quan điện tử chi tiết

Dưới đây là các bước tuần tự mà doanh nghiệp cần thực hiện khi khai báo hải quan điện tử.

Bước 1: Chuẩn bị chứng từ xuất khẩu

Trước khi khai báo, cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bao gồm:

• Hóa đơn thương mại (Invoice)
• Hợp đồng mua bán (Contract)
• Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill)
• Packing List (Bảng kê chi tiết hàng hóa)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có
• Giấy phép nhập khẩu, kiểm định, kiểm dịch (đối với hàng hóa có điều kiện)
• Các chứng từ khác theo từng loại hình xuất khẩu (gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất…).

Bước 2: Đăng nhập hệ thống khai báo hải quan điện tử

Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để đăng nhập vào Hệ thống VNACCS/VCIS thông qua phần mềm khai báo. Mỗi lần đăng nhập cần kết nối USB Token để xác thực.

Người khai hải quan nhập đầy đủ thông tin xuất khẩu trên hệ thống (nghiệp vụ EDA). Lúc này, hệ thống tự động kiểm tra, tính toán, phản hồi. Sau đó, người khai xác nhận lại và gửi để đăng ký tờ khai EDC; Nếu có sai sót thì quay lại EDA để sửa.

Bước 3: Lập tờ khai hải quan điện tử

Người khai hải quan nhập các thông tin theo yêu cầu của hệ thống, gồm:

• Thông tin chung: loại hình xuất nhập khẩu, mã loại hình (ví dụ: A11 - nhập kinh doanh tiêu dùng, E62 - xuất sản phẩm sản xuất xuất khẩu…)
• Thông tin doanh nghiệp xuất - nhập khẩu.
• Thông tin hàng hóa: tên hàng, mã HS, xuất xứ, đơn giá, số lượng, trị giá tính thuế.
• Thông tin vận tải: cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, số vận đơn.
• Thông tin thuế, phí: loại thuế áp dụng, mã biểu thuế, số tiền dự kiến phải nộp.

Lưu ý: Phần mã HS cần khai chính xác để tránh sai sót dẫn đến bị ấn định thuế hoặc xử phạt.

Bước 4: Truyền tờ khai hải quan điện tử

Sau khi hoàn tất việc nhập dữ liệu, doanh nghiệp ký số và truyền tờ khai lên hệ thống. Hệ thống VNACCS/VCIS sẽ tự động phản hồi thông tin phân luồng.

Bước 5: Nhận kết quả phân luồng

Hệ thống sẽ trả về kết quả phân luồng:

Luồng xanh: Miễn kiểm tra chứng từ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Hàng được thông quan ngay sau khi nộp thuế (nếu có).

Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy. Doanh nghiệp cần nộp bản scan hoặc bản gốc hồ sơ để cán bộ hải quan kiểm tra.

Luồng đỏ: Kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa. Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra trực tiếp tại cảng/kho bãi.

Bước 6: Nộp thuế và lệ phí hải quan

Trường hợp hàng hóa phải nộp thuế, doanh nghiệp thực hiện nộp thuế điện tử 24/7 thông qua ngân hàng thương mại đã kết nối với Tổng cục Hải quan. Sau khi hệ thống xác nhận đã nộp thuế, dữ liệu sẽ được tự động cập nhật.

Bước 7: Thông quan hàng hóa

Sau khi hoàn tất kiểm tra (nếu có) và nộp thuế, hệ thống sẽ trả về thông báo hàng hóa được thông quan.

Doanh nghiệp in tờ khai hải quan điện tử và làm thủ tục nhận hàng tại cảng/kho.

Bước 8: Lưu trữ hồ sơ

Theo quy định, doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ hải quan tối thiểu 05 năm để phục vụ việc kiểm tra, thanh tra sau thông quan.

4. Một số lưu ý khi khai báo hải quan điện tử

Kiểm tra kỹ thông tin trước khi truyền tờ khai: Sai sót ở mã HS, trị giá, thuế suất có thể dẫn đến bị xử phạt hoặc truy thu thuế.

Nộp thuế kịp thời: Hệ thống chỉ thông quan sau khi thuế được nộp đầy đủ (trừ trường hợp miễn thuế).

Sử dụng chữ ký số hợp lệ: Nếu chữ ký số hết hạn, doanh nghiệp sẽ không thể đăng nhập hệ thống.

Đối chiếu dữ liệu với đối tác logistics: Thông tin vận đơn, container cần khớp với hãng tàu và cảng.

Theo dõi phản hồi từ Hải quan: Trường hợp có sai sót, hệ thống sẽ gửi thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

5. Lợi ích của khai báo hải quan điện tử

Tiết kiệm thời gian: Quy trình rút ngắn chỉ còn vài phút so với hàng giờ tại cửa khẩu.

Giảm chi phí: Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân sự, giấy tờ, đi lại.

Minh bạch: Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống, giảm thiểu tiêu cực.

Kết nối nhanh chóng: Doanh nghiệp có thể thực hiện 24/7 ở bất cứ đâu có internet.

Như vậy, khai báo hải quan điện tử là bước tiến quan trọng trong hiện đại hóa hải quan, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng tính minh bạch trong hoạt động xuất nhập khẩu. Việc nắm vững các thao tác này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn, hạn chế rủi ro và đảm bảo hàng hóa thông quan thuận lợi.

ECUS là giải pháp phần mềm hải quan điện tử hàng đầu dành cho các Doanh nghiệp xuất nhập khẩu, Phần mềm đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ về thông quan hàng hóa tự động giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả trong hoạt động xuất nhập khẩu. Quý khách hàng cần tìm hiểu thêm xin vui lòng liên hệ tổng đài HTKH ECUS 24/7 miễn phí 1900 4767 - 19004768 để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.

Dương Nguyễn