Mã bưu chính Việt Nam: Hướng dẫn tra cứu và sử dụng trong xuất nhập khẩu

Mã bưu chính giúp xác định một hoặc một nhóm địa chỉ, hỗ trợ phân loại và chuyển phát bưu gửi. Trong hoạt động xuất nhập khẩu, thông tin này còn giúp doanh nghiệp hoàn thiện địa chỉ của người xuất khẩu, người nhập khẩu trên chứng từ và các hệ thống khai báo.

Mã bưu chính Việt Nam hiện gồm 5 chữ số và cần được tra cứu theo địa chỉ cụ thể. Người dùng nên kiểm tra trên hệ thống chính thức, đặc biệt khi địa phương có thay đổi tên gọi hoặc địa giới hành chính.

Bài viết dưới đây hướng dẫn cách tra cứu mã bưu chính, xác định mã của đối tác và sử dụng thông tin này khi chuẩn bị hồ sơ hải quan.

1. Mã bưu chính là gì?

Mã bưu chính là hệ thống ký tự được gán cho một hoặc một nhóm địa chỉ nhằm hỗ trợ nhận diện địa bàn, phân loại và chuyển phát bưu gửi.

Khi điền thông tin trên website, hồ sơ giao dịch hoặc chứng từ quốc tế, người khai báo có thể gặp những cách gọi sau:

Khi biểu mẫu quốc tế hiển thị ô "ZIP/Postal Code", người khai cần nhập mã bưu chính tương ứng với quốc gia và địa chỉ đang khai báo.

Đối với địa chỉ tại Hoa Kỳ, người khai báo có thể sử dụng công cụ tra cứu ZIP Code của USPS.

1.1 Vai trò của mã bưu chính trong xác định địa chỉ

Mã bưu chính hỗ trợ phân biệt các địa bàn có tên gần giống nhau, giúp quá trình phân loại bưu gửi thuận tiện hơn. Khi gửi chứng từ hoặc hàng hóa quốc tế, việc ghi đúng mã cũng hỗ trợ đơn vị vận chuyển xử lý địa chỉ.

Tuy nhiên, mã bưu chính không thay thế địa chỉ đầy đủ. Người gửi vẫn cần cung cấp số nhà, tên đường, phường/xã, tỉnh/thành phố và quốc gia theo yêu cầu của biểu mẫu.

1.2 Cấu trúc mã bưu chính Việt Nam

Căn cứ theo quy định tại Thông tư 07/2017/TT-BTTTT, Mã bưu chính quốc gia Việt Nam gồm 5 ký tự số. Theo quy định về cấu trúc mã, hai ký tự đầu xác định tỉnh, thành phố; toàn bộ năm ký tự xác định đối tượng được gán mã.

Khi sử dụng hiện nay, cần đọc mã đầy đủ trong danh mục đã cập nhật. Không nên tự ghép mã từ đầu mã tỉnh hoặc suy ra mã phường/xã theo cách phân chia quận, huyện trước đây.

Lưu ý: Hãy lưu mã bưu chính dưới dạng văn bản khi quản lý bằng bảng tính để giữ nguyên số 0 ở đầu, nếu có.

2. Mã bưu chính Việt Nam

Việt Nam không sử dụng một mã bưu chính duy nhất cho mọi địa chỉ trên toàn quốc. Muốn điền đúng, người khai báo cần xác định địa phương hoặc đối tượng được gán mã tương ứng với địa chỉ của mình.

Xác định đối tượng gắn mã gồm: Phường, Xã và đơn vị hành chính tương đương; điểm phục vụ bưu chính thuộc mạng bưu chính công cộng; điểm phục vụ bưu chính và đối tượng phục vụ thuộc mạng bưu chính phục vụ cơ quan Đảng, Nhà nước theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước ngoài và cơ quan đại diện của các tổ chức quốc tế tại Việt Nam.

2.1 Quy định và cập nhật mã bưu chính quốc gia

Ngày 24/08/2025, Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành Quyết định 2334/QĐ-BKHCN, sửa đổi mã bưu chính quốc gia cho đối tượng là phường, xã và các đơn vị hành chính tương đương. Quyết định có hiệu lực từ ngày ban hành.

Việc cập nhật mã bưu chính mới để phù hợp với hệ thống đơn vị hành chính hai cấp và hướng dẫn người dân, doanh nghiệp tra cứu tại hệ thống mã bưu chính quốc gia.

2.2 Tra mã theo tỉnh/thành phố và phường/xã

Khi tìm mã bưu chính các tỉnh thành, người khai báo nên tiếp tục xác định đến phường/xã hoặc đối tượng gán mã phù hợp với địa chỉ cần sử dụng. Không mặc định mã của bưu cục trung tâm tỉnh là mã dùng cho mọi doanh nghiệp trong tỉnh.

Sau thay đổi địa giới hành chính, người khai báo hãy nên kiểm tra lại đồng thời:

• Tên tỉnh/thành phố hiện hành.
• Tên phường/xã hoặc đơn vị hành chính tương đương.
• Mã bưu chính/Zip code tương ứng trong kết quả tra cứu trên Hệ thống mã bưu chính quốc gia.

3. Hướng dẫn tra cứu mã bưu chính Việt Nam nhanh chóng

Bước 1: Chuẩn bị địa chỉ cần tra cứu

Trước khi tìm mã, hãy xác định địa chỉ đầy đủ, đặc biệt là tên phường/xã và tỉnh/thành phố hiện hành.

Đối với doanh nghiệp, cần làm rõ đang tra mã cho trụ sở, chi nhánh, nhà máy hay kho hàng. Đây có thể là những địa chỉ khác nhau.

Bước 2: Truy cập website chính thức

Truy cập trang thông tin điện tử tra cứu mã bưu chính quốc gia có địa chỉ là mabuuchinh.vn, nhập tên địa phương hoặc đối tượng cần tìm vào ô tra cứu và thực hiện tìm kiếm.

Người khai báo nên bắt đầu bằng tên phường/xã. Nếu cần tìm trong phạm vi rộng hơn, có thể tra theo tên tỉnh/thành phố rồi đối chiếu các kết quả liên quan.

Bước 3: Đối chiếu kết quả với địa chỉ cụ thể

Người tra cứu không chọn kết quả chỉ vì trùng tên phường/xã. Hãy kiểm tra cả tỉnh/thành phố và tên đối tượng được gán mã để tránh nhầm địa bàn.

Khi tra mã cho một doanh nghiệp, nên đối chiếu theo trình tự:

Địa chỉ doanh nghiệp → Phường/xã hiện hành → Tỉnh/thành phố → Kết quả mã bưu chính phù hợp.

Ví dụ Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn có văn phòng chi nhánh tại địa chỉ khác nhau sẽ có mã bưu chính khác nhau. Cụ thể:

Bước 4: Lưu mã cùng nguồn và ngày kiểm tra

Sau khi xác định mã bưu chính, doanh nghiệp nên lưu kèm địa chỉ đầy đủ, đường dẫn nguồn và ngày tra cứu trong danh mục đối tác. Cách làm này giúp nhân viên kiểm tra lại khi có thay đổi địa chỉ hoặc khi sử dụng dữ liệu cho lô hàng mới.

Nếu không tìm thấy địa danh theo tên cũ, doanh nghiệp hãy xác định tên hành chính hiện hành trước khi tra lại. Trường hợp kết quả chưa rõ, có thể kiểm tra danh mục được công bố trên hệ thống hoặc liên hệ bưu điện để xác minh.

4. Mã bưu chính được sử dụng như thế nào trong xuất nhập khẩu?

4.1. Xác định mã bưu chính người xuất khẩu và người nhập khẩu

Mã bưu chính người xuất khẩu là mã tương ứng với địa chỉ của người xuất khẩu được sử dụng trong hồ sơ. Mã bưu chính người nhập khẩu được xác định theo địa chỉ của người nhập khẩu.

Với giao dịch thông thường, đơn vị có thể đối chiếu như sau:

Lưu ý: Đơn vị không lấy mã bưu chính của cảng đến, sân bay, kho giao nhận hoặc đơn vị vận chuyển để điền thay mã của người nhập khẩu, người xuất khẩu.

4.2. Lấy mã Zip của đối tác

Đối với doanh nghiệp tại Việt Nam, đơn vị hãy tra cứu trên hệ thống mã bưu chính quốc gia.

Đối với đối tác nước ngoài, nên thực hiện hai bước:

• Bước 1: Yêu cầu đối tác xác nhận tên pháp lý, địa chỉ đầy đủ và Postal Code/ZIP Code.
• Bước 2: Đối chiếu mã qua website của cơ quan bưu chính tại quốc gia đó, nếu có công cụ tra cứu.

Hợp đồng, hóa đơn thương mại và hồ sơ đối tác là những tài liệu hữu ích để kiểm tra chéo. Khi các tài liệu thể hiện địa chỉ khác nhau, cần làm rõ nguyên nhân trước khi nhập liệu.

Ví dụ, một nhà cung cấp có trụ sở và nhà máy tại hai địa phương khác nhau. Mã của nhà máy không đương nhiên là mã cần khai cho địa chỉ trụ sở của nhà cung cấp.

4.3. Vai trò của mã bưu chính trong thông tin địa chỉ đối tác

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, mã bưu chính có thể hỗ trợ hoàn thiện thông tin địa chỉ khi gửi chứng từ, đặt dịch vụ chuyển phát hoặc nhập hồ sơ đối tác vào hệ thống.

Doanh nghiệp nên quản lý mã theo từng địa chỉ thay vì lưu một mã chung cho mọi cơ sở của cùng đối tác. Trước mỗi lần sử dụng, cần kiểm tra địa chỉ đó có phù hợp với vai trò của bên đang được khai báo hay không.

Mã bưu chính không phải mã định danh doanh nghiệp. Hai doanh nghiệp cùng địa bàn có thể sử dụng cùng mã bưu chính nhưng vẫn có mã số thuế, tên pháp lý và địa chỉ chi tiết khác nhau.

4.4. Mã bưu chính trong khai báo hải quan có bắt buộc không?

Không mặc định mã bưu chính là chỉ tiêu bắt buộc trên mọi loại tờ khai hải quan. Đơn vị cần đối chiếu hướng dẫn của đúng mẫu tờ khai và nghiệp vụ đang thực hiện.

Ví dụ, tại Phụ lục II ban hành kèm Thông tư 39/2018/TT-BTC, chỉ tiêu 1.14 của tờ khai nhập khẩu hướng dẫn nhập mã bưu chính của người nhập khẩu (nếu có). Đây là căn cứ cho chỉ tiêu cụ thể, không phải kết luận áp dụng cho mọi biểu mẫu hoặc mọi thời điểm.

Khi thực hiện khai báo, người khai báo cần kiểm tra hướng dẫn hiện hành và yêu cầu của hệ thống. Việc phần mềm có ô “Mã bưu chính” không tự xác định tính bắt buộc về pháp lý của ô đó.

4.5. Quy trình kiểm tra trước khi truyền tờ khai

Doanh nghiệp có thể áp dụng trình tự sau:

1. Xác định đúng chủ thể → Người xuất khẩu, người nhập khẩu và các bên liên quan.

2. Đối chiếu địa chỉ → Kiểm tra thông tin trên hồ sơ doanh nghiệp, chứng từ giao dịch và xác nhận của đối tác.

3. Tra cứu mã Zip → Sử dụng nguồn bưu chính chính thức của quốc gia tương ứng.

4. Kiểm tra chỉ tiêu khai báo → Đọc hướng dẫn về đối tượng, định dạng và điều kiện nhập.

5. Rà soát dữ liệu cuối cùng → Kiểm tra tên, địa chỉ, quốc gia và mã trước khi gửi.

Nếu hệ thống báo lỗi ở trường mã bưu chính, hãy kiểm tra thông báo lỗi và hướng dẫn nhập liệu. Không điền một mã bất kỳ chỉ để vượt qua bước kiểm tra.

Với mã nước ngoài, cần giữ nguyên số 0 ở đầu, chữ cái và định dạng theo nguồn xác nhận, đồng thời kiểm tra khả năng tiếp nhận của trường dữ liệu. Nếu chưa rõ cách xử lý, nên liên hệ đơn vị hỗ trợ phần mềm hoặc cơ quan hải quan nơi làm thủ tục.

4.6. ECUS hỗ trợ doanh nghiệp khai hải quan điện tử

Sau khi chuẩn hóa thông tin doanh nghiệp và đối tác, doanh nghiệp có thể sử dụng Phần mềm khai hải quan ECUS (ECUS5VNACCS) của Công ty Thái Sơn để lập, quản lý và truyền tờ khai hải quan điện tử. ECUS hỗ trợ doanh nghiệp trong các nghiệp vụ khai báo xuất khẩu, nhập khẩu và kết nối với hệ thống hải quan.

Khi nhập dữ liệu trên ECUS, người khai nên đọc hướng dẫn của từng trường, đối chiếu thông tin tự động hiển thị với hồ sơ thực tế và sử dụng phiên bản phần mềm đã cập nhật.

Doanh nghiệp cần hỗ trợ nghiệp vụ khai hải quan trên ECUS có thể liên hệ Công ty Thái Sơn - Tổng đài HTKH 24/7:

• 1900 4767 (M. Bắc)
• 1900 4768 (M. Trung & M. Nam).

5. Những lưu ý khi sử dụng mã bưu chính

1. Phân biệt mã bưu chính với mã quốc gia và mã điện thoại

Các thông tin dưới đây phục vụ những mục đích khác nhau:

Không dùng mã điện thoại quốc tế để điền vào ô Postal Code/ZIP Code. Với ô mã quốc gia, cần chọn theo bảng mã của hệ thống đang sử dụng.

2. Kiểm tra cả mã và địa chỉ

Một mã Zip code đúng định dạng chưa đủ để xác nhận địa chỉ chính xác. Khi rà soát hồ sơ, hãy kiểm tra đồng thời tên doanh nghiệp, số nhà, đường, phường/xã, tỉnh/thành phố và quốc gia.

Đặc biệt, người khai báo không tự thêm chữ số vào mã bưu chính Việt Nam chỉ vì một website yêu cầu sáu chữ số. Nên kiểm tra lại quốc gia đã chọn và hướng dẫn của biểu mẫu hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ.

3. Cập nhật khi địa chỉ hoặc địa giới thay đổi

Nên tra lại mã khi doanh nghiệp chuyển trụ sở, đối tác thông báo địa chỉ mới hoặc địa phương có thay đổi hành chính. Dữ liệu sao chép từ tờ khai cũ cũng cần được kiểm tra trước khi dùng cho lô hàng mới.

6. Câu hỏi thường gặp về mã bưu chính

1. Mã bưu chính Việt Nam có bao nhiêu chữ số?

→ Mã bưu chính Việt Nam gồm 5 chữ số. Khi sử dụng, cần tra đúng mã của địa chỉ hoặc đối tượng được gán mã; không tự chuyển đổi từ mã sáu số trong tài liệu cũ.

2. Mã bưu chính có bắt buộc khi khai báo hải quan không?

→ Không thể kết luận bắt buộc cho mọi loại tờ khai. Người khai cần kiểm tra hướng dẫn hiện hành của từng chỉ tiêu và của từng nghiệp vụ khai hải cụ thể . Với chỉ tiêu có hướng dẫn khai (nếu có), cần thực hiện đúng điều kiện đó, đồng thời bảo đảm thông tin địa chỉ chính xác.

3. Mã bưu chính người xuất khẩu và nhập khẩu lấy ở đâu?

→ Với địa chỉ Việt Nam, người khai báo tra tại Hệ thống tra cứu mã bưu chính quốc gia. Với địa chỉ nước ngoài, yêu cầu đối tác xác nhận và đối chiếu qua cơ quan bưu chính của quốc gia tương ứng. Cần lấy mã theo đúng địa chỉ của chủ thể trong hồ sơ.

4. Mã bưu chính có thay đổi sau khi sáp nhập tỉnh thành không?

Mã có thể được giữ lại hoặc điều chỉnh theo danh mục được cơ quan có thẩm quyền công bố. Không nên mặc định mọi mã đều đổi hoặc đều giữ nguyên sau sáp nhập. Để xác minh bạn nên tra cứu lại theo địa danh hiện hành và kiểm tra kết quả phù hợp với địa chỉ cần sử dụng.

Tài Phạm