Thủ tục hải quan khi trung chuyển hàng hóa chuyển phát nhanh

Cục Hải quan ban hành Công văn 18404/CHQ-GSQL ngày 02/7/2026 hướng dẫn về thủ tục hải quan đối với hàng hóa gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh. Nội dung công văn đặc biệt đáng chú ý với doanh nghiệp logistics, chuyển phát nhanh và doanh nghiệp xuất nhập khẩu có hoạt động vận chuyển hàng hóa giữa các cửa khẩu, địa điểm tập kết, kiểm tra, giám sát tập trung.

1. Căn cứ thực hiện thủ tục chuyển cửa khẩu

Theo Công văn 18404/CHQ-GSQL, đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh có phát sinh vận chuyển giữa các cửa khẩu hoặc địa điểm tập kết, kiểm tra, giám sát tập trung, doanh nghiệp cần căn cứ quy định tại khoản 16 Điều 2 Thông tư 56/2019/TT-BTC để thực hiện. Cụ thể:

1.1 Quy định chung

Hàng hóa chuyển phát nhanh chuyển cửa khẩu gồm hai nhóm chính:

(1) Hàng hóa xuất khẩu chuyển cửa khẩu: Là hàng đã hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu, sau đó được vận chuyển từ nơi làm thủ tục xuất khẩu đến địa điểm tập kết, kiểm tra, giám sát tập trung hàng bưu chính/chuyển phát nhanh, hoặc tiếp tục vận chuyển đến cửa khẩu xuất.

(2) Hàng nhập khẩu chuyển cửa khẩu: Là hàng chưa làm thủ tục hải quan nhập khẩu, được vận chuyển từ cửa khẩu nhập về địa điểm tập kết, kiểm tra, giám sát tập trung hàng bưu chính/chuyển phát nhanh, hoặc giữa các địa điểm tập kết được công nhận.

Các địa điểm tập kết này phải là địa điểm đã được công nhận theo quy định pháp luật.

Doanh nghiệp phải vận chuyển hàng hóa đúng tuyến đường, đúng thời gian, đúng hồ sơ hải quan, chịu sự giám sát bằng niêm phong hải quan. Hàng hóa phải giữ nguyên trạng trong suốt quá trình vận chuyển.

Nếu xảy ra sự cố bất khả kháng làm ảnh hưởng đến hàng hóa, niêm phong, tuyến đường, thời gian hoặc phương tiện vận chuyển, doanh nghiệp phải áp dụng biện pháp hạn chế tổn thất và thông báo ngay cho cơ quan hải quan hoặc cơ quan chức năng gần nhất.

1.2 Thủ tục hải quan đối với hàng chuyển cửa khẩu gửi qua chuyển phát nhanh

Căn cứ theo Mục 2. khoản 16 Điều 2 Thông tư 56/2019/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 191/2015/TT-BTC, quy định cụ thể về thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh. Đây là phần quan trọng doanh nghiệp cần nắm.

Hồ sơ hải quan Doanh nghiệp phải chuẩn bị cần có gồm:

• (1) Tờ khai vận chuyển độc lập theo các chỉ tiêu thông tin tại Mẫu số 07 Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 39/2018/TT-BTC.
• (2) 01 bản chụp vận đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương, nộp (chỉ áp dụng với hàng nhập khẩu); riêng hàng xuất khẩu không phải nộp vận đơn.

Trường hợp toàn bộ hàng hóa đã được khai trên Bản lược khai hàng hóa điện tử trên Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan, nếu người khai hải quan đã khai mã hồ sơ do cơ quan hải quan thông báo tại tiêu chí “Ghi chú 1”, thì không phải nộp bản chụp vận đơn.

a) Trách nhiệm của các bên

Người khai hải quan, Chi cục Hải quan nơi hàng vận chuyển đi và Chi cục Hải quan nơi hàng vận chuyển đến thực hiện theo quy định về thủ tục đối với hàng hóa quá cảnh tại Thông tư 39/2018/TT-BTC.

Riêng người khai hải quan được phép khai bổ sung thông tin phương tiện vận chuyển sau khi hàng hóa đã được cơ quan hải quan xác nhận đủ điều kiện vận chuyển đi trên hệ thống, tức trạng thái BOA, và trước khi cơ quan hải quan cập nhật thông tin hàng đến, tức trạng thái BIA.

Nói cách khác, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý mốc thời gian khai bổ sung phương tiện vận chuyển: chỉ được thực hiện trong khoảng từ sau BOA đến trước BIA.

b) Niêm phong, khai bổ sung và hủy tờ khai

Việc niêm phong hải quan, khai bổ sung hồ sơ hải quan và hủy tờ khai vận chuyển độc lập được thực hiện theo quy định tại khoản 28 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC.

Doanh nghiệp cần hiểu rằng tờ khai vận chuyển độc lập là chứng từ trọng tâm trong thủ tục chuyển cửa khẩu. Mọi thay đổi về phương tiện, tuyến đường, thời gian hoặc tình trạng niêm phong đều cần được kiểm soát và xử lý đúng quy định.

c) Doanh nghiệp kinh doanh địa điểm tập kết

Doanh nghiệp kinh doanh địa điểm tập kết, kiểm tra, giám sát tập trung hàng bưu chính, chuyển phát nhanh, nếu là đại lý làm thủ tục hải quan, được thực hiện thủ tục hải quan theo hình thức vận chuyển độc lập đối với hàng xuất khẩu, nhập khẩu chuyển phát nhanh quốc tế chuyển cửa khẩu theo hợp đồng ký với doanh nghiệp chuyển phát nhanh.

Điểm đáng chú ý tại công văn Công văn 18404/CHQ-GSQL là Cục Hải quan đã không đưa ra một cơ chế riêng cho đề xuất trung chuyển hàng hóa chuyển phát nhanh giữa các cửa khẩu, mà yêu cầu doanh nghiệp thực hiện theo quy định hiện hành về hàng hóa chuyển cửa khẩu. Điều này cho thấy doanh nghiệp cần rà soát lại quy trình nội bộ, hồ sơ vận chuyển, thông tin khai báo và trách nhiệm giám sát trong từng chặng vận chuyển.

2. Những lưu ý đối với doanh nghiệp khi làm thủ tục

(1) Không tách rời hoạt động trung chuyển khỏi thủ tục hải quan chuyển cửa khẩu

Với hàng hóa chuyển phát nhanh, tốc độ xử lý là yếu tố quan trọng. Tuy nhiên, việc trung chuyển giữa các cửa khẩu hoặc địa điểm tập kết không chỉ là hoạt động logistics thuần túy. Đây vẫn là hoạt động chịu sự quản lý, giám sát hải quan.

Doanh nghiệp cần bảo đảm hàng hóa được vận chuyển đúng tuyến, đúng địa điểm, đúng thời hạn và đúng thông tin đã khai báo. Trường hợp thay đổi địa điểm, phương thức vận chuyển hoặc phát sinh sai lệch về kiện hàng, doanh nghiệp nên chủ động liên hệ cơ quan hải quan nơi quản lý để được hướng dẫn kịp thời.

(2) Hồ sơ, dữ liệu khai báo phải thống nhất giữa các khâu

Một trong những rủi ro phổ biến trong hoạt động chuyển phát nhanh là thông tin giữa đơn hàng, vận đơn, manifest, tờ khai và dữ liệu khai báo hải quan không đồng nhất. Với hàng hóa trung chuyển, rủi ro này càng lớn do có thêm nhiều điểm kiểm soát.

Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ các thông tin như mã vận đơn, số lượng kiện, trọng lượng, tuyến vận chuyển, cửa khẩu đi, cửa khẩu đến, địa điểm tập kết và thông tin người gửi, người nhận. Việc chuẩn hóa dữ liệu ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng phải sửa đổi, bổ sung hồ sơ hoặc kéo dài thời gian thông quan.

(3) Hàng hóa quá cảnh gửi qua chuyển phát nhanh thực hiện theo Nghị định 167/2025/NĐ-CP

Ngoài hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu chuyển cửa khẩu, Công văn 18404/CHQ-GSQL cũng nêu rõ: đối với hàng hóa quá cảnh gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh, doanh nghiệp thực hiện theo khoản 23 Điều 1 Nghị định 167/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025, văn bản sửa đổi, bổ sung Nghị định 08/2015/NĐ-CP.

Đây là điểm doanh nghiệp cần phân biệt rõ. Hàng hóa quá cảnh, hàng hóa nhập khẩu, hàng hóa xuất khẩu và hàng hóa chuyển cửa khẩu có bản chất quản lý khác nhau. Nếu xác định sai loại hình hoặc áp dụng nhầm quy trình, doanh nghiệp có thể gặp vướng mắc trong khai báo, giám sát hoặc xử lý hàng tại cửa khẩu.

Tổng kết lại, Doanh nghiệp chuyển phát nhanh và doanh nghiệp xuất nhập khẩu nên chủ động cập nhật quy trình nghiệp vụ theo hướng bám sát quy định hiện hành, thay vì chờ phát sinh vướng mắc mới xử lý. Đặc biệt, các bộ phận khai báo hải quan, vận hành kho, điều phối vận tải và chăm sóc khách hàng cần có cùng một cách hiểu về thủ tục chuyển cửa khẩu.

Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh tình huống chưa rõ hoặc có sự khác biệt trong cách áp dụng tại từng địa bàn, doanh nghiệp nên liên hệ Chi cục Hải quan khu vực nơi mở tờ khai để được hướng dẫn, xử lý theo đúng quy định.

Để hạn chế sai sót trong khai báo, đồng bộ dữ liệu tờ khai và theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hải quan điện tử ECUS trong hoạt động xuất nhập khẩu và khai báo hải quan.

Doanh nghiệp cần hỗ trợ giải pháp khai hải quan điện tử phù hợp, cập nhật quy định mới, chuẩn hóa dữ liệu và rút ngắn thời gian xử lý thủ tục. Vui lòng liên hệ Tổng đài trung tâm hỗ trợ khách hàng ECUS:

• Khu vực miền Bắc: 1900 4767
• Khu vực miền Nam - miền Trung: 1900 4768

Tài Phạm