Thời hạn nộp hồ sơ hải quan được quy định như thế nào?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc tuân thủ đúng thời hạn nộp hồ sơ hải quan và các chứng từ liên quan là yếu tố bắt buộc nhằm đảm bảo quy trình thông quan diễn ra nhanh chóng, minh bạch và đúng quy định pháp luật. Dưới đây là quy định của Luật Hải quan về các mốc thời hạn nộp hồ sơ người khai hải quan cần lưu ý.

1. Quy định về thời hạn nộp hồ sơ hải quan

Thời hạn nộp hồ sơ hải quan là khoảng thời gian mà người khai hải quan cần phải thực hiện hoàn tất việc nộp tờ khai và các chứng từ liên quan cho cơ quan hải quan, tùy theo loại hình xuất khẩu hoặc nhập khẩu.

Để đảm bảo quá trình thông quan hàng hóa diễn ra đúng quy định, tránh các trường hợp hàng hóa bị tồn đọng, chậm trễ thủ tục, Tổng cục Hải quan đã quy định về thời gian nộp hồ sơ hải quan cụ thể tại Điều 25, Luật Hải quan năm 2014 (áp dụng năm 2025), đối với từng trường hợp như sau:

a) Hàng hóa xuất khẩu

Thời hạn nộp hồ sơ hải quan đối với hàng xuất khẩu là sau khi đã tập kết hàng hóa tại địa điểm người khai hải quan thông báo, chậm nhất là 04 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh. Riêng đối với hàng hóa xuất khẩu gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh, thời hạn nộp là chậm nhất 02 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh.

b) Hàng hóa nhập khẩu

Thời hạn nộp hồ sơ hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu là nộp trước ngày hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu.

c) Phương tiện vận tải

Thời hạn nộp tờ khai hải quan đối với các phương tiện vận tải thực hiện theo Khoản 2, Điều 69 của Luật Hải quan 2014.

1.1 Thời hạn nộp các chứng từ liên quan

Đối với các chứng từ liên quan đến bộ hồ sơ hải quan, thời hạn nộp như sau:

- Trường hợp khai hải quan điện tử, khi cơ quan hải quan thực hiện việc kiểm tra hồ sơ hải quan hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa, người khai hải quan phải nộp các chứng từ giấy thuộc bộ hồ sơ hải quan, ngoại trừ những chứng từ đã được cập nhật trong Hệ thống thông tin một cửa quốc gia.

- Trường hợp khai báo bằng tờ khai hải quan giấy, người khai hải quan có trách nhiệm nộp hoặc xuất trình các chứng từ liên quan tại thời điểm đăng ký tờ khai hải quan.

Tờ khai hải quan có giá trị trong vòng 15 ngày tính từ ngày đăng ký. Thời hạn khai và nộp tờ khai hải quan chứng từ liên quan được quy định tại Khoản 2, Điều 69 của Luật Hải quan 2014 như sau:

a) Đối với phương tiện vận tải quá cảnh

Việc khai và nộp tờ khai hải quan phải được thực hiện ngay khi phương tiện đến cửa khẩu nhập cảnh đầu tiên và hoàn tất trước khi rời cửa khẩu xuất cảnh cuối cùng.

b) Đối với phương tiện vận tải đường biển

Trường hợp nhập cảnh, thời hạn khai và nộp tờ khai là muộn nhất 2 giờ sau thời điểm cảng vụ thông báo phương tiện đã đến vị trí đón hoa tiêu.

Trường hợp xuất cảnh, việc khai phải hoàn thành ít nhất 1 giờ trước thời điểm phương tiện rời khỏi lãnh thổ.

c) Đối với phương tiện vận tải đường hàng không

Thủ tục hải quan cần được thực hiện ngay khi phương tiện đến cửa khẩu nhập cảnh và phải hoàn tất trước khi tổ chức vận tải kết thúc thủ tục giao nhận hàng hóa xuất khẩu hoặc hành khách xuất cảnh.

d) Đối với phương tiện vận tải đường sắt, đường bộ và đường thủy nội địa

Tờ khai hải quan phải được nộp ngay sau khi phương tiện đến cửa khẩu nhập cảnh đầu tiên và trước khi rời khỏi cửa khẩu xuất cảnh cuối cùng.

Việc nắm rõ mốc thời gian cụ thể theo từng loại hình khai báo sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc chuẩn bị chứng từ, đồng thời tối ưu quy trình logistics và kiểm soát chi phí hiệu quả.

2. Thời hạn cơ quan hải quan làm thủ tục hải quan

Theo Điều 23, Luật Hải quan năm 2014, thời hạn cơ quan hải quan làm thủ tục hải quan được quy định như sau:

Cơ quan hải quan tiếp nhận, đăng ký, kiểm tra hồ sơ hải quan ngay sau khi người khai hải quan nộp và xuất trình hồ sơ theo quy định.

Sau khi người khai hải quan thực hiện đầy đủ các yêu cầu để làm thủ tục hải quan theo quy định tại Điểm a và Điểm b, Khoản 1, Điều 21 của Luật này, thời hạn để công chức hải quan hoàn thành việc kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải như sau:

(1) Kiểm tra hồ sơ hải quan phải được hoàn thành trong vòng 02 giờ làm việc kể từ khi cơ quan hải quan tiếp nhận đầy đủ hồ sơ.

(2) Kiểm tra thực tế hàng hóa phải hoàn thành trong vòng 08 giờ làm việc kể từ khi người khai hải quan xuất trình đầy đủ hàng hóa.

(3) Trường hợp hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành (về chất lượng, y tế, văn hóa, kiểm dịch, an toàn thực phẩm...), thời hạn kiểm tra thực tế được tính từ khi cơ quan hải quan nhận được kết quả kiểm tra chuyên ngành.

(4) Với lô hàng có khối lượng lớn, nhiều chủng loại hoặc quy trình kiểm tra phức tạp, Thủ trưởng cơ quan hải quan có thể gia hạn thời gian kiểm tra, nhưng không vượt quá 02 ngày làm việc.

Nắm rõ thời hạn nộp hồ sơ hải quan và các chứng từ liên quan không chỉ giúp doanh nghiệp tránh vi phạm hành chính mà còn góp phần rút ngắn thời gian thông quan, giảm chi phí lưu kho và nâng cao hiệu quả hoạt động logistics. Việc thực hiện đầy đủ và đúng quy định hải quan là nền tảng cho hoạt động xuất nhập khẩu ổn định và phát triển bền vững.

2.1 Chậm nộp hồ sơ hải quan có bị phạt không?

Nếu sau 30 ngày kể từ ngày hàng hóa nhập đến cửa khẩu mà người khai hải quan chưa nộp hồ sơ hải quan, thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Điều 7, Nghị định 128/2020/NĐ-CP.

Cụ thể, nếu tổ chức, doanh nghiệp nộp hồ sơ không đúng thời hạn, mức phạt sẽ từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng. Nếu đối tượng vi phạm là cá nhân, mức xử phạt từ 250.000 đồng đến 500.000 đồng ~ tương đương 1/2 mức phạt áp dụng cho tổ chức/doanh nghiệp, theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 5 Nghị định 128/2020/NĐ-CP.

Trên đây là những chia sẻ từ Hải quan điện tử ECUS về thời hạn nộp hồ sơ hải quan. Việc tuân thủ đúng thời hạn nộp hồ sơ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý và chi phí xử phạt, mà còn đảm bảo quá trình thông quan hàng hóa diễn ra nhanh chóng, thuận lợi. Trong bối cảnh hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng chịu nhiều yêu cầu về quản lý và minh bạch, việc chủ động cập nhật, nắm vững các quy định về thời hạn nộp hồ sơ là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp vận hành hiệu quả và phát triển bền vững.

Thúy Dương