Phân luồng hải quan là gì? Quy định và lưu ý để doanh nghiệp được phân luồng xanh

Phân luồng hải quan là khâu quan trọng trong quá trình quản lý, kiểm tra và thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu. Cơ chế này giúp cơ quan hải quan đánh giá mức độ rủi ro, lựa chọn hình thức kiểm tra phù hợp nhằm vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa tạo thuận lợi cho hoạt động thương mại. Hiểu rõ quy định về phân luồng và nắm vững các yếu tố giúp doanh nghiệp được phân vào luồng xanh là chìa khóa để rút ngắn thời gian thông quan và giảm thiểu chi phí xuất nhập khẩu.

1. Tại sao cần phân luồng hải quan?

Phân luồng hải quan là một bước quan trọng trong quy trình kiểm tra, giám sát hàng hóa xuất nhập khẩu nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật, đồng thời tạo thuận lợi cho hoạt động thương mại quốc tế. Cơ chế phân luồng giúp cơ quan hải quan xác định mức độ rủi ro của từng lô hàng, từ đó áp dụng biện pháp kiểm tra phù hợp, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Theo quy định tại Luật Hải quan 2014 và các văn bản hướng dẫn như Nghị định 08/2015/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 59/2018/NĐ-CP), việc phân luồng hải quan dựa trên nguyên tắc quản lý rủi ro. Điều này có nghĩa là, thay vì kiểm tra 100% các lô hàng, cơ quan hải quan sẽ dựa vào dữ liệu khai báo, lịch sử tuân thủ pháp luật, loại hình hàng hóa và các tiêu chí quản lý khác để phân loại lô hàng vào các nhóm rủi ro khác nhau.

Nhờ cơ chế này, doanh nghiệp uy tín, tuân thủ tốt pháp luật sẽ được ưu tiên thông quan nhanh chóng, giảm chi phí và thời gian thông quan; trong khi các doanh nghiệp có rủi ro cao sẽ được kiểm tra kỹ lưỡng hơn để đảm bảo an toàn, chống gian lận thương mại và thất thu thuế.

2. Quy định phân luồng hải quan theo 3 màu: Đỏ, vàng, xanh

Theo quy định của Tổng cục Hải quan, hệ thống phân luồng tự động (VNACCS/VCIS) chia hàng hóa xuất nhập khẩu thành 3 luồng kiểm tra dựa trên mức độ rủi ro:

Luồng xanh:

• Là luồng ưu tiên cao nhất. Hàng hóa được miễn kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Doanh nghiệp chỉ cần nộp tờ khai hải quan hợp lệ, hệ thống tự động chấp nhận thông quan.
• Áp dụng cho doanh nghiệp có độ tin cậy cao, có lịch sử tuân thủ tốt, không có vi phạm về khai báo hải quan, thuế, xuất xứ hoặc chính sách mặt hàng.

Luồng vàng:

• Hàng hóa phải kiểm tra hồ sơ hải quan trước khi thông quan.
• Cán bộ hải quan sẽ xem xét hồ sơ khai báo, chứng từ liên quan (hóa đơn, vận đơn, C/O, hợp đồng, phiếu đóng gói,…) để xác minh tính hợp lệ.
• Nếu phát hiện nghi vấn, cơ quan hải quan có thể chuyển sang kiểm tra thực tế hàng hóa (tức chuyển sang luồng đỏ).

Luồng đỏ:

• Là luồng kiểm tra chặt nhất. Hàng hóa thuộc luồng đỏ phải kiểm tra cả hồ sơ lẫn thực tế hàng hóa.
• Áp dụng đối với các lô hàng có dấu hiệu rủi ro cao như: doanh nghiệp mới thành lập, từng bị xử phạt, hàng thuộc danh mục quản lý chuyên ngành, hàng có trị giá lớn hoặc dễ gian lận về xuất xứ.
• Sau khi kiểm tra, nếu không có sai phạm, hàng mới được phép thông quan.

Việc phân luồng này được thực hiện hoàn toàn tự động trên hệ thống điện tử, dựa vào tiêu chí quản lý rủi ro được Tổng cục Hải quan xây dựng, cập nhật định kỳ và bảo mật.

3. Quy trình phân luồng hải quan

Quy trình phân luồng hải quan hiện nay được thực hiện điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS với các bước cơ bản sau:

Bước 1: Khai báo tờ khai hải quan điện tử

Doanh nghiệp khai báo đầy đủ thông tin lô hàng lên hệ thống hải quan điện tử, bao gồm: mã HS, trị giá hàng hóa, xuất xứ, điều kiện giao hàng, phương thức vận tải, và các chứng từ liên quan.

Bước 2: Hệ thống tiếp nhận và tự động phân luồng

Sau khi tờ khai được gửi, hệ thống hải quan điện tử sẽ tự động xử lý và phân tích dữ liệu dựa trên tiêu chí rủi ro. Hệ thống sẽ gán cho tờ khai một trong ba màu luồng: xanh, vàng hoặc đỏ.

Bước 3: Xử lý theo từng luồng

• Luồng xanh: Hệ thống tự động phản hồi kết quả “thông quan” cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp chỉ cần hoàn tất nghĩa vụ thuế (nếu có) là có thể nhận hàng.
• Luồng vàng: Doanh nghiệp nộp hồ sơ giấy hoặc bản điện tử để cán bộ hải quan kiểm tra. Sau khi hồ sơ hợp lệ, hệ thống cập nhật kết quả “được phép thông quan.”
• Luồng đỏ: Doanh nghiệp phối hợp với cơ quan hải quan để kiểm tra thực tế hàng hóa. Kết quả kiểm tra sẽ được nhập lên hệ thống để ra quyết định thông quan hoặc xử lý vi phạm (nếu có).

Bước 4: Thông quan và hoàn tất thủ tục

Khi hàng hóa đã được thông quan, doanh nghiệp có thể lấy hàng ra khỏi khu vực giám sát. Thông tin tờ khai và kết quả phân luồng được lưu trữ trong hệ thống phục vụ công tác quản lý, kiểm tra sau thông quan hoặc thanh tra thuế.

4. Những lưu ý để doanh nghiệp được thông quan luồng xanh

Việc được phân luồng xanh giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí, do đó, việc duy trì uy tín và hồ sơ tuân thủ pháp luật là yếu tố then chốt. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng để tăng khả năng được hệ thống hải quan xếp vào luồng xanh:

› Duy trì hồ sơ pháp lý rõ ràng, cập nhật: Thông tin doanh nghiệp như mã số thuế, địa chỉ, giấy phép kinh doanh, người đại diện pháp luật phải luôn chính xác, trùng khớp với dữ liệu khai báo. Việc thay đổi nhưng không cập nhật có thể khiến hệ thống đánh giá rủi ro cao hơn.

› Khai báo trung thực, chính xác: Sai mã HS, trị giá tính thuế hay xuất xứ hàng hóa đều dễ khiến tờ khai bị chuyển sang luồng vàng hoặc đỏ. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ trước khi gửi để tránh sai sót.

› Thực hiện đúng nghĩa vụ thuế: Nợ thuế hoặc chậm nộp thuế là yếu tố rủi ro lớn. Doanh nghiệp cần nộp thuế đúng hạn, đầy đủ để được đánh giá là tuân thủ tốt.

› Không vi phạm pháp luật hải quan: Doanh nghiệp có tiền sử vi phạm về gian lận thương mại, khai sai, trốn thuế sẽ bị hệ thống cảnh báo. Việc giữ hồ sơ “sạch” giúp tăng khả năng được luồng xanh.

› Hợp tác đầy đủ với cơ quan hải quan: Khi có yêu cầu kiểm tra, cung cấp hồ sơ, doanh nghiệp nên phối hợp nhanh chóng, minh bạch. Tác phong chuyên nghiệp là tiêu chí tích cực trong quản lý rủi ro.

› Ứng dụng công nghệ trong quản lý: Sử dụng phần mềm quản lý xuất nhập khẩu, lưu trữ chứng từ điện tử giúp giảm sai sót, đảm bảo tính nhất quán và tăng độ tin cậy của hồ sơ doanh nghiệp.

Phân luồng hải quan là cơ chế cốt lõi trong hoạt động quản lý nhà nước về xuất nhập khẩu, giúp cân bằng giữa kiểm soát và tạo thuận lợi thương mại. Việc hiểu rõ quy định, tuân thủ pháp luật và duy trì hồ sơ minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín, tăng khả năng được phân vào luồng xanh, từ đó tối ưu thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Dương Nguyễn

Trên đây là những chia sẻ từ Hải quan điện tử ECUS về quy định phân luồng hải quan. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ nghiệp vụ về khai hải quan. Vui lòng liên hệ Tổng đài Trung tâm HTKH 24/7 1900.4767 - 1900.4768 để được tư vấn chi tiết và chính xác.