Mã vạch hải quan và những điều doanh nghiệp hoạt động logistics cần biết

Mã vạch hải quan là công cụ quan trọng, giúp cơ quan quản lý và doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả giám sát hoạt động xuất nhập khẩu. Thay vì phải kiểm tra thủ công, cán bộ hải quan có thể quét mã để truy xuất ngay toàn bộ thông tin về tờ khai, hàng hóa và phương tiện vận chuyển, giúp đẩy nhanh quy trình thông quan, tăng cường minh bạch, an ninh và tính chính xác trong hoạt động logistics.

1. Mã vạch hải quan là gì?

Mã vạch hải quan là một dãy mã được mã hóa dưới dạng các vạch đen trắng (hoặc ký tự mã) gắn với tờ khai hải quan hoặc bảng kê phương tiện chứa hàng nhằm biểu thị duy nhất một tờ khai, lô hàng hoặc phương tiện vận chuyển. Khi quét mã vạch, hệ thống quản lý của cơ quan hải quan sẽ truy xuất nhanh toàn bộ thông tin liên quan đến tờ khai: chủ hàng, số tờ khai, thông tin hàng hóa, cảng đến/đi, trạng thái thông quan, và các chỉ dẫn kiểm tra hoặc soi chiếu. Mã vạch không thay thế tờ khai điện tử nhưng là công cụ hỗ trợ cho việc kiểm tra, rà soát và giám sát hàng hóa tại cửa khẩu, cảng và kho ngoại quan, giúp rút ngắn thời gian thủ tục và giảm lỗi nhập liệu.

Mã vạch hải quan là định danh duy nhất cho từng tờ khai, giúp cơ quan hải quan và doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, kiểm tra và xử lý hồ sơ.

2. Các loại mã vạch hải quan

a) Mã vạch trên tờ khai

Là mã in trực tiếp trên tờ khai hải quan/giấy in tờ khai sau khi tờ khai đã được chấp nhận trong hệ thống VNACCS/VCIS. Mã này liên kết trực tiếp đến số tờ khai và là loại mã phổ biến nhất trong hoạt động xuống cảng, nhận hàng và đối chiếu.

b) Bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng

Bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng dùng cho các phương tiện chứa hàng (container, phương tiện đường bộ). Gồm danh sách mã vạch thể hiện các tờ khai gắn với từng container hoặc chuyến hàng; cán bộ giám sát có thể in bảng kê này để mang vào khu vực kiểm tra. Trong nhiều cảng, người khai hải quan phải in bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng để trình cho bộ phận giám sát cảng.

c) Mã vạch hàng hoá

Một số trường hợp quản lý logistic hoặc kiểm tra truy xuất nguồn gốc yêu cầu mã vạch gắn trực tiếp từng đơn vị hàng hóa như pallet hoặc kiện. Tuy nhiên, ở cấp độ hải quan, mã vạch chủ yếu dùng để nhận diện tờ khai hoặc container chứ không phải để định danh từng sản phẩm bán lẻ.

3. Mục đích sử dụng mã vạch hải quan

a) Tự động hoá tra cứu và kiểm tra thông tin

Khi cán bộ giám sát quét mã vạch, hệ thống tự động kéo lên toàn bộ thông tin tờ khai, giúp đối chiếu nhanh giữa hồ sơ điện tử và hàng thực tế, giảm sai sót so với nhập tay.

b) Tăng tốc quy trình thông quan và giảm thời gian chờ

In mã vạch và bảng kê giúp rút ngắn thời gian chờ tại khu vực cửa khẩu, bởi quá trình đối chiếu, phân luồng kiểm tra (xanh/vàng/đỏ) được thực hiện nhanh hơn. Việc này đặc biệt hữu ích khi khối lượng tờ khai lớn hoặc trong giai đoạn cao điểm cảng.

c) Hỗ trợ quản lý soi chiếu, giám sát và an ninh

Mã vạch cho phép truy vết nhanh tờ khai nào đã được soi chiếu, đã lấy mẫu, đã kiểm tra thực tế hoặc bị dừng để kiểm tra chuyên sâu. Điều này giúp cơ quan hải quan quản lý rủi ro, lập báo cáo và kiểm toán nội bộ dễ dàng hơn.

d) Tiện lợi cho doanh nghiệp xuất - nhập khẩu và logistics

Doanh nghiệp, đại lý hải quan và đơn vị vận chuyển có thể in và chuẩn bị bảng mã vạch để mang theo khi tới cảng/kho, tránh phát sinh thủ tục bổ sung và rủi ro bị trễ lịch giao/nhận hàng.

4. Một số câu hỏi và lưu ý quan trọng về mã vạch hải quan

4.1 Cần có gì để in mã vạch hải quan?

• Mã số thuế/Mã số doanh nghiệp (để đăng nhập hệ thống).
• Số tờ khai hải quan đã được chấp nhận.
• Ngày đăng ký tờ khai và mã hải quan cửa khẩu nơi đăng ký.
• Máy tính có kết nối Internet và máy in để in mã vạch ra giấy (thường in A4 hoặc bảng kê container).

4.2 Làm thế nào để đăng ký mã vạch hải quan?

Doanh nghiệp hoặc đại lý hải quan sau khi nộp và tờ khai được chấp nhận trên hệ thống VNACCS/VCIS có thể truy cập cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan (mục “In bảng kê mã vạch, phương tiện chứa hàng” hoặc chức năng in tờ khai có mã vạch) để lấy/ in mã vạch.

Một số cảng/kho cũng cho phép in bảng kê từ hệ thống nội bộ liên kết với Tổng cục Hải quan.

Lưu ý: việc lấy mã vạch thường yêu cầu thông tin mã số doanh nghiệp (mã số thuế), số tờ khai, mã hải quan và ngày tờ khai.

4.3 Mất bao lâu để có mã vạch sau khi nộp tờ khai?

Theo hướng dẫn phổ biến, sau khi tờ khai được tiếp nhận, hệ thống sinh mã vạch và doanh nghiệp có thể tra cứu/ lấy mã vạch; một số hướng dẫn nêu thời gian có thể mất khoảng 8 tiếng kể từ thời điểm đăng ký để có thể tra cứu và in danh sách mã vạch (tùy tải hệ thống và quy trình xử lý). Do đó, doanh nghiệp cần chủ động lấy mã vạch trước thời điểm đến cảng để nhận hàng.

Như vậy, mã vạch hải quan là công cụ kỹ thuật quan trọng, giúp tăng hiệu quả và độ chính xác trong quản lý tờ khai và giám sát hàng hóa tại cửa khẩu. Doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đại lý hải quan và đơn vị logistics cần chủ động chuẩn bị bảng kê mã vạch trước khi đến cảng/kho để tránh chậm trễ. Luôn kiểm tra hướng dẫn và cập nhật mới nhất về quy trình in và tra cứu mã vạch, tránh phát sinh lỗi tại cửa khẩu.

Hiện nay, trong phần mềm ECUS, mã vạch được tích hợp tự động vào tờ khai điện tử, hỗ trợ việc truyền dữ liệu nhanh chóng, chính xác đến hệ thống của Tổng cục Hải quan. Nhờ đó, ECUS không chỉ đơn giản hóa thủ tục mà còn tăng tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Quý khách hàng có những thắc mắc hoặc cần hỗ trợ về phần mềm khai hải quan điện tử ECUS, xin vui lòng liên hệ Tổng đài HTKH 24/7 miễn phí 1900 4767 - 19004768 để được tư vấn và giải đáp chi tiết.

Dương Nguyễn