Tra cứu mã vạch hải quan: Hướng dẫn cách thức thực hiện

Tra cứu mã vạch hải quan là một trong những thao tác quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, giúp doanh nghiệp và cá nhân dễ dàng kiểm tra tình trạng tờ khai cũng như theo dõi tiến độ thông quan hàng hóa. Bài viết sau sẽ hướng dẫn chi tiết cách tra cứu mã vạch hải quan chính xác, tiết kiệm thời gian và thuận tiện cho mọi đối tượng.

1. Mã vạch tờ khai hải quan là gì?

1.1 Mã vạch tờ khai là gì?

Mã vạch (Barcode): là dãy ký hiệu gồm các vạch đen và khoảng trắng, được sắp xếp theo quy tắc nhất định để biểu diễn thông tin. Mã vạch thường được sử dụng trong thương mại nhằm quản lý sản phẩm, giá bán và các đặc điểm liên quan.

Mã vạch tờ khai (Declaration Barcode): là loại mã vạch được in trực tiếp trên tờ khai hải quan điện tử. Khi quét mã này, toàn bộ thông tin về lô hàng sẽ hiển thị, giúp doanh nghiệp, cơ quan hải quan và đơn vị vận tải dễ dàng kiểm tra, đối chiếu.

Thông tin thường có trong mã vạch tờ khai bao gồm:

• Số lô hàng.
• Ngày sản xuất hoặc nhập khẩu.
• Số lượng và giá trị hàng hóa.
• Thông tin khai báo hải quan.

Nếu hàng hóa thực tế khớp với dữ liệu trên mã vạch, container sẽ được thông quan nhanh chóng tại khu vực giám sát hải quan.

1.2 Hệ thống quản lý tờ khai

Đây là phần mềm chuyên dụng hỗ trợ doanh nghiệp tạo lập, lưu trữ và kiểm tra thông tin tờ khai xuất nhập khẩu. Hệ thống được kết nối trực tiếp với cơ quan hải quan và đơn vị vận tải, giúp quy trình thông quan diễn ra minh bạch, chính xác và tiết kiệm thời gian.

1.3 Chuẩn mã hóa

Để tạo mã vạch tờ khai hải quan, nhiều chuẩn mã hóa khác nhau có thể được sử dụng, phổ biến nhất là:

• EAN/UPC
• GS1
• Code 128

Mỗi chuẩn có cách biểu diễn thông tin riêng, được lựa chọn tùy theo nhu cầu quản lý và yêu cầu của ngành nghề.

Tóm lại, mã vạch tờ khai hải quan không chỉ là công cụ nhận diện hàng hóa mà còn là giải pháp quản lý hiện đại, giúp doanh nghiệp và cơ quan hải quan tối ưu quy trình thông quan.

1.4 An ninh và bảo mật

Mã vạch tờ khai hải quan chứa dữ liệu quan trọng liên quan đến giao dịch thương mại quốc tế. Vì vậy, việc bảo mật thông tin là yếu tố bắt buộc để:

• Đảm bảo an toàn dữ liệu hàng hóa.
• Ngăn chặn gian lận trong quá trình xuất nhập khẩu.
• Hỗ trợ công tác kiểm tra, giám sát hiệu quả hơn.
• Doanh nghiệp tra cứu mã vạch tờ khai trực tuyến trên website của Tổng cục Hải quan.

2. Cách tra cứu mã vạch tờ khai hải quan

Để tra cứu mã vạch hải quan, Doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Truy cập website chính thức của Tổng cục Hải quan Việt Nam tại địa chỉ: http://www.customs.gov.vn/

Bước 2: Tại trang chủ, vào mục “Dịch vụ trực tuyến”, chọn “Tra cứu thông tin hải quan”.

Bước 3: Trong danh sách dịch vụ, chọn dịch vụ “Tra cứu mã vạch tờ khai hải quan”.

Bước 4: Nhập thông tin cần tra cứu (số tờ khai hoặc mã vạch), sau đó nhấn “Tra cứu”.

Kết quả sẽ hiển thị chi tiết về tình trạng tờ khai, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và xử lý tiếp các thủ tục.

3. Cách lấy mã vạch hải quan chi tiết

Doanh nghiệp lấy mã vạch tờ khai trực tuyến trên website của Tổng cục Hải quan

3.1 Lấy và in mã vạch qua hệ thống Tổng cục Hải quan

› Lấy mã vạch tờ khai online

Để lấy mã vạch hải quan trực tuyến, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

• Truy cập website Tổng cục Hải quan để khai báo điện tử.
• Cài đặt hệ thống thông quan VNACCS/VCIS hoặc phần mềm hỗ trợ khai hải quan điện tử như Phần mềm ECUS của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn).
• Gửi dữ liệu khai báo và chờ phản hồi từ cơ quan hải quan.

Khi có kết quả phân luồng hải quan (xanh, vàng, đỏ), in mã vạch tờ khai để mang ra cảng làm thủ tục nhận hàng.

› In mã vạch khi đã thông quan

Trường hợp tờ khai đã được thông quan, doanh nghiệp có thể in lại mã vạch qua Cổng thông tin Hải quan:

• Nhập mã số thuế của doanh nghiệp.
• Nhập số tờ khai.
• Nhập mã cơ quan hải quan.
• Nhập ngày khai báo
• Chọn “Lấy thông tin”, sau đó in mã vạch để mang đi làm thủ tục.

3.2 Lấy mã vạch tờ khai qua phần mềm ECUS

Nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu ưu tiên cách này vì thao tác nhanh, chính xác:

1. Đăng nhập phần mềm ECUS5VNACCS.
2. Mở tờ khai cần lấy mã vạch.
3. Vào tab “Kết quả xử lý tờ khai”, chọn “Danh sách container”.
4. Xác thực bằng chữ ký số của đơn vị đang sử dụng, sau đó, lấy phản hồi từ hệ thống.
5. Khi có kết quả, xuất file Excel và in mã vạch để sử dụng.

Mã vạch hải quan là công cụ quan trọng giúp quản lý, theo dõi và thông quan hàng hóa trong hoạt động xuất nhập khẩu. Việc nắm vững cách tra cứu, lấy và in mã vạch tờ khai hải quan không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết trên, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện và tối ưu hiệu quả trong hoạt động logistics, xuất nhập khẩu của mình.

Nguyệt Nga