Xuất khẩu hàng hóa là gì? Quy trình, hồ sơ và thủ tục doanh nghiệp cần biết

Xuất khẩu hàng hóa giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, gia tăng doanh thu và nâng cao năng lực cạnh tranh. Tuy nhiên, để hàng hóa được thông quan đúng quy định, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình xuất khẩu, hồ sơ hải quan và các quy định liên quan. Bài viết dưới đây tổng hợp những thông tin cơ bản về xuất khẩu hàng hóa mà doanh nghiệp cần lưu ý.

1. Xuất khẩu hàng hóa là gì?

Xuất khẩu hàng hóa là hoạt động đưa hàng hóa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật. Đây là hoạt động phổ biến của các doanh nghiệp sản xuất, thương mại và logistics khi tham gia vào thị trường quốc tế.

Hiện nay, hoạt động xuất khẩu được thực hiện theo nhiều loại hình khác nhau như xuất khẩu kinh doanh, gia công, sản xuất xuất khẩu, xuất khẩu tại chỗ, tạm xuất tái nhập hoặc xuất khẩu qua thương mại điện tử. Mỗi loại hình sẽ có quy định riêng về hồ sơ hải quan, chính sách quản lý và cách thức khai báo trên hệ thống Hải quan điện tử.

Trong thực tế, xuất khẩu hàng hóa không chỉ đơn thuần là vận chuyển hàng ra nước ngoài mà còn bao gồm nhiều nghiệp vụ liên quan như xác định mã HS, kiểm tra chính sách mặt hàng, chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan điện tử và thực hiện thủ tục thông quan theo quy định.

2. Quy trình xuất khẩu hàng hóa theo đúng thủ tục hải quan

Để thực hiện xuất khẩu hàng hóa đúng quy định, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện khai báo theo đúng quy trình nghiệp vụ hải quan.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ.

Về hồ sơ xuất khẩu, doanh nghiệp thông thường cần chuẩn bị hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List), vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) nếu có và các giấy phép hoặc chứng từ kiểm tra chuyên ngành đối với hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt. Ngoài ra, tờ khai hải quan xuất khẩu là chứng từ bắt buộc khi thực hiện thủ tục thông quan.

Thông tin trên các chứng từ cần bảo đảm thống nhất về tên hàng, số lượng, trọng lượng, mã HS, điều kiện giao hàng và thông tin doanh nghiệp. Trường hợp dữ liệu giữa các chứng từ không đồng nhất, doanh nghiệp có thể phải sửa đổi tờ khai hoặc bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan Hải quan.

Bước 2: Kiểm tra chính sách mặt hàng và xác định mã HS.

Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành kiểm tra chính sách mặt hàng để xác định hàng hóa có thuộc diện cấm xuất khẩu, xuất khẩu có điều kiện hay phải kiểm tra chuyên ngành hay không. Đồng thời, doanh nghiệp cần xác định chính xác mã HS để làm căn cứ áp dụng chính sách quản lý và thuế xuất khẩu.

Bước 3: Khai hải quan điện tử.

Hiện nay, hoạt động khai báo được thực hiện thông qua hệ thống VNACCS/VCIS bằng phần mềm khai hải quan điện tử. Người khai hải quan nhập đầy đủ các chỉ tiêu thông tin của tờ khai như mã loại hình, thông tin doanh nghiệp, thông tin hàng hóa, trị giá khai báo, mã HS, cảng xếp hàng và các thông tin vận chuyển liên quan. Sau khi hoàn tất khai báo, doanh nghiệp thực hiện ký số và truyền dữ liệu lên hệ thống Hải quan.

Bước 4: Tiếp nhận kết quả phân luồng tờ khai.

Khi tiếp nhận tờ khai, hệ thống sẽ tự động phân luồng xanh, vàng hoặc đỏ. Tùy theo kết quả phân luồng, doanh nghiệp thực hiện kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa theo quy định. 

Bước 5: Thông quan hàng hóa.

Sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế và các yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, tờ khai sẽ được thông quan để doanh nghiệp đưa hàng vào khu vực giám sát và thực hiện vận chuyển quốc tế.

3. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện xuất khẩu hàng hóa

Trong quá trình xuất khẩu hàng hóa, một trong những nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là việc xác định đúng mã HS. Đây là căn cứ quan trọng để áp dụng chính sách quản lý hàng hóa, xác định thuế suất và thực hiện khai báo hải quan. Việc áp sai mã HS có thể dẫn đến chậm thông quan, bị ấn định thuế hoặc xử phạt vi phạm hành chính.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ nội dung trên Invoice, Packing List, vận đơn và tờ khai hải quan để bảo đảm thống nhất thông tin giữa các chứng từ. Nhiều trường hợp phát sinh sai lệch về tên hàng, số lượng hoặc trọng lượng khiến doanh nghiệp phải sửa tờ khai và kéo dài thời gian xử lý hồ sơ.

Đối với hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp cần hoàn tất giấy phép, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng hoặc chứng nhận liên quan trước khi làm thủ tục thông quan. Đây là nguyên nhân phổ biến dẫn đến tình trạng lưu kho, lưu bãi nếu không chuẩn bị đầy đủ từ đầu.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm khai hải quan điện tử để tối ưu quy trình xuất khẩu hàng hóa. Trong đó, phần mềm ECUS (ECUS5 VNACCS) của ThaisonSoft đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ khai báo theo chuẩn hệ thống VNACCS/VCIS, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện khai báo xuất khẩu điện tử, quản lý hồ sơ xuất nhập khẩu, tra cứu mã HS và quản lý chứng từ trước, sau thông quan.

Việc chuẩn hóa hồ sơ, thực hiện đúng quy trình khai báo và ứng dụng phần mềm phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thông quan, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động xuất khẩu hàng hóa.

Nguyệt Nga