Quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển

Vận tải biển là phương thức vận chuyển hàng hóa quốc tế phổ biến nhất hiện nay. Không chỉ là cầu nối giữa các quốc gia, vận tải đường biển chiếm giữ vai trò quan trọng trong ngành xuất nhập khẩu nói riêng, trong nền kinh tế nói chung. Quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển như thế nào, bao gồm bao nhiêu bước?

Ưu, nhược điểm của xuất khẩu hàng đường biển.

1. Ưu, nhược điểm của xuất khẩu hàng hóa đường biển

Theo đánh giá của các chuyên gia, đường biển nắm vai trò quan trọng trong hoạt động giao thương hàng hóa toàn cầu. Vậy vận chuyển đường biển có những ưu, nhược điểm gì?

1.1. Ưu điểm của xuất khẩu hàng hóa đường biển

Vận tải đường biển là hình thức ra đời sớm nhất và phổ biến hiện nay bởi có nhiều ưu điểm:

- Tiết kiệm chi phí: Vận tải đường biển có chi phí thấp hơn nhiều so với vận chuyển bằng đường bộ, đường hàng không hay tàu hỏa.

- Bảo trì chi phí thấp: Chi phí bảo trì tàu vận tải thấp hơn chi phí bảo trì của máy bay hay đường ray xe lửa.

- Phù hợp vận chuyển hàng hóa đặc biệt: Những mặt hàng cồng kềnh, trọng lượng nặng,... dễ dàng vận chuyển được bằng đường biển với giá cước vận tải rất rẻ, không bị giới hạn không gian như khoang trên máy bay.

- Góp phần bảo vệ môi trường: Lượng khí thải Carbon do tàu, thuyền thải ra rất thấp vì lượng tiêu thụ nhiên liệu ít hơn nên khả năng bảo vệ môi trường tốt hơn.

- An toàn: Thiết kế trên tàu đảm bảo an toàn để vận chuyển một số mặt hàng nguy hiểm, chất hóa học, hàng hóa dạng lỏng,...

- Hiệu quả cao: Dù hàng hóa có kích thước lớn bao nhiêu, hay mặt hàng nhỏ lẻ đều dễ dàng đóng gói, bảo quản và sắp xếp trên Container để vận chuyển.

>> Tham khảo: Phân biệt điều kiện giao hàng FOB và CIF.

1.2. Nhược điểm của vận tải đường biển

Tuy có nhiều mặt ưu điểm nhưng vận tải đường biển vẫn tồn tại một số hạn chế:

- Thời gian vận chuyển dài: Thời gian vận chuyển hàng hóa bằng đường biển sẽ mất nhiều thời gian hơn so với đường hàng không nên sẽ không phù hợp với những mặt hàng cần tốc độ, cần giao hàng gấp.

- Rủi ro hàng hóa: Có thể xảy ra rủi ro trong quá trình bốc dỡ hàng hóa như bị hư hại, thất lạc hàng hóa.

- Không giao hàng tận nơi: Vì phương tiện vận chuyển đường biển lớn nên chỉ vận chuyển được hàng hóa đến cảng đích sau đó để đến tay khách hàng phải sử dụng kết hợp thêm một số phương thức khác như đường bộ.

2. Các bước xuất khẩu hàng hóa đường biển

Xuất khẩu hàng hóa đường biển gồm 10 bước.

Thông thường, quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển gồm các bước sau:

Bước 1: Ký hợp đồng

Bước đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển là ký kết hợp đồng giữa các bên. Tùy theo mặt hàng và yêu cầu của các bên mà các điều khoản hợp đồng sẽ khác nhau nhưng thường sẽ bao gồm: Tên hàng, chất lượng, số lượng, giá, hình thức thanh toán và giao hàng.

Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu

Danh mục hàng hóa phải xin giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu căn cứ theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP và một số văn bản liên quan, áp dụng cho hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa mậu dịch, phi mậu dịch, xuất khẩu, nhập khẩu, hàng hóa tại khu vực biên giới, hàng hóa viện trợ Chính phủ, phi Chính phủ.

Đối với các mặt hàng nằm trong danh mục này, doanh nghiệp bắt buộc phải lập bộ hồ sơ xin giấy phép (đơn xin cấp phép, hợp đồng xuất khẩu và một số giấy tờ liên quan) để có thể thực hiện xuất khẩu hàng hóa.

Bước 3: Đặt booking và lấy container rỗng

Trường hợp hàng hóa được xuất khẩu theo điều kiện CIF hoặc CNF thì công ty sẽ có trách nhiệm thu xếp và thanh toán chi phí vận chuyển đường biển. Nghĩa là công ty cần liên hệ với phía bên hãng tàu để đặt chỗ và thuê container rỗng để vận chuyển hàng hóa.

>> Tham khảo: EPA trong xuất nhập khẩu và công cụ thâm nhập vào thị trường thế giới.

Bước 4: Chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa xuất khẩu

Sau khi nhận được thông báo booking thành công từ hãng tàu, công ty cần hoàn tất việc chuẩn bị hàng hóa để đảm bảo đáp ứng yêu cầu số lượng, chất lượng cam kết trong hợp đồng. Đồng thời, công ty cũng cần chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ, chứng từ liên quan đến hàng hóa để phục vụ cho quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.

Bước 5: Đóng gói hàng hóa

Bước đóng gói hàng hóa rất quan trọng trong vận tải hàng hóa đường biển. Công ty đặt chỗ với công ty vận chuyển để nhận phương tiện và đóng gói hàng.

Lưu ý: Công ty cần kiểm tra và nắm được quy định riêng của hãng tàu để thực hiện đóng gói hàng hóa đúng tiêu chuẩn, tránh gặp phải những sự cố không mong muốn.

Khi nhận container, công ty sẽ kéo container về kho và đóng gói hàng hóa. Công ty cần kiểm tra kỹ tình trạng của phương tiện như có bị thủng không, hư hỏng hay không. Vì những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến quá trình vận chuyển hàng hóa.

Trong quá trình đóng gói hàng hóa, nếu lô hàng cần phải kiểm tra lại tại cảng, cần kẹp chì để hạ container xuống thì công ty lưu ý khi lấy mẫu để kiểm tra, hãy sử dụng ống của công ty vận chuyển để tránh chi phí yêu cầu sử dụng ống mới. Sau khi đã đóng gói hàng, công ty cần chuẩn bị giấy xác nhận khối lượng để xuất trình tại cảng.

Bước 6: Mua bảo hiểm

Việc mua bảo hiểm không bắt buộc đối với bên nhập khẩu. Tuy nhiên, nếu hai bên mua bán theo các điều kiện CIF, CIP thì bên xuất khẩu có trách nhiệm mua bảo hiểm.

Để mua được bảo hiểm, bên xuất khẩu phải có hợp đồng ngoại thương và các chứng từ liên quan đến việc giao hàng theo hợp đồng.

>> Tham khảo: Quy trình thanh toán LC đầy đủ.

Bước 7: Làm thủ tục hải quan

Trước khi giao hàng lên phương tiện vận tải, bên xuất khẩu phải thực hiện khai báo hải quan cho các điều kiện cơ sở giao hàng nhóm F, C, D.

Đối với doanh nghiệp Việt Nam, để được thông quan hàng hóa phải xuất trình bộ chứng từ hải quan bao gồm:

- Tờ khai hải quan.

- Hợp đồng xuất khẩu.

- Phiếu đóng gói.

- Hồ sơ pháp nhân doanh nghiệp.

- Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng.

- Giấy phép xuất khẩu (nếu có).

Quy trình khai báo hải quan:

- Khai báo theo Mẫu tờ khai quy định (không sử dụng bản sao hay bản sửa chữa).

- Nộp tờ khai và đăng ký đợi kiểm hàng hóa.

- Nhận thông báo kiểm hóa vận chuyển hàng hóa đến địa điểm kiểm tra hàng hóa.

- Ký xác nhận chủ hàng hóa vào Tờ khai, để hải quan kẹp chì sau đó xin xác nhận đã kiểm hàng của bên Hải quan và nhận thông báo thuế (nếu có).

Bước 8: Giao hàng

Nghiệp vụ vận chuyển chặng chính sẽ liên quan đến cách giao hàng của nhà xuất khẩu. Có 2 cách giao hàng xuất khẩu liên quan đến việc lưu kho bãi:

- Đối với hàng hóa phải lưu kho: nhà xuất khẩu giao hàng cho chủ kho hoặc chủ cảng và sau đó chủ kho hoặc chủ cảng sẽ chủ động thực hiện giao hàng lên tàu.

- Đối với hàng hóa không phải lưu kho: Giao hàng trực tiếp cho hãng tàu để vận chuyển.

Bước 9: Thanh toán

Công ty xuất khẩu cần hoàn thiện bộ hồ sơ thanh toán gồm:

- Hóa đơn thương mại.

- Giấy gửi hàng đường biển.

- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O).

- Danh sách đóng gói và giấy chứng nhận khử trùng.

Bước 10: Xử lý khiếu nại

Nghiệp vụ giải quyết khiếu nại chỉ áp dụng nếu có yêu cầu khiếu nại từ phía khách hàng. Phương án giải quyết khiếu nại thường được thỏa thuận từ đầu và thể hiện trong hợp đồng thương mại.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Lưu ý khi xuất khẩu hàng hóa đường biển

Lưu ý khi xuất khẩu hàng hóa đường biển.

Hình thức xuất khẩu hàng hóa đường biển có nhiều ưu điểm, nhược điểm và cần lưu ý những vấn đề sau:

- Nếu đóng hàng nguyên container, khi nhận container rỗng cần kiểm tra kỹ lưỡng hiện trạng của container. Nếu có điều gì bất thường cần báo ngay với hãng tàu để được giải quyết.

- Chú ý đến hạn sử dụng của chữ ký số trong quá trình khai báo hải quan.

- Kiểm tra cẩn thận chất lượng hàng hóa: Doanh nghiệp cần kiểm tra lại hàng hóa nhằm đảm bảo tình trạng tốt nhất trước khi hàng hóa được vận chuyển ra khỏi lãnh thổ để tránh bị khiếu nại.

- Tuân thủ chặt chẽ điều khoản hợp đồng: Bạn cần đảm bảo các bên dịch vụ tiến hành các thủ tục theo đúng những thông tin đã cam kết trong hợp đồng.

- Tìm hiểu kỹ lưỡng lưu ý của quốc gia bên nhập khẩu: Ví dụ khai ENS cho hàng xuất khẩu châu Âu, AMS cho hàng xuất khẩu sang Mỹ,...

Trên đây là quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển 10 bước chi tiết. Vận chuyển đường biển là phương thức phổ biến với nhiều ưu điểm so với các phương thức vận chuyển khác nên doanh nghiệp có thể tham khảo để áp dụng với chi phí và thời gian tối ưu.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm khai báo hải quan ECUS, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN