Khi nào dùng mã LOT trong xuất nhập khẩu?

“LOT hay số lô hàng” là một thông tin dễ thấy ở các sản phẩm trong hoạt động xuất nhập khẩu. Số LOT đóng vai trò quan trọng, giúp tổ chức hàng hóa thành các nhóm có đặc điểm chung, tạo thuận lợi cho việc quản lý, vận hành và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động vận chuyển quốc tế. Bài viết này sẽ tìm hiểu chi tiết về khái niệm LOT, vai trò và ý nghĩa của nó trong chuỗi cung ứng xuất nhập khẩu.

Khái niệm mã số LOT.

1. Tìm hiểu chung về LOT trong xuất nhập khẩu

Trước tiên, hãy cùng tìm hiểm LOT là gì và tác dụng của việc sử dụng mã LOT trên các sản phẩm, hàng hóa xuất nhập khẩu.

1.1. LOT là gì trong xuất nhập khẩu?

Trong ngành xuất nhập khẩu, nhà sản xuất thường ghi LOT hay LOT Number/Batch Number trên vỏ bao bì sản phẩm là số lô sản xuất.

LOT sản phẩm là mã cho phép nhà ѕản хuất hoặc nhà cung cấp хác định thông tin ᴠề lô ѕản phẩm được ѕản хuất.

Những lô hàng có cùng số LOT được hiểu là một nhóm hàng hóa được gom chung và vận chuyển trong cùng một đợt.

Các hàng hóa trong một lô thường có cùng đặc điểm như loại sản phẩm, xuất xứ, ngày sản xuất, hoặc nhà cung cấp.

Lô hàng có thể có quy mô khác nhau, từ vài đơn vị hàng hóa đến hàng nghìn đơn vị, tùy thuộc vào loại sản phẩm, yêu cầu của khách hàng và quy trình sản xuất.

Căn cứ Khoản 9, Điều 2, Luật an toàn thực phẩm, ta có khái niệm Lô sản phẩm thực phẩm là một số lượng xác định của một loại sản phẩm cùng tên, chất lượng, nguyên liệu, thời hạn sử dụng và cùng được sản xuất tại một cơ sở.

Khoản 3, Điều 2, Thông tư số 01/2018/TT-BYT quy định Số lô sản xuất (số LOT) là ký hiệu bằng số hoặc bằng chữ, hoặc kết hợp cả số và chữ nhằm nhận biết lô thuốc, nguyên liệu làm thuốc và cho phép truy xuất toàn bộ lai lịch của một lô thuốc, lô nguyên liệu làm thuốc bao gồm toàn bộ công đoạn của quá trình sản xuất, các hoạt động kiểm tra chất lượng và lưu hành lô thuốc, nguyên liệu làm thuốc đó.

>> Tham khảo: Original Bill Of Lading trong xuất nhập khẩu và quy định pháp lý của B/L.

1.2. Lợi ích của việc ghi mã LOT trong xuất nhập khẩu

Trên thực tế, mã LOT trên bao bì của sản phẩm không có nhiều ý nghĩa với người tiêu dùng.

Tuy nhiên, với nhà sản xuất thì số LOT giúp họ kiểm soát được chất lượng hàng hóa xuất nhập khẩu cũng như đảm bảo các quy định pháp lý.

a) Quản lý chất lượng và truy xuất nguồn gốc

Việc nhóm các sản phẩm cùng loại và cùng đặc điểm vào một lô giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra chất lượng đồng nhất của sản phẩm trước khi vận chuyển.

Bên cạnh đó, khi sản phẩm thuộc một lô nhất định có sự cố, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy xuất nguồn gốc và các đặc điểm liên quan của toàn bộ lô hàng để nhanh chóng khoanh vùng và xử lý sự cố.

Điều này giúp giảm thiểu tổn thất và giữ được uy tín thương hiệu.

>> Tham khảo: Chi phí Drop-off trong xuất nhập khẩu và cách tối ưu.

b) Đơn giản hóa quá trình quản lý kho

Việc chia hàng hóa theo lô sẽ giúp dễ dàng quản lý tồn kho.

Khi cần lấy hàng, kiểm đếm hay kiểm kê, doanh nghiệp có thể xử lý nhanh chóng dựa trên mã lô, tiết kiệm thời gian và công sức so với việc quản lý từng đơn vị hàng hóa riêng lẻ.

c) Cải thiện hiệu suất và tiết kiệm chi phí

Thay vì xử lý từng đơn vị hàng hóa riêng lẻ, doanh nghiệp có thể đóng gói và vận chuyển một số lượng lớn sản phẩm cùng lúc, giảm thời gian và chi phí cho mỗi đơn vị hàng hóa.

Điều này giúp tối ưu hóa quy trình vận hành, giảm thiểu lãng phí và tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực.

2. Khi nào dùng số LOT trên nhãn hàng hóa?

Quy định về nhóm hàng hóa phải ghi số LOT.

Việc ghi số lô hàng hóa được thực hiện theo một số Tiêu chuẩn của các tổ chức và chính phủ, quy định như sau:

- Theo quy định bắt buộc được ban hành tại Phụ lục I, ban hành kèm theo Nghị định 111/2021/NĐ-CP của Chính phủ: Số lô sản xuất là một trong những nội dung bắt buộc phải thể hiện trên nhãn hàng hóa theo tính chất của hàng hóa của các ngành sau:

Thuốc, nguyên liệu làm thuốc dùng cho người.

Mỹ phẩm.

Hóa chất gia dụng.

Trang thiết bị y tế (Số lô hoặc số sê ri).

Chế phẩm diệt côn trùng, diệt khuẩn dùng trong lĩnh vực gia dụng và y tế.

- Một số tiêu chuẩn của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO), như ISO 9001 có một số yêu cầu liên quan đến việc ghi thông tin số lot sản phẩm để đảm bảo chất lượng và truy xuất nguồn gốc xuất nhập khẩu.

Ngoài ra, bất kì đơn vị sản xuất nào cũng có thể sử dụng số LOT cho hàng hóa xuất nhập khẩu của mình, với mục đích là tự quản lý và kiểm soát chất lượng hàng hóa một cách tốt nhất.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Cách ghi số LOT trên bao bì sản phẩm

Quy định về việc ghi số LOT.

Dưới đây là các quy định về việc tạo mã LOT cho sản phẩm, hàng hóa.

3.1. Quy tắc tạo số LOT trong sản xuất hàng hóa xuất nhập khẩu

Về quy tắc, không có bất kỳ quy tắc cụ thể này cho việc đặt số LOT. Điều này phụ thuộc vào quy định của nhà sản xuất đặt ra theo quy định của ngành nghề.

Thông thường các nhà sản xuất sẽ ghi thời điểm sản xuất/ngày sản xuất vào trong các ký tự của LOT để đánh dấu giờ, ngày, tháng, năm đã sản xuất để tiện cho việc truy xét thời gian sản xuất cũng như tổ máy, nhà máy và mã phân loại của sản phẩm.

Ví dụ, ký hiệu số lot có thể được tạo bởi các thông tin như:

Giờ sản xuất: 2204 (22h04 phút).

Nhà máy sản xuất: FU (nhà máy FUNIX).

Mã sản phẩm: 1234 (mã sản phẩm 1234).

Từ đó, ta có số LOT được ghi trên nhãn là: 2204-FU-1234.

>> Tham khảo: Tìm hiểu về hóa đơn chiếu lệ trong xuất nhập khẩu và cách phân biệt PI và CI.

3.2. Quy định về cách ghi số lô trên nhãn phụ của hàng hóa nhập khẩu

Quy định về cách ghi số LOT trên nhãn hàng hóa được quy định tại Điều 29, Thông tư 01/2018/TT-BYT như sau:

- Số lô sản xuất được viết đầy đủ là “Số lô sản xuất” hoặc viết tắt theo một trong các cụm từ sau: “Số lô SX”, “Lô SX”, “LSX” hoặc “SLSX” kèm theo thông tin về ký hiệu số lô sản xuất. Thông tin và cấu trúc của ký hiệu số lô sản xuất do nhà sản xuất tự quy định.

- Trường hợp nhãn gốc ghi số lô sản xuất bằng tiếng nước ngoài, thì trên nhãn phụ phải ghi như sau: số lô sản xuất (LSX/SLSX) xem thông tin số lô sản xuất bằng tiếng nước ngoài được in trên nhãn gốc sản phẩm. Ví dụ: NSX, HSD, SLSX xem “Mfg Date”, “Exp Date”, “Batch No”/“Lot. No.” in trên bao bì.

Như vậy, số LOT hàng hóa là một thông tin quan trọng trong xuất nhập khẩu, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình vận hành, kiểm soát chất lượng và truy xuất nguồn gốc.

>> Tham khảo: Quy trình thanh toán LC đầy đủ.

Bằng cách quản lý lô hàng một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể tăng cường khả năng cạnh tranh, xây dựng niềm tin với khách hàng và tiết kiệm chi phí.

Trong tương lai, với sự hỗ trợ của công nghệ, việc quản lý lô hàng sẽ trở nên ngày càng chính xác và tiện lợi hơn, giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả cao nhất trong chuỗi cung ứng.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm khai báo hải quan ECUS, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN