Tìm hiểu về hóa đơn chiếu lệ trong xuất nhập khẩu và cách phân biệt PI và CI

PI là thuật ngữ quen thuộc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Vậy PI là gì trong xuất nhập khẩu? PI có vai trò và ý nghĩa như thế nào trong các giao dịch thương mại quốc tế? PI và CI có gì khác nhau? Cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

PI là gì trong xuất nhập khẩu?

1. PI là gì trong xuất nhập khẩu?

PI viết tắt của Proforma invoice - Hóa đơn chiếu lệ, là hóa đơn được cấp trước đến xác nhận cam kết giữa người mua và người bán về việc giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ tại thời điểm trong tương lai.

Nội dung của hóa đơn chiếu lệ bao gồm thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ: nội dung, số lượng, giá cả, thông tin vận chuyển và các điều khoản thanh toán.

Tuy nhiên, đây chỉ là hóa đơn tạm thời, không phải hóa đơn chính thức nên không được coi là bằng chứng tài chính, không có nghĩa vụ pháp lý cho cả bên mua và bên bán.

PI có vai trò quan trọng trong quá trình hoàn thiện các điều khoản và nội dung hợp đồng thương mại chính thức.

Nhờ thông tin đầy đủ về sản phẩm, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng và thanh toán được ghi rõ trong PI, các bên tham gia giao dịch có thể dễ dàng hình dung về lô hàng và tránh những hiểu lầm không đáng có.

Điều này giúp quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.

>> Tham khảo: Thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa tại chỗ.

2. Các nội dung quan trọng cần có trên PI là gì?

Hóa đơn chiếu lệ thường có các nội dung gì?

PI là một tài liệu quan trọng trong giao dịch xuất nhập khẩu, chứa đựng thông tin chi tiết về lô hàng sắp giao dịch. Dưới đây là những nội dung thường thấy trên một PI:

- Thông tin hóa đơn: Số và ngày của hóa đơn

- Thông tin của bên mua và bên bán: Tên, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, email, fax…

- Thông tin hàng hóa: Tên hàng hóa, đơn giá, số lượng, quy cách đóng gói, số tiền cần thanh toán.

- Phương thức thanh toán theo thỏa thuận.

- Thông tin ngân hàng

- Port of Loading: Cảng bốc hàng

- Port of Destination: Cảng hàng đến

- ETD/ ETA: Ngày giao hàng và ngày dự kiến hàng đến địa điểm đã thỏa thuận.

>> Tham khảo: Bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ bao gồm những gì?

3. Cách phân biệt PI và CI đơn giản nhất

Sau khi hiểu rõ PI là gì trong xuất nhập khẩu, độc giả có thể phân biệt PI và CI một cách dễ dàng thông qua các tiêu chí sau:

Giống nhau:

- PI (Proforma Invoice) - Hóa đơn chiếu lệ và CI (Commercial Invoice) - Hóa đơn thương mại đều thể hiện giá cả và đặc điểm hàng hóa.

Khác nhau:

Tiêu chí phân biệt	PI (Proforma Invoice) Hóa đơn chiếu lệ	CI (Commercial Invoice) Hóa đơn thương mại
Thời điểm phát hành	Phát hành trước khi gửi hàng hóa.	Phát hành sau khi hàng đã được gửi, hoặc đã đóng xong vào container.
Tính chất pháp lý	Không có giá trị pháp lý.	Có giá trị pháp lý.
Nội dung	Nội dung cơ bản giống nhau với CI. Tuy nhiên, bên mua và bên bán có thể chỉnh sửa cho đến khi cả hai bên đồng thuận với nội dung.	Nội dung phải cố định, không thể thay đổi sau khi đã phát hành.
Tính cam kết	Chỉ là sự cam kết ban đầu của người bán gửi tới người mua.	Là chứng từ chính thức đã xác nhận giao dịch mua bán.
Mục đích sử dụng	Báo giá, chứng từ làm các thủ tục hải quan, thông tin bán hàng.	Kế toán, thực hiện giao dịch chính thức.
Giá trị thanh toán	Không thể sử dụng để làm chứng từ thanh toán (do đây chỉ là bản nháp của hóa đơn).	Được cả người mua và người bán hạch toán kế toán.

4. Một số thắc mắc liên quan đến hóa đơn chiếu lệ (PI)

4.1. Khi nào phát hành PI?

Hóa đơn chiếu lệ là hóa đơn không bắt buộc trong các giao dịch buôn bán. Do đó, hiện nay không có quy định cụ thể về thời điểm phát hành hóa đơn chiếu lệ.

Tuy nhiên, bên mua và bên bán có thể lập hóa đơn chiếu lệ để thỏa thuận về các điều khoản trong giao dịch nhanh chóng hơn. Từ đó đi đến ký kết hợp đồng thuận lợi hơn cho cả 2 bên.

Giải đáp thắc mắc thường gặp về hóa đơn chiếu lệ.

4.2. Khi nào cần sử dụng hóa đơn chiếu lệ?

Proforma invoice là một công cụ hữu ích trong thương mại quốc tế. Nó giúp các bên tham gia giao dịch có được thông tin đầy đủ và chính xác về lô hàng, đồng thời hỗ trợ các thủ tục hải quan và các thủ tục khác. Dưới đây là một số trường hợp thực tế cần sử dụng proforma invoice:

- Bên xuất khẩu cần cung cấp cho bên nhập khẩu thông tin về hàng hóa một cách chính xác và đầy đủ nhưng hàng hóa vẫn chưa được giao nhận.

- Bên nhập khẩu cần giấy tờ xác minh giá trị hàng hóa để hoàn thiện thủ tục hải quan nhập khẩu.

- Khi hóa đơn thương mại (CI) chưa được phát hành hoặc có những thông tin chưa hoàn thiện để phát hành được hóa đơn.

- Khi hai bên đã có đầy đủ thông tin về lô hàng, bên nhập khẩu đã đồng ý với các điều khoản, hàng hóa đã được đóng vào container, hoặc đã được vận chuyển thì bên xuất khẩu có thể phát hành hóa đơn thương mại cho lô hàng đó.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

4.3. Hóa đơn chiếu lệ (PI) có thể thay thế hợp đồng được không?

Hóa đơn chiếu lệ không thể thay thế hợp đồng thương mại. Do hóa đơn chiếu lệ chỉ là phiên bản tạm thời của hóa đơn thương mại, không có giá trị pháp lý. Hóa đơn chiếu lệ chỉ cung cấp thông tin đầy đủ (số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán và vận chuyển) của một giao dịch dự kiến.

Tóm lại, PI đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình giao dịch quốc tế. Hy vọng qua bài viết, độc giả đã hiểu rõ PI là gì trong xuất nhập khẩu và các quy định liên quan để có thể tự tin hơn trong công việc của mình. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm khai báo hải quan ECUS, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN