Chứng từ bảo hiểm là gì? Insurance Certificate (IC) trong xuất nhập khẩu

Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate - IC) là giấy chứng nhận việc bảo hiểm đối với hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Đây là chứng từ thường xuất hiện trong các giao dịch xuất nhập khẩu, đặc biệt khi hợp đồng hoặc phương thức thanh toán có yêu cầu về bảo hiểm. Vậy IC có nội dung gì và được sử dụng khi nào?

1. Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate - IC) là gì?

Insurance Certificate (IC) hay Giấy chứng nhận bảo hiểm là chứng từ bảo hiểm được sử dụng để xác nhận việc bảo hiểm đối với hàng hóa theo các điều kiện bảo hiểm được áp dụng.

Trong giao dịch thương mại quốc tế, chứng từ bảo hiểm có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức như Insurance Policy, Insurance Certificate... Chứng từ phải thể hiện được việc phát hành và ký bởi công ty bảo hiểm, người bảo hiểm hoặc đại lý/người được ủy quyền phù hợp.

Như vậy, Insurance Certificate là một loại chứng từ bảo hiểm, được sử dụng để chứng minh việc bảo hiểm đã được thu xếp cho hàng hóa theo nội dung thể hiện trên chứng từ.

1.1 Nội dung thường có trên Insurance Certificate

Tùy theo mẫu chứng từ của doanh nghiệp bảo hiểm và yêu cầu của giao dịch, Insurance Certificate có thể thể hiện các thông tin liên quan đến:

• Người được bảo hiểm;
• Thông tin về hàng hóa được bảo hiểm;
• Số tiền bảo hiểm;
• Điều kiện hoặc phạm vi bảo hiểm;
• Thông tin về hành trình hoặc quá trình vận chuyển;
• Thông tin về phương tiện vận chuyển;
• Ngày phát hành chứng từ;
• Các thông tin liên quan khác theo hợp đồng bảo hiểm hoặc yêu cầu của giao dịch.

1.2 Insurance Certificate khác Insurance Policy như thế nào?

Insurance Certificate và Insurance Policy đều là chứng từ bảo hiểm nhưng không phải là hai tên gọi hoàn toàn đồng nhất.

Insurance Policy và Insurance Certificate đều thuộc nhóm chứng từ bảo hiểm có thể được xuất trình theo yêu cầu của L/C. Insurance Policy có thể được chấp nhận thay cho Insurance Certificate hoặc Declaration under an Open Cover trong trường hợp phù hợp. Do đó, khi hợp đồng hoặc L/C yêu cầu một loại chứng từ bảo hiểm cụ thể, doanh nghiệp cần kiểm tra đúng yêu cầu thay vì mặc nhiên thay thế giữa các loại chứng từ.

2. Khi nào cần chứng từ bảo hiểm trong xuất nhập khẩu?

Việc có Insurance Certificate trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu phụ thuộc vào điều kiện giao dịch và yêu cầu cụ thể của các bên. Không phải mọi lô hàng xuất nhập khẩu đều mặc nhiên phải có chứng từ bảo hiểm.

2.1 Khi giao hàng theo điều kiện CIF

Theo quy định, CIF (Cost, Insurance and Freight) là điều kiện dành cho vận tải biển và đường thủy nội địa. Với CIF, người bán có nghĩa vụ thu xếp bảo hiểm cho hàng hóa theo quy định của điều kiện này. Mức bảo hiểm mặc định theo CIF là Institute Cargo Clauses (C), trừ khi các bên thỏa thuận mức bảo hiểm cao hơn.

Vì vậy, trong giao dịch CIF, chứng từ bảo hiểm là một trong những chứng từ người bán cần cung cấp theo thỏa thuận và yêu cầu của giao dịch.

2.2 Khi giao hàng theo điều kiện CIP

Với CIP (Carriage and Insurance Paid To), người bán cũng có nghĩa vụ thu xếp bảo hiểm cho hàng hóa. CIP có mức bảo hiểm mặc định cao hơn CIF, theo Institute Cargo Clauses (A) hoặc điều khoản tương đương. ICC cũng nêu rằng người bán phải cung cấp cho người mua chứng từ bảo hiểm hoặc chính sách bảo hiểm phù hợp.

Điểm cần lưu ý là CIF và CIP không chỉ khác nhau về phương thức vận tải mà còn có yêu cầu khác nhau về mức bảo hiểm mặc định.

2.3 Khi thanh toán bằng thư tín dụng (L/C)

Chứng từ bảo hiểm cũng có thể được yêu cầu trong bộ chứng từ thanh toán bằng L/C. Nếu L/C yêu cầu xuất trình chứng từ bảo hiểm, chứng từ phải đáp ứng các yêu cầu liên quan đến việc phát hành, ký, số tiền bảo hiểm, ngày chứng từ và các nội dung khác được quy định.

Đặc biệt, ngày của chứng từ bảo hiểm không được muộn hơn ngày giao hàng, trừ trường hợp chứng từ thể hiện rằng bảo hiểm có hiệu lực từ một ngày không muộn hơn ngày giao hàng.

Do đó, doanh nghiệp xuất khẩu cần kiểm tra kỹ yêu cầu của L/C trước khi lập và xuất trình chứng từ bảo hiểm.

2.4 Khi doanh nghiệp chủ động mua bảo hiểm

Ngoài trường hợp nghĩa vụ thu xếp bảo hiểm được quy định trong điều kiện giao hàng hoặc yêu cầu của L/C, doanh nghiệp có thể chủ động mua bảo hiểm hàng hóa để quản lý rủi ro trong quá trình vận chuyển.

Trong trường hợp này, loại chứng từ được cấp và nội dung thể hiện trên chứng từ phụ thuộc vào thỏa thuận bảo hiểm và quy định của doanh nghiệp bảo hiểm.

3. Lưu ý khi kiểm tra chứng từ bảo hiểm trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu

Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, việc kiểm tra Insurance Certificate cần được thực hiện dựa trên hợp đồng ngoại thương, điều kiện giao hàng, L/C nếu có và các yêu cầu cụ thể của giao dịch.

Một số nội dung cần kiểm tra gồm:

• Thông tin người được bảo hiểm: Kiểm tra tên và thông tin của bên được bảo hiểm theo yêu cầu của hợp đồng hoặc L/C.
• Thông tin hàng hóa: Đối chiếu thông tin hàng hóa trên chứng từ bảo hiểm với các chứng từ liên quan của lô hàng.
• Số tiền bảo hiểm: Kiểm tra số tiền bảo hiểm và đồng tiền thể hiện. 
• Điều kiện và phạm vi bảo hiểm: Kiểm tra điều kiện bảo hiểm được áp dụng có phù hợp với hợp đồng, L/C hoặc điều kiện giao hàng hay không. 
• Ngày phát hành và hiệu lực: Nếu chứng từ được sử dụng trong bộ chứng từ L/C, cần kiểm tra thời điểm phát hành và hiệu lực bảo hiểm.
• Yêu cầu của L/C: Nếu thanh toán bằng L/C, doanh nghiệp cần đối chiếu Insurance Certificate với từng yêu cầu liên quan trong L/C để hạn chế sai sót khi xuất trình chứng từ.

Trong quá trình thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu, doanh nghiệp phải xử lý nhiều loại chứng từ và thông tin liên quan đến từng lô hàng. Việc quản lý dữ liệu tập trung giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong quá trình khai báo, theo dõi và đối chiếu hồ sơ.

ECUS là giải pháp phần mềm khai hải quan điện tử của Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử và quản lý dữ liệu phục vụ hoạt động xuất nhập khẩu.

Bên cạnh các nghiệp vụ khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS, ECUS còn phát triển ECUS AI, hỗ trợ phân tích bộ chứng từ và đưa kết quả phân tích vào các chỉ tiêu thông tin tương ứng trên tờ khai. Người khai vẫn cần kiểm tra, đối chiếu và xác nhận thông tin trước khi thực hiện khai báo với cơ quan Hải quan.

Việc ứng dụng phần mềm vào quản lý và khai báo hải quan giúp doanh nghiệp giảm thao tác nhập liệu thủ công, thuận tiện hơn trong quản lý thông tin và xử lý hồ sơ xuất nhập khẩu.

Tóm lại, chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate - IC) là một loại chứng từ bảo hiểm được sử dụng trong nhiều giao dịch thương mại quốc tế. Việc doanh nghiệp có cần cung cấp chứng từ này hay không phụ thuộc vào điều kiện giao hàng, hợp đồng, phương thức thanh toán và yêu cầu cụ thể của giao dịch.

Đặc biệt, với các giao dịch theo CIF, CIP hoặc thanh toán bằng L/C, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ yêu cầu về bảo hiểm và chứng từ bảo hiểm để bảo đảm bộ hồ sơ phù hợp với thỏa thuận giữa các bên và các quy tắc được áp dụng.

Nguyệt Nga