Hướng dẫn khai báo chứng từ số hóa hải quan trên ECUS

Từ Thông tư 39/2018/TT-BTC năm 2018, Bộ Tài chính đã có quy định về việc số hóa chứng từ trong thủ tục hải quan nhưng phải đến năm 2026 khi mô hình thông quan tập trung được triển khai thí điểm tại Chi cục Hải quan khu vực III, doanh nghiệp thông quan tại đây không chỉ cần khai báo tờ khai hải quan điện tử mà còn phải thực hiện số hóa toàn bộ bộ chứng từ đính kèm theo yêu cầu tại Thông tư 121/2025/TT-BTC ban hành ngày 18/12/2025. Thay đổi này đặt ra bài toán mới là làm thế nào để xử lý nhanh, chính xác hàng chục loại chứng từ mà không tốn quá nhiều nhân lực?

Phần mềm khai báo hải quan ECUS (ECUS5VNACCS) của Công ty Thái Sơn đã tích hợp giải pháp toàn diện, bao gồm tính năng trí tuệ nhân tạo ECUS AI, giúp doanh nghiệp thực hiện số hóa chứng từ và khai báo chứng từ số hóa hải quan trong một quy trình liền mạch.

1. Chứng từ số hóa Hải quan là gì?

Chứng từ số hóa hải quan là bản điện tử của các tài liệu trong bộ hồ sơ hải quan bao gồm hóa đơn thương mại, vận tải đơn, hợp đồng mua bán, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và các chứng từ liên quan khác được chuyển đổi sang định dạng số và khai báo lên hệ thống hải quan điện tử.

Theo Thông tư 121/2025/TT-BTC, doanh nghiệp phải nộp chứng từ dưới dạng số hóa thay vì bản giấy như trước. Đây là bước chuyển đổi quan trọng trong lộ trình hiện đại hóa thủ tục hải quan của Việt Nam.

Thực trạng hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn đang nhập thủ công từng chỉ tiêu thông tin từ chứng từ vào phần mềm. Đây là một quy trình vừa tốn thời gian, vừa dễ xảy ra sai sót, nhất là khi phải xử lý nhiều tờ khai trong ngày.

2. ECUS AI tự động hóa phân tích chứng từ bằng trí tuệ nhân tạo

ECUS AI là tính năng đã được tích hợp trong phần mềm ECUS, ứng dụng trí tuệ nhân tạo để tự động đọc và phân tích chứng từ, trích xuất thông tin rồi điền vào các chỉ tiêu tương ứng trên tờ khai hải quan mà không cần nhập liệu thủ công bằng tay.

Hệ thống sử dụng GPU Nvidia H200 kết hợp các mô hình AI tiên tiến, đảm bảo tốc độ xử lý nhanh và độ tin cậy cao. Các định dạng chứng từ được hỗ trợ gồm: PDF, PNG, JPG.

Các tính năng nổi bật của ECUS AI:

• Phân tích tự động chứng từ: Đọc hóa đơn, vận tải đơn, hợp đồng, C/O và tự động trích xuất thông tin ra tờ khai
• Xác định mã HS tự động: Dựa vào mô tả hàng hóa trên chứng từ, hệ thống xác định mã HS và gợi ý danh sách mã có độ tin cậy cao để người khai tham khảo
• Đối chiếu trực quan: So sánh song song chứng từ gốc và chỉ tiêu đã số hóa, giúp kiểm tra nhanh trước khi khai báo
• Quản lý hồ sơ trước và sau thông quan: Theo dõi toàn bộ tờ khai gắn với bộ hồ sơ tương ứng trong một giao diện thống nhất

3. 4 Cách tạo và khai báo chứng từ số hóa hải quan trên ECUS

Tùy theo quy trình làm việc của từng doanh nghiệp, ECUS5VNACCS hỗ trợ 4 cách để tạo và khai báo chứng từ số hóa:

Cách 1: Dùng ECUS AI (khuyên dùng cho bộ hồ sơ phức tạp)

Đây là cách nhanh và tự động nhất, phù hợp khi doanh nghiệp cần xử lý nhiều chứng từ cùng lúc:

• 1. Đính kèm file chứng từ (PDF/PNG/JPG) vào hệ thống;
• 2. ECUS.AI tự động phân tích toàn bộ bộ hồ sơ;
• 3. Xem kết quả phân tích, kiểm tra và tạo tờ khai kèm chứng từ số hóa;
• 4. Khai báo tờ khai và chứng từ lên cơ quan hải quan;

Cách 2: Từ hồ sơ hải quan: Tạo hồ sơ xuất/nhập khẩu trước, sau đó đính kèm chứng từ và để ECUS.AI phân tích, rồi tạo tờ khai kèm chứng từ số hóa và khai báo — gồm 5 bước.

Cách 3: Từ tờ khai hải quan đã có: Với tờ khai đã tạo sẵn, chỉ cần tạo thêm chứng từ số hóa gắn với tờ khai đó rồi khai báo gồm 3 bước.

Cách 4: Nhập thủ công từ danh sách: Phù hợp cho chứng từ đặc biệt cần kiểm soát từng chỉ tiêu tạo chứng từ số hóa thủ công rồi khai báo lên hệ thống.

Ngoài số hóa chứng từ, ECUS5VNACCS còn hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đăng ký kiểm hóa, lấy mẫu trực tiếp trên phần mềm, doanh nghiệp không cần đăng nhập thêm hệ thống riêng của hải quan.

Tính năng này áp dụng cho:

• Tờ khai có chỉ thị lấy mẫu phục vụ phân tích, phân loại hàng hóa
• Tờ khai luồng đỏ yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa

Doanh nghiệp gửi bản đăng ký kiểm hóa thẳng từ giao diện ECUS5VNACCS, tiết kiệm thời gian và giảm bớt thao tác đăng nhập nhiều hệ thống.

4. Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần chuẩn bị

Doanh nghiệp cần lưu ý, việc số hóa các chứng từ đính kèm thủ tục khai hải quan hiện nay nhằm hỗ trợ phục vụ triển khai mô hình thông quan tập trung đang được triển khai thí điểm tại Chi cục Hải quan khu vực III. Tại các chi cục HQ khác vẫn khai báo như cũ, đơn vị nên liên hệ trước để được chủ động hơn trong việc số hóa chứng từ theo đúng quy định.

Để triển khai thuận lợi, doanh nghiệp cần cập nhật ECUS5VNACCS lên phiên bản hỗ trợ chứng từ số hóa, chuẩn bị bộ chứng từ dạng số (PDF/JPG/PNG) và đào tạo nhân viên khai báo làm quen quy trình mới. Đội ngũ hỗ trợ của Công ty PTCN Thái Sơn sẽ tư vấn mô hình triển khai phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Trên đây là những chia sẻ từ Hải quan điện tử ECUS về khai báo chứng từ số hóa hải quan. Hy vọng những thông tin từ bài viết sẽ giúp ích cho người đọc trong việc thực đầy đủ và đúng các quy định. Doanh nghiệp cần hỗ trợ kỹ thuật ECUS vui lòng liên hệ Tổng đài HTKH 24/7 1900 4767 (Miền Bắc) - 1900 4768 (Miền Trung - Nam) để được giúp đỡ và hướng dẫn cụ thể.

Tài Phạm