Hướng dẫn sử dụng ECUS AI - Tạo tờ khai hải quan bằng AI trên Ecus5VNACCS

Việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) vào khai báo hải quan giúp doanh nghiệp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý chứng từ và hạn chế sai sót. Trên phần mềm Ecus5 VNACCS, tính năng ECUS AI cho phép tự động phân tích bộ hồ sơ và tạo tờ khai hải quan một cách nhanh chóng, chính xác theo đúng dữ liệu đầu vào. Dưới đây là quy trình sử dụng ECUS AI theo đúng hướng dẫn nghiệp vụ.

1. Quy trình tạo tờ khai hải quan bằng ECUS AI

Bước 1: Đính kèm bộ chứng từ hải quan

Người khai thực hiện tải lên các chứng từ thuộc bộ hồ sơ hải quan, bao gồm:

• Hóa đơn (Invoice)
• Vận tải đơn (Bill of Lading)
• Hợp đồng mua bán
• Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

Định dạng file được hệ thống hỗ trợ gồm: PDF, PNG, JPG.

Việc đính kèm đầy đủ và đúng chứng từ là cơ sở để hệ thống ECUS AI thực hiện phân tích và trích xuất dữ liệu phục vụ tạo tờ khai.

Bước 2: ECUS AI phân tích chứng từ

Sau khi tiếp nhận bộ hồ sơ, hệ thống ECUS AI tiến hành phân tích các file chứng từ đã tải lên.

Quá trình này được thực hiện tự động nhằm:

• Trích xuất thông tin hàng hóa;
• Xác định các chỉ tiêu cần khai báo;
• Phân tích dữ liệu phục vụ tạo tờ khai;

Kết quả phân tích sẽ được hiển thị đầy đủ tại các mục thông tin tương ứng để người khai theo dõi và kiểm tra. Lưu ý, hệ thống tự động xác định mã số HS cho từng dòng hàng dựa trên thông tin mô tả trong chứng từ.

Bước 3: Tạo tờ khai và khai báo hải quan

Sau khi phân tích thành công, hệ thống sẽ:

• Tự động đưa dữ liệu vào các chỉ tiêu thông tin trên tờ khai hải quan;
• Hiển thị tờ khai hoàn chỉnh để người khai kiểm tra;

Người khai thực hiện:

• Đối chiếu lại toàn bộ thông tin;
• Xác nhận các chỉ tiêu trên tờ khai;
• Tiến hành khai báo lên cơ quan hải quan;

2. Các tính năng nổi bật của ECUS AI

ECUS AI không chỉ hỗ trợ tạo tờ khai tự động mà còn cung cấp các chức năng phục vụ kiểm soát và tra cứu nghiệp vụ:

a) Kiểm tra chi tiết kết quả phân tích

Cho phép đối chiếu từng chỉ tiêu thông tin với chứng từ gốc một cách trực quan, giúp kiểm tra dữ liệu nhanh và chính xác.

b) Gợi ý danh sách mã HS

Bên cạnh mã HS được hệ thống tự động xác định, phần mềm còn đề xuất danh sách mã HS có độ tin cậy cao để người khai tham khảo và lựa chọn.

c) Tra cứu mã HS theo mô tả hàng hóa

Người khai có thể tìm kiếm mã HS dựa trên thông tin mô tả, đồng thời tra cứu các biểu thuế và thuế suất liên quan.

d) Quản lý hồ sơ trước và sau thông quan

Hệ thống hỗ trợ quản lý toàn bộ hồ sơ xuất nhập khẩu từ khi phát sinh chứng từ đến khi tờ khai được thông quan. Các tờ khai được liên kết trực tiếp với bộ hồ sơ để theo dõi.

3. Kinh nghiệm triển khai ECUS AI từ ThaisonSoft - Đơn vị tiên phong Hải quan điện tử

ECUS AI được phát triển và triển khai bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) - đơn vị tiên phong trong lĩnh vực Hải quan điện tử tại Việt Nam với gần 24 năm kinh nghiệm.

Trong suốt quá trình hoạt động, ThaisonSoft đã triển khai giải pháp khai báo hải quan điện tử cho hàng chục nghìn doanh nghiệp xuất nhập khẩu trên toàn quốc. Phần mềm Ecus5 VNACCS hiện là một trong những giải pháp được sử dụng phổ biến nhất trong cộng đồng doanh nghiệp, đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ theo chuẩn hệ thống VNACCS/VCIS.

Khi triển khai ECUS AI, doanh nghiệp được hỗ trợ theo quy trình bài bản:

• Tư vấn phương án áp dụng phù hợp theo loại hình và quy mô hoạt động xuất nhập khẩu.
• Hướng dẫn sử dụng trực tiếp bám sát quy trình khai báo thực tế trên hệ thống VNACCS.
• Hỗ trợ xử lý vướng mắc trong quá trình lập và truyền tờ khai.
• Cập nhật kịp thời các thay đổi về chính sách, quy trình và hệ thống Hải quan.

Đội ngũ triển khai có kinh nghiệm thực tế trong nghiệp vụ hải quan và vận hành hệ thống, giúp doanh nghiệp nhanh chóng làm chủ phần mềm và khai thác hiệu quả các tính năng của AI trong hoạt động xuất nhập khẩu.

ECUS AI - Giải pháp tạo tờ khai hải quan tự động từ bộ chứng từ

Tính năng ECUS AI giúp doanh nghiệp:

• Rút ngắn thời gian lập tờ khai từ bộ chứng từ
• Hạn chế sai sót khi nhập liệu thủ công
• Chuẩn hóa dữ liệu theo đúng chỉ tiêu khai báo Hải quan
• Tăng hiệu suất xử lý hồ sơ xuất nhập khẩu

Việc ứng dụng ECUS AI trong khai báo hải quan không chỉ là xu hướng mà đã trở thành giải pháp thực tế giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình nghiệp vụ. Lựa chọn phần mềm đạt chuẩn kết nối hệ thống VNACCS/VCIS và được hỗ trợ triển khai bài bản sẽ quyết định hiệu quả vận hành lâu dài.

Để sử dụng chức năng tạo tờ khai hải quan bằng AI trên phần mềm ECUS (Bussiness version), Doanh nghiệp cần nâng cấp phần mềm lên phiên bản 6.0.232 mới nhất ngày 15/4/2026. Để được hỗ trợ, doanh nghiệp vui lòng liên hệ Tổng đài HTKH 1900 4767 (Miền Bắc) 1900 4768 (Miền Trung - Nam) để được hướng dẫn chi tiết và giải đáp thắc mắc.

Nguyệt Nga