Dịch vụ khai báo hải quan: Quy trình khai đúng chuẩn doanh nghiệp cần nắm rõ

Khai báo hải quan là bước bắt buộc trong hoạt động xuất nhập khẩu, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thông quan và chi phí của doanh nghiệp. Việc nắm rõ quy trình khai báo hải quan đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro mà còn tối ưu thời gian thông quan. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình theo đúng nghiệp vụ thực tế.

1. Quy trình khai báo hải quan đúng chuẩn

Quy trình khai báo hải quan được thực hiện theo các bước liên tiếp, từ chuẩn bị hồ sơ đến thông quan hàng hóa. Mỗi bước đều có yêu cầu cụ thể về dữ liệu và chứng từ.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hải quan

Hồ sơ bao gồm hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill) và các chứng từ liên quan như giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy phép chuyên ngành. Các chứng từ này phải đảm bảo đầy đủ, thống nhất về thông tin và phù hợp với lô hàng thực tế.

Bước 2: Khai báo tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS (viết tắt của Việt Nam Automated Cargo and Port Consolidated System, là một hệ thống tự động thông quan hàng hóa của Việt Nam).

Nội dung khai báo bao gồm các chỉ tiêu bắt buộc như mã loại hình, mã HS, trị giá tính thuế, thuế suất, thông tin người xuất khẩu, người nhập khẩu và các thông tin liên quan đến hàng hóa. Dữ liệu khai báo phải chính xác, đồng nhất với hồ sơ chứng từ.

Bước 3: Sau khi truyền tờ khai, hệ thống Hải quan tự động tiếp nhận và phân luồng. Kết quả phân luồng bao gồm luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ. Đối với luồng xanh, tờ khai được thông quan ngay; luồng vàng yêu cầu kiểm tra hồ sơ; luồng đỏ yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa.

Bước 4: Đối với các tờ khai phải thực hiện nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp tiến hành nộp thuế hải quan điện tử thông qua hệ thống ngân hàng phối hợp thu hoặc cổng thanh toán điện tử của cơ quan Hải quan. Việc nộp thuế phải đúng thông tin tờ khai và được hệ thống xác nhận.

Bước 5: Sau khi hoàn thành các bước kiểm tra và nghĩa vụ thuế, hệ thống Hải quan xác nhận thông quan. Doanh nghiệp thực hiện nhận hàng hoặc xuất hàng theo quy định.

2. Lỗi thường gặp khi khai báo hải quan khiến doanh nghiệp bị chậm thông quan

Trong quá trình khai báo, một số lỗi nghiệp vụ phổ biến có thể ảnh hưởng đến kết quả phân luồng và thời gian thông quan như:

• Khai sai mã HS dẫn đến áp sai thuế suất và có thể bị cơ quan Hải quan điều chỉnh, truy thu thuế. Việc xác định mã HS cần căn cứ vào bản chất hàng hóa và quy định phân loại hàng hóa hiện hành.
• Khai sai trị giá tính thuế là nguyên nhân dẫn đến việc bị ấn định thuế. Các yếu tố như giá FOB, chi phí vận chuyển, bảo hiểm cần được xác định đúng theo điều kiện giao hàng.
• Thông tin giữa các chứng từ không thống nhất là lỗi phổ biến, đặc biệt giữa Invoice, Packing List và tờ khai. Sai lệch dữ liệu có thể dẫn đến việc chuyển luồng kiểm tra.
• Nhập sai chỉ tiêu kỹ thuật trên hệ thống VNACCS có thể khiến tờ khai bị từ chối hoặc phải sửa đổi nhiều lần.

3. Giải pháp hỗ trợ khai báo hải quan bằng phần mềm khai hải quan điện tử ECUS

Phần mềm ECUS5VNACCS của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là giải pháp khai báo hải quan điện tử đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ theo hệ thống VNACCS/VCIS. Phần mềm đã được Tổng cục Hải quan thẩm định và cho phép kết nối chính thức với hệ thống Hải quan.

ECUS hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chức năng khai báo tờ khai, truyền nhận dữ liệu và xử lý kết quả phân luồng. Ngoài nghiệp vụ thông quan hàng hóa, phần mềm còn đáp ứng các nghiệp vụ mở rộng như đăng ký danh mục miễn thuế, quản lý hàng tạm nhập tái xuất, khai báo hàng mậu dịch và phi mậu dịch, cũng như thực hiện các thủ tục trên cổng dịch vụ công trực tuyến.

Phần mềm tích hợp chức năng kiểm tra dữ liệu trước khi truyền tờ khai, giúp phát hiện và hạn chế sai sót trong quá trình khai báo. Đồng thời, hệ thống hỗ trợ quản lý dữ liệu tập trung, phục vụ tra cứu và đối chiếu khi cần thiết.

Hiện nay, ECUS là phần mềm khai hải quan được nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu sử dụng nhất tại Việt Nam. Việc sử dụng Phần mềm ECUS giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục khai hải quan nhanh chóng, đúng quy trình, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả xử lý thủ tục.

Tóm lại, quy trình khai báo hải quan được thực hiện theo hệ thống điện tử với yêu cầu cao về độ chính xác và tính thống nhất dữ liệu. Việc tuân thủ đúng quy trình nghiệp vụ giúp doanh nghiệp đảm bảo thông quan thuận lợi và hạn chế rủi ro phát sinh.

Ứng dụng phần mềm chuyên dụng như ECUS là giải pháp phù hợp nhằm hỗ trợ khai báo đúng chuẩn, đáp ứng yêu cầu của hệ thống Hải quan và nâng cao hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu.

Nguyệt Nga