Bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ bao gồm những gì?

Chứng từ xuất nhập khẩu là bộ giấy tờ quan trọng trong quá trình giao dịch hàng hóa quốc tế. Mỗi loại giấy tờ đều có ý nghĩa riêng, giúp thông quan hàng hóa và đảm bảo tính minh bạch cho các giao dịch. Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ bao gồm những gì? Cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây cùng Ecus nhé!

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm nhiều loại giấy tờ quan trọng.

1. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm những gì?

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc, chứng từ thường có và các loại chứng từ khác.

1.1. Chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc

Theo quy định tại Điều 16, Thông tư 39/20218/TT-BTC, các chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc bao gồm:

- Hợp đồng mua bán

+ Là văn bản pháp lý, thỏa thuận giữa bên mua và bên bán về các nội dung như: Thông tin của các bên tham gia giao dịch, thông tin chi tiết của hàng hóa, điều kiện giao hàng, địa điểm giao nhận, phương thức thanh toán…

- Hóa đơn thương mại

+ Là chứng từ do người xuất khẩu phát hành, dùng để yêu cầu người mua thanh toán tiền cho người bán theo đúng thỏa thuận. Do chức năng của hóa đơn thương mại là cung cấp chứng từ cho việc thanh toán, nên nội dung trên hóa đơn cần thể hiện rõ các thông tin như: Đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán, thông tin ngân hàng của người bán.

- Phiếu đóng gói hàng hóa

+ Là chứng từ mô tả chi tiết cách đóng gói hàng hóa. Dựa vào đó, người đọc có thể nắm rõ thông tin về số lượng, khối lượng, dung tích của từng kiện hàng.

- Vận đơn

+ Là chứng từ xác nhận việc hàng hóa đã được mang lên các phương tiện vận tải (tàu biển hoặc máy bay). Ngoài ra, vận đơn còn có chức năng chứng minh quyền sở hữu đối với hàng hóa được ghi trên đó.

- Tờ khai hải quan

+ Là tài liệu mà chủ hàng hóa hoặc chủ phương tiện vận chuyển cần kê khai đầy đủ thông tin về lô hàng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa vào lãnh thổ Việt Nam.

>> Tham khảo: Những điều cần biết khi ủy thác xuất nhập khẩu.

1.2. Các chứng từ thường có

- Hóa đơn chiếu lệ

+ Được coi là chứng từ tạm thời của hóa đơn chính thức. Nội dung trên hóa đơn chiếu lệ tương đồng với hóa đơn thương mại, tuy nhiên, nó không có mục đích để thanh toán.

- Tín dụng thư

+ Là chứng từ được phát hành bởi ngân hàng theo yêu cầu của bên nhập khẩu. Đây được coi như bản cam kết từ phía ngân hàng dành cho người bán về việc thanh toán một khoản tiền cụ thể trong khoảng thời gian nhất định.

- Chứng từ bảo hiểm

+ Là chứng từ được phát hành bởi người bảo hiểm, nhằm cam kết bồi thường cho người nhận bảo hiểm.

- Giấy chứng nhận xuất xứ

+ Là chứng từ được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu, nhằm xác nhận nguồn gốc của hàng hóa đã được sản xuất ngay tại nước đó.

- Chứng thư kiểm dịch

+ Là chứng từ được cấp bởi Cơ quan kiểm dịch động/thực vật, nhằm xác nhận hàng hóa đã được kiểm dịch.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

1.3. Các chứng từ khác

- Giấy phép xuất nhập khẩu;

- Giấy chứng nhận chất lượng;

- Chứng nhận kiểm định;

- Giấy chứng nhận vệ sinh;

- Chứng thư hun trùng;

- Bản chỉ dẫn an toàn hóa chất;

2. Quy trình thực hiện chứng từ xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ hàng hóa

Chuẩn bị các loại chứng từ cần thiết bằng cách in và điền đầy đủ thông tin. Ngoài ra, hiện nay, người dùng có thể gửi chứng từ trực tuyến bằng cách đăng ký và sử dụng chữ ký số hoặc sử dụng thủ tục hải quan hoặc xuất nhập khẩu trọn gói.

Quy trình thực hiện chứng từ XNK và thủ tục hải quan.

Bước 2: Cài đặt phần mềm khai báo hải quan

Hiện nay, có nhiều phần mềm khai hải quan uy tín trên thị trường. Trong đó, phần mềm khai hải quan điện tử ECUS5VNACCS của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là phần mềm đang được nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu sử dụng nhất tại Việt Nam.

Bước 3: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành nếu có

Khi hàng hóa buộc phải kiểm tra chuyên ngành, người dùng cần hoàn thành mọi thủ tục, nộp hồ sơ và khai báo với Cơ quan theo quy định. Nếu không, có thể bỏ qua bước này.

>> Tham khảo: Danh mục hàng hóa cấm xuất nhập khẩu.

Bước 4: Khai và truyền tờ khai hải quan

Sau khi nhập các thông tin cần thiết, người dùng tải tờ khai hải quan lên phần mềm mà doanh nghiệp đang sử dụng, sau đó làm theo hướng dẫn.

Bước 5: Lấy lệnh giao hàng

Là chứng từ do công ty vận chuyển phát hành nhằm lưu hàng hóa và giao hàng đến tay người nhận.

Bước 6: Chuẩn bị hồ sơ hải quan

Lưu ý phân biệt tờ khai luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ để thực hiện khai theo đúng thủ tục hải quan quy định.

Bước 7: Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan theo hướng dẫn.

3. Lưu ý khi làm thủ tục chứng từ xuất nhập khẩu

Lưu ý khi làm thủ tục chứng từ XNK theo quy định.

Thủ tục xuất nhập khẩu là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi và tránh những rủi ro không đáng có, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:

- Chuẩn bị hồ sơ chứng từ đầy đủ .

- Điền thông tin chính xác.

- Chọn nhà cung cấp dịch vụ khai hải quan uy tín.

- Lưu trữ hồ sơ đầy đủ.

Hy vọng những thông tin trên đây đã giúp bạn hiểu rõ hơn về bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ bao gồm những gì. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào, liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm khai báo hải quan ECUS, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN