Hóa đơn bên thứ 3 - Third Party Invoicing là gì? 

Hóa đơn bên thứ 3 - Third Party Invoicing là một trong những thuật ngữ quen thuộc với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Đây là hóa đơn thương mại do một công ty ở nước thứ ba phát hành, thay mặt cho nhà xuất khẩu hoặc nhà cung cấp thực tế. Loại hóa đơn này thường xuất hiện trong các giao dịch có bên trung gian thương mại.

1. Hóa đơn bên thứ 3 là gì?

Hóa đơn bên thứ 3 (Third Party Invoice) là hóa đơn thương mại do một tổ chức hoặc công ty không phải là nhà sản xuất hoặc nhà xuất khẩu trực tiếp phát hành. Nói cách khác, đây là hóa đơn do bên trung gian ở nước thứ ba đứng tên phát hành, đại diện cho nhà xuất khẩu thực tế để gửi đến người mua.

Ví dụ: Doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu hàng sang Lào, nhưng hợp đồng và hóa đơn lại được phát hành bởi một công ty tại Singapore - Nơi đóng vai trò trung gian. Khi đó, hóa đơn phát hành từ Singapore chính là hóa đơn bên thứ 3.

Cách thức này thường được áp dụng trong các tập đoàn đa quốc gia, chuỗi cung ứng toàn cầu hoặc các giao dịch thương mại qua trung gian nhằm tối ưu thuế, đơn giản hóa hợp đồng và quản lý dòng tiền hiệu quả hơn.

2. Ý nghĩa của hóa đơn bên thứ 3 trong hoạt động thương mại quốc tế

Việc sử dụng hóa đơn bên thứ 3 giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong giao dịch quốc tế, nhất là khi hợp đồng thương mại được thực hiện thông qua các công ty trung gian hoặc tập đoàn đa quốc gia.

Nhờ có hóa đơn bên thứ 3, việc phân bổ giá trị, điều phối hàng hóa và quản lý chuỗi cung ứng toàn cầu trở nên minh bạch, hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đảm bảo mọi chứng từ đều thể hiện mối liên hệ rõ ràng giữa bên xuất khẩu, bên nhập khẩu và bên phát hành hóa đơn, tuân thủ đúng quy định về xuất xứ và thương mại quốc tế. Sự cẩn trọng trong từng chi tiết không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị bác bỏ C/O, mà còn nâng cao uy tín trong chuỗi cung ứng toàn cầu.

3. Cách kê khai hóa đơn bên thứ 3 trên C/O mẫu E

Khi sử dụng hóa đơn bên thứ 3, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến cách ghi thông tin trong hồ sơ đề nghị cấp C/O mẫu E.

Cụ thể:

• Tại ô số 10 của C/O mẫu E, doanh nghiệp phải ghi số và ngày phát hành của hóa đơn bên thứ 3.
• Nếu hóa đơn được phát hành bởi bên trung gian, tên và quốc gia của bên phát hành cũng cần được ghi rõ.
• Mọi thông tin về số lượng, giá trị, mô tả hàng hóa phải thống nhất giữa hóa đơn bên thứ 3 và các chứng từ xuất khẩu (tờ khai hải quan, vận đơn, packing list…).

Trường hợp doanh nghiệp không khai báo hoặc khai sai thông tin hóa đơn bên thứ 3, cơ quan cấp C/O có thể từ chối cấp chứng nhận xuất xứ do không đảm bảo tính minh bạch của hồ sơ.

4. Cần lưu ý gì khi sử dụng hóa đơn bên thứ 3?

Việc sử dụng hóa đơn bên thứ 3 mang lại sự linh hoạt trong thương mại quốc tế, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu doanh nghiệp không nắm rõ quy định. Một số lưu ý quan trọng gồm:

• Chỉ sử dụng hóa đơn bên thứ 3 trong các trường hợp thực sự cần thiết, khi giao dịch có yếu tố trung gian rõ ràng.
• Đảm bảo tính thống nhất thông tin giữa hóa đơn, hợp đồng, vận đơn và chứng từ xuất xứ.
• Không sử dụng hóa đơn bên thứ 3 để che giấu giá trị thực hoặc nguồn gốc hàng hóa, vì điều này có thể bị xem là gian lận thương mại.
• Kiểm tra kỹ hướng dẫn của từng hiệp định thương mại (FTA), bởi không phải hiệp định nào cũng chấp nhận hình thức hóa đơn bên thứ 3.

Doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ giữa phòng xuất nhập khẩu, kế toán và bộ phận khai báo hải quan để đảm bảo hồ sơ C/O hợp lệ, tránh bị truy thu hoặc từ chối ưu đãi thuế quan. 

5. Giải pháp ECUS hỗ trợ kê khai điện tử chuyên nghiệp

Trong bối cảnh doanh nghiệp xuất nhập khẩu ngày càng phải xử lý nhiều loại chứng từ điện tử, phần mềm ECUS của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn mang đến giải pháp toàn diện giúp tối ưu quy trình kê khai, quản lý và truyền dữ liệu hải quan.

ECUS là nền tảng khai báo hải quan điện tử chuyên nghiệp, hỗ trợ người dùng:

• Tự động cập nhật và đồng bộ dữ liệu tờ khai theo chuẩn của Tổng cục Hải quan.
• Kê khai linh hoạt các loại hóa đơn, đảm bảo dữ liệu và tờ khai hải quan luôn thống nhất.
• Quản lý hồ sơ, lưu trữ chứng từ số khoa học và tra cứu nhanh khi cần đối chiếu.
• Kết nối trực tiếp với hệ thống VNACCS, giúp giảm thiểu sai sót khi nhập liệu, tiết kiệm thời gian thông quan.
• Báo cáo, thống kê, hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chính xác hoạt động xuất nhập khẩu theo từng hợp đồng, mặt hàng, hoặc đối tác.

Hơn 20 năm đồng hành cùng cộng đồng doanh nghiệp xuất nhập khẩu, ECUS không chỉ là phần mềm, mà còn là công cụ chuyển đổi số thiết yếu, giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định hải quan, nâng cao tính chuyên nghiệp và minh bạch trong quản lý hóa đơn thương mại, đặc biệt là hóa đơn bên thứ 3.

Tóm lại, việc hiểu đúng và sử dụng hợp lý hóa đơn bên thứ 3 (Third Party Invoicing) giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu đảm bảo tính minh bạch, hợp lệ trong hồ sơ chứng từ. Khi quy trình quản lý hóa đơn được chuẩn hóa và nhất quán, doanh nghiệp không chỉ giảm rủi ro khi khai báo C/O mà còn nâng cao uy tín trong hoạt động thương mại quốc tế.

Nguyệt Nga