Packing list là gì? Vai trò, nội dung và cách lập Packing list

Packing list trong xuất nhập khẩu hàng hóa là thành phần bắt buộc trong bộ chứng từ hải quan. Packing list còn có một số tên gọi khác như bảng kê hàng hóa sản phẩm, phiếu chi tiết hàng hóa,... Packing list là gì? Tại sao Packing list lại quan trọng và cách lập như thế nào?

Khái niệm packing list trong xuất nhập khẩu.

1. Packing list là gì?

Packing list hay còn gọi là bảng kê hàng hóa/Phiếu đóng gói chi tiết hàng hóa là chứng từ quan trọng sử dụng trong thương mại quốc tế do người bán lập. Đây là thành phần quan trọng không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

Packing list được lập để lên danh sách chi tiết, chính xác và đầy đủ số lượng mặt hàng, sản phẩm và để đảm bảo đúng quy định xuất nhập khẩu hiện hành để được thông quan. Ngoài ra, đây còn được xem là loại giấy tờ có tính pháp lý để tiến hành xác minh, đối chiếu khi có sự cố xảy ra trong quá trình thực hiện xuất - nhập khẩu hàng hóa.

>> Tham khảo: Hướng dẫn hồ sơ, quy trình cấp giấy phép xuất nhập khẩu.

2. Phân loại Packing list

Packing list thường có 3 loại như sau:

- Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list): Phiếu đóng gói thể hiện chi tiết trên lô hàng, các bên mua bán dùng phiếu này để kiểm tra số lượng chi tiết các mặt hàng giao dịch. Dựa vào đó, bên bán nắm được số lượng hàng đóng gói thiếu hay đủ, nếu phát sinh vấn đề sẽ truy xuất lỗi ở khâu nào trong quá trình vận tải.

- Phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list): Nội dung thường không chỉ ra tên người bán, hiếm khi được sử dụng.

- Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight list): Tương tự như phiếu đóng gói chi tiết, nhưng phiếu đóng gói này có kèm theo bảng kê trọng lượng.

>> Tham khảo: Nhận diện rủi ro trong xuất nhập khẩu và đánh giá mức độ ảnh hưởng.

3. Vai trò của Packing list

Packing list có vai trò quan trọng.

Trong xuất nhập khẩu hàng hóa, Packing list có vai trò như sau:

- Sử dụng trong khai báo hãng vận chuyển khi phát hành vận đơn.

- Là một trong những chứng từ bắt buộc khi làm thủ tục khai báo hải quan. Trường hợp không

- Packing list hỗ trợ thanh toán trong trường hợp yêu cầu hàng hóa phải phù hợp với những nội dung mô tả.

- Hỗ trợ yêu cầu về bảo hiểm hàng hóa, sử dụng trong trường hợp không may xảy ra hư hỏng hoặc mất mát, thất lạc hàng hóa.

- Packing list cần ghi được cho vào container để khi mở có thể dựa vào danh sách trên Packing list để kiểm hàng.

- Khi tới cảng nhập, cảng xuất, bộ phận hải quan sẽ dựa vào Packing list để kiểm tra hàng hóa.

- Packing list cần có bản đóng dấu, ký tên để giao cho các bên liên quan như hãng vận tải, hải quan, ngân hàng.

- Packing list là chứng từ không thể thiếu để đảm bảo hàng hóa được gửi đầy đủ và đúng thời hạn cho người mua.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

4. Cách lập Packing list

Hướng dẫn cách lập Packing list.

Packing list bao gồm những thông tin chi tiết về hàng hóa, bắt buộc phải khớp với các thông tin trên hóa đơn thương mại. Khi lập Packing list, bạn cần lưu ý các vấn đề dưới đây:

4.1. Các thông tin cần kiểm tra trên Packing list

Để lập packing list, bạn cần lưu ý các thông tin sau:

- Thông tin người bán: Người nhận, người gửi, tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax của doanh nghiệp mua hàng.

- Thông tin về hàng hóa: tên hàng hóa, khối lượng, mô tả, đóng gói (số lượng thùng, hộp, kiện đóng gói theo đơn vị ở dưới).

- Thông tin khai thác hàng: Cảng bốc hàng - cảng dỡ hàng.

- Ngày phát hành Packing list.

- Điều kiện mua bán theo Incoterm.

- Thông tin cảng bốc và dỡ hàng.

- Xác nhận của bên bán hàng.

>> Tham khảo: Bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ bao gồm những gì?

4.2. Mẫu Packing list

Mẫu Packing list đang được sử dụng phổ biến:

Mẫu Packing List

4.3. Cách lập Packing list

Để lập Packing list, người lập cần lưu ý các chỉ tiêu như sau:

- Tiêu đề trên cùng: Điền logo, tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax của công ty.

- Seller: Điền tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax của công ty bán hàng.

- Số và ngày đóng gói: thông tin quan trọng và bắt buộc.

- Buyer: Tên, địa chỉ, điện thoại, số fax của bên mua hàng.

- RefNo (Số tham chiếu): Bao gồm những thông tin về số lượng đơn hàng, ghi chú Notify Party thường sử dụng trong thanh toán L/C thì cần ghi mục này để thông báo khi có hàng đến.

- Port of Loading: Cảng bốc hàng.

- Port of Destination: Cảng đến.

- Vessel Name: Số chuyến, tên tàu vận chuyển.

- ETD (Estimated Time Delivery): Thời gian tàu khởi hành dự kiến.

- Mô tả hàng hóa (Product): Tên hàng hóa, ký hiệu, mã hàng hóa.

- Quantity: Số lượng hàng tính theo mỗi đơn vị.

- Packing: Số lượng hộp, thùng, kiện đóng gói.

- NWR (Net weight): Trọng lượng tịnh của hàng hóa.

- GWT (Gross weight): Trọng lượng của tổng kiện hàng (bao gồm cả trọng lượng của hộp, thùng, dây buộc,...).

- Remark (ghi chú thêm): chú thích.

- Xác nhận của bên bán hàng: Ký tên, đóng dấu của bên bán. Packing list phải có chữ ký và đóng dấu của bên bán thì mới được xem là hợp lệ.

Trên đây là một số thông tin về Packing list: Khái niệm, vai trò và cách lập. Packing list là thành phần bắt buộc trong bộ chứng từ hải quan nên khi thực hiện xuất khẩu hàng hóa, người lập cần nắm được nội dung, các mục cần lưu ý, cách lập từng mục để đảm bảo Packing list có đầy đủ các nội dung quan trọng và có tính pháp lý khi xuất nhập khẩu hàng hóa.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm khai báo hải quan ECUS, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN