D/O là gì? Tìm hiểu lệnh giao hàng trong xuất nhập khẩu

D/O là gì? D/O (Delivery Order) là lệnh giao hàng do hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận có thẩm quyền phát hành, yêu cầu cảng, kho hoặc đơn vị lưu giữ hàng giao hàng cho người nhận được chỉ định. Đây là chứng từ quan trọng trong quá trình nhận hàng nhập khẩu, đặc biệt với hàng vận chuyển bằng đường biển.

Để đưa hàng về kho đúng kế hoạch, doanh nghiệp cần hiểu cách lấy D/O, kiểm tra hiệu lực của lệnh và phân biệt phí D/O với các khoản phí chứng từ khác. Bài viết dưới đây giải thích từng nội dung và hướng dẫn quy trình thực hiện trong thực tế.

1. D/O là gì trong xuất nhập khẩu?

D/O là viết tắt của Delivery Order là lệnh giao hàng. Trong nghiệp vụ nhập khẩu đường biển, D/O thể hiện chỉ thị giao một lô hàng cụ thể cho người nhận hoặc đơn vị được ủy quyền.

Theo UPS, Delivery Order là chứng từ do người vận chuyển phát hành để yêu cầu đơn vị khai thác cảng hoặc đại lý giao hàng cho bên nhận được chỉ định trên vận đơn.

Ví dụ, doanh nghiệp nhập khẩu một container nguyên liệu. Khi lô hàng đáp ứng điều kiện giải phóng hàng của hãng tàu, doanh nghiệp nhận D/O để tiếp tục làm thủ tục nhận container tại cảng.

Có D/O không đồng nghĩa hàng đã được thông quan. Doanh nghiệp vẫn phải hoàn thành thủ tục hải quan và các điều kiện giao nhận liên quan trước khi đưa hàng ra khỏi khu vực giám sát.

Mục đích và vai trò của lệnh giao hàng D/O

Lệnh giao hàng D/O có những vai trò chính sau:

• Chỉ định bên được nhận hàng: Giúp đơn vị giao hàng xác định đúng người nhận hoặc bên được ủy quyền.
• Nhận diện lô hàng: Liên kết thông tin vận đơn, container, tàu và hàng hóa.
• Truyền đạt chỉ thị giao hàng: Là căn cứ để cảng, kho hoặc đơn vị khai thác xử lý việc giao hàng theo hệ thống và quy trình áp dụng.
• Phối hợp các bên: Kết nối hoạt động giữa hãng tàu, forwarder, doanh nghiệp nhập khẩu và đơn vị giao nhận.

Vì vậy, lấy D/O đúng thời điểm và kiểm tra chính xác thông tin trên lệnh là bước cần thiết để hạn chế chậm trễ khi nhận hàng.

2. Lệnh giao hàng D/O gồm những thông tin gì?

Các thông tin cơ bản trên lệnh D/O

Mẫu D/O có thể khác nhau theo đơn vị phát hành và hình thức giấy hoặc điện tử. Những thông tin thường gặp gồm:

Với lệnh điện tử, một số nội dung có thể được thể hiện trên cổng dịch vụ hoặc truyền trực tiếp đến hệ thống cảng thay vì xuất hiện đầy đủ trong một tệp chứng từ.

Ví dụ, mẫu D/O

Khi kiểm tra D/O thực tế, doanh nghiệp cần đối chiếu với vận đơn, thông báo hàng đến và trạng thái lô hàng trên hệ thống của đơn vị phát hành.

3. Các loại lệnh giao hàng D/O phổ biến

D/O được phân loại theo đơn vị phát hành và hình thức phát hành. Vì vậy, EDO có thể đồng thời là lệnh do hãng tàu hoặc forwarder phát hành.

3.1 D/O do hãng tàu phát hành

Đây là lệnh do hãng tàu hoặc đại lý được hãng tàu ủy quyền phát hành để chỉ thị giao hàng theo vận đơn của hãng tàu.

Nếu doanh nghiệp đứng tên nhận hàng trực tiếp trên vận đơn hãng tàu, doanh nghiệp hoặc bên được ủy quyền thường làm việc với hãng tàu, đại lý để hoàn tất điều kiện nhận lệnh.

Nếu lô hàng đi qua forwarder, bên nhận hàng trên vận đơn hãng tàu có thể là forwarder hoặc đại lý của họ. Khi đó, việc giao hàng cần được xử lý theo chuỗi chứng từ tương ứng.

3.2 D/O do Forwarder phát hành

Forwarder hoặc đơn vị gom hàng có thể phát hành D/O cho người nhận theo House Bill of Lading - vận đơn nhà, thường viết tắt là HBL.

Trong trường hợp này, cần phân biệt:

• Master Bill of Lading (MBL): Vận đơn do hãng tàu phát hành.
• House Bill of Lading (HBL): Vận đơn do forwarder hoặc đơn vị gom hàng phát hành.

Với hàng lẻ LCL, người nhập khẩu thường nhận lệnh hoặc thông tin giải phóng hàng từ đơn vị gom hàng để làm thủ tục tại kho CFS. Với hàng nguyên container FCL qua forwarder, cách nhận và sử dụng lệnh phụ thuộc cách tổ chức lô hàng.

Doanh nghiệp nên xác nhận rõ bên phát hành lệnh, nơi nhận hàng và các bước cần hoàn tất, tránh hiểu rằng chỉ cần một lệnh từ bất kỳ bên nào là có thể lấy hàng.

3.3 Lệnh giao hàng điện tử EDO

EDO (Electronic Delivery Order) là lệnh giao hàng được phát hành và xử lý bằng phương thức điện tử. Tùy hệ thống, người nhận có thể tra cứu trạng thái, nhận mã lệnh hoặc sử dụng dữ liệu đã được truyền đến cảng.

EDO giúp giảm việc đi lại, chuyển giao giấy tờ và hỗ trợ theo dõi tiến độ xử lý. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng các điều kiện về vận đơn, thanh toán và xác thực người nhận.

Các hãng tàu như Maersk và CMA CGM đã triển khai quy trình yêu cầu phát hành hoặc gia hạn lệnh qua nền tảng trực tuyến.

4. Phí D/O là gì? Ai là người chịu phí D/O?

Phí D/O (Delivery Order Fee) là khoản phí liên quan đến việc xử lý, phát hành lệnh giao hàng theo biểu phí và điều kiện dịch vụ của đơn vị thu. Khoản phí này thường xuất hiện trong nhóm phí địa phương tại đầu nhập khẩu.

Phí D/O không phải thuế nhập khẩu và cũng không phải lệ phí do cơ quan hải quan thu. Đơn vị tính có thể là mỗi vận đơn, mỗi bộ lệnh hoặc mỗi lô hàng, tùy biểu phí.

Trong thực tế, người nhập khẩu hoặc đơn vị giao nhận được ủy quyền thường thực hiện thanh toán để lấy lệnh. Tuy nhiên, bên thanh toán trực tiếp và bên chịu chi phí cuối cùng có thể khác nhau, tùy hợp đồng mua bán, điều kiện Incoterms được lựa chọn và thỏa thuận dịch vụ logistics.

Những yếu tố ảnh hưởng đến phí D/O

Mức phí D/O có thể phụ thuộc vào:

• Đơn vị phát hành: Mỗi hãng tàu, đại lý hoặc forwarder có biểu phí riêng.
• Thời điểm áp dụng: Biểu phí có thể được điều chỉnh theo từng giai đoạn.
• Phạm vi dịch vụ: Phí có thể được thu riêng hoặc nằm trong nhóm phí xử lý chứng từ.
• Đơn vị tính: Cần xác định phí tính theo B/L, bộ chứng từ hay lô hàng.
• Thỏa thuận thương mại: Hợp đồng dịch vụ có thể quy định cách phân bổ hoặc gộp phí.
• Yêu cầu phát sinh: Sửa đổi, cấp lại hoặc gia hạn có thể kéo theo khoản thu bổ sung theo chính sách áp dụng.

Đơn vị không nên sử dụng một mức phí tham khảo cho mọi lô hàng. Trước khi thanh toán, cần kiểm tra báo giá, debit note, thuế áp dụng và biểu phí còn hiệu lực.

Ví dụ, biểu phí của Emirates Shipping Line tại Việt Nam công bố D/O theo đơn vị B/L và ghi rõ thời điểm áp dụng.

Phân biệt phí D/O và phí Documentation

Phí D/O và phí Documentation đều có thể liên quan đến chứng từ vận tải, nhưng đơn vị cần phân biệt theo phạm vi dịch vụ thực tế:

Một số đơn vị có thể sử dụng tên phí chứng từ đầu nhập cho phạm vi công việc bao gồm xử lý giao hàng. Do vậy không thể kết luận 2 khoản phí luôn tách biệt chỉ dựa vào tên gọi.

Nếu báo giá xuất hiện cả D/O và Documentation, doanh nghiệp nên yêu cầu giải thích nội dung từng khoản để xác định có trùng phạm vi thu hay không.

Phân biệt D/O và Bill of Lading (B/L)

D/O và B/L đều gắn với lô hàng vận chuyển, thường có những dữ liệu chung như người nhận, số vận đơn và thông tin hàng hóa. Tuy nhiên, hai chứng từ có chức năng khác nhau:

Mối quan hệ thực tế thường là: doanh nghiệp đáp ứng điều kiện giao hàng theo vận đơn → hoàn tất hồ sơ và thanh toán → nhận D/O → phối hợp hoàn thành điều kiện nhận hàng tại cảng hoặc kho.

Với B/L gốc, việc xuất trình hoặc nộp lại vận đơn được thực hiện theo điều kiện của người vận chuyển.

5. Quy trình lấy lệnh giao hàng D/O khi nhập khẩu

Quy trình dưới đây là hướng dẫn chung phổ biến. Hồ sơ và cách xử lý cụ thể, đơn vị cần theo thông báo của hãng tàu, forwarder và đặc điểm từng lô hàng.

Bước 1: Nhận thông báo hàng đến (Arrival Notice)

Khi nhận Arrival Notice, doanh nghiệp kiểm tra:

• Số vận đơn và người nhận hàng.
• Tên tàu, số chuyến, thời gian dự kiến đến.
• Cảng dỡ và địa điểm nhận hàng.
• Thông tin liên hệ của đơn vị phát hành lệnh.
• Hướng dẫn chứng từ và các khoản phí dự kiến.

Arrival Notice giúp doanh nghiệp chuẩn bị kế hoạch nhận hàng, nhưng không thay thế D/O.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ và chứng từ

Hồ sơ lấy D/O có thể gồm:

• Yêu cầu phát hành lệnh theo mẫu hoặc trên cổng điện tử.
• Số vận đơn hoặc bản sao vận đơn để tra cứu.
• Vận đơn gốc có ký hậu phù hợp nếu thuộc trường hợp phải xuất trình.
• Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền.
• Thông tin doanh nghiệp và giấy tờ xác thực người thực hiện nếu được yêu cầu.
• Tài liệu bổ sung theo điều kiện của đơn vị phát hành.

Đơn vị cần xử lý đúng từng hình thức vận đơn:

Bước 3: Thanh toán các khoản phí liên quan

Doanh nghiệp đối chiếu báo giá với thông báo thu phí trước khi thanh toán. Tùy lô hàng, các khoản cần xử lý có thể gồm:

• Phí D/O hoặc phí chứng từ đầu nhập tương ứng.
• Cước vận chuyển trả sau nếu còn phải thanh toán.
• Các phụ phí địa phương theo thỏa thuận.
• Phí phát sinh do vượt thời gian miễn phí, nếu có.

Không phải lô hàng nào cũng chịu cùng một danh sách phí. Khi chuyển khoản, cần ghi đúng nội dung được yêu cầu và lưu chứng từ thanh toán để hỗ trợ đối soát.

Bước 4: Nhận và kiểm tra lệnh giao hàng

Sau khi hồ sơ và thanh toán được xác nhận, doanh nghiệp nhận D/O giấy hoặc EDO.

Các nội dung cần kiểm tra ngay gồm:

• Tên người nhận hàng.
• Số vận đơn.
• Số container, số seal nếu thể hiện.
• Địa điểm nhận hàng.
• Thời hạn hiệu lực.
• Chỉ dẫn giao hàng và trả container rỗng nếu có.

Nếu phát hiện sai lệch, doanh nghiệp hãy yêu cầu đơn vị phát hành kiểm tra, điều chỉnh trước khi bố trí phương tiện nhận hàng.

Bước 5: Tiếp tục thủ tục nhận hàng tại cảng

Doanh nghiệp phối hợp hoàn tất:

• Khai báo hải quan và đáp ứng điều kiện thông quan hoặc giải phóng hàng theo trường hợp áp dụng.
• Thực hiện yêu cầu giám sát hải quan.
• Đăng ký giao nhận trên hệ thống cảng, kho.
• Thanh toán phí cảng, kho và các khoản liên quan.
• Bố trí phương tiện đến nhận hàng.
• Với container của hãng tàu, theo dõi việc trả rỗng đúng địa điểm và thời hạn.

Một số công việc, doanh nghiệp có thể triển khai song song. Ví dụ, doanh nghiệp có thể chuẩn bị khai báo hải quan trong thời gian chờ xác nhận thanh toán và phát hành D/O.

6. Những lưu ý khi nhận và sử dụng lệnh giao hàng D/O

1. Kiểm tra thông tin người nhận hàng

Đối chiếu tên doanh nghiệp và thông tin nhận diện với vận đơn, hồ sơ ủy quyền. Không mặc định bên được thông báo hàng đến Notify Party cũng là bên có quyền nhận hàng.

Nếu bên thực hiện thủ tục khác với người nhận trên vận đơn, cần chuẩn bị căn cứ ủy quyền theo yêu cầu của đơn vị phát hành.

2. Kiểm tra số vận đơn, số container

Sai một ký tự có thể khiến việc tra cứu hoặc đăng ký giao nhận bị gián đoạn. Với lô hàng nhiều container, cần kiểm tra từng container và phạm vi được giải phóng.

Số seal trên chứng từ cũng cần được đối chiếu với thực tế khi nhận container. Nếu có sai lệch hoặc dấu hiệu bất thường, phải ghi nhận và phối hợp xử lý trước khi tiếp tục bàn giao.

3. Kiểm tra thời hạn hiệu lực của D/O

Doanh nghiệp cần phân biệt ba mốc:

1. Hiệu lực D/O: Thời gian lệnh được sử dụng để giao hàng.

2. Free time của container: Thời gian miễn phí theo chính sách hoặc thỏa thuận với hãng tàu.

3. Thời gian miễn lưu bãi: Theo quy định của cảng, kho hoặc thỏa thuận liên quan.

Các mốc này có thể khác nhau. D/O còn hiệu lực không có nghĩa lô hàng còn được miễn mọi khoản phí.

Nếu kế hoạch nhận hàng vượt hiệu lực lệnh, doanh nghiệp cần chủ động đề nghị gia hạn và kiểm tra các điều kiện đi kèm.

4. Tránh phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi

Để giảm nguy cơ phát sinh chi phí, doanh nghiệp nên:

• Theo dõi lịch tàu và tình trạng dỡ hàng.
• Chuẩn bị chứng từ trước khi hàng đến.
• Thanh toán sớm theo thời gian xử lý của đơn vị thu.
• Đồng bộ kế hoạch lấy lệnh, làm hải quan và điều xe.
• Theo dõi riêng ngày hết free time, ngày hết hạn lệnh và hạn trả rỗng.

Trong cách gọi phổ biến,

• demurrage liên quan đến thời gian container nằm tại cảng/bãi vượt mức miễn phí của hãng tàu;
• detention liên quan đến thời gian giữ container bên ngoài cảng/bãi vượt mức miễn phí.

Phí lưu bãi do cảng thu có thể là khoản riêng. Một số hãng áp dụng cơ chế tính gộp, vì vậy cần đọc đúng điều kiện của lô hàng.

Trên đây là những chia sẻ về D/O - lệnh giao hàng, hiểu rõ D/O là gì, cách lấy lệnh và các mốc thời gian giao nhận sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi nhập khẩu. Bên cạnh việc theo dõi D/O, chuẩn bị dữ liệu khai báo hải quan chính xác cũng là phần việc cần được thực hiện đồng bộ để hạn chế gián đoạn tiến độ nhận hàng.

Nếu Doanh nghiệp đang tìm giải pháp hỗ trợ khâu khai báo hải quan, có thể tham khảo phần mềm hải quan điện tử ECUS của Công ty Thái Sơn - Đơn vị với hơn 20 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp phần mềm khai hải quan chuyên nghiệp, đáp ứng phù hợp các nghiệp vụ của cơ quan Hải quan và quy định của Pháp luật.

Tổng đài Trung tâm hỗ trợ kỹ thuật ECUS 24/7: Miền Bắc:  1900 4767 - Miền Trung & Nam: 1900 4768

Tài Phạm