Mã đơn vị hải quan là gì? Cập nhật thay đổi từ ngày 01/6/2026 theo Công văn 489

Mã đơn vị hải quan là thông tin doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường xuyên sử dụng khi mở tờ khai, làm thủ tục thông quan và theo dõi hồ sơ trên hệ thống VNACCS/VCIS. Từ ngày 01/6/2026, một số mã đơn vị hải quan sẽ được điều chỉnh theo Công văn 489/CNTT-QLVH. Vì vậy, doanh nghiệp cần nắm rõ mã cũ, mã mới và thời điểm áp dụng để hạn chế khai sai, tránh phát sinh vướng mắc trong quá trình làm thủ tục.

1. Mã đơn vị hải quan là gì?

Mã đơn vị hải quan là mã định danh dùng để nhận diện từng đơn vị, đội hoặc chi cục hải quan trên các hệ thống nghiệp vụ hải quan điện tử. Trong quá trình khai báo xuất nhập khẩu, doanh nghiệp thường gặp mã này khi đăng ký tờ khai, lựa chọn cơ quan hải quan tiếp nhận, xử lý hồ sơ hoặc theo dõi tình trạng tờ khai trên hệ thống.

Hiểu đơn giản, nếu tên đơn vị hải quan là phần mô tả bằng chữ, thì mã đơn vị hải quan là “mã kỹ thuật” để hệ thống điện tử nhận biết đúng nơi xử lý thủ tục. Việc khai đúng mã giúp hồ sơ được chuyển đến đúng đơn vị, hạn chế lỗi tiếp nhận tờ khai, tránh phải hủy, sửa hoặc khai lại.

Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, mã đơn vị hải quan không chỉ là thông tin hành chính. Đây là dữ liệu ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình mở tờ khai, phân luồng, nộp thuế, thanh khoản, quyết toán và xử lý các tờ khai còn tồn trên hệ thống.

2. Điều chỉnh mã đơn vị hải quan từ ngày 01/6/2026

Theo Công văn 489/CNTT-QLVH ngày 19/5/2026 của Ban Công nghệ thông tin và Thống kê hải quan, việc cập nhật mã đơn vị hải quan được thực hiện theo kế hoạch đồng bộ bộ mã đơn vị hải quan đã được lãnh đạo Cục Hải quan phê duyệt tại Tờ trình 261/TTr-CNTT ngày 13/5/2026.

Từ ngày 01/6/2026, mã hải quan mới được sử dụng để đăng ký tờ khai đối với các trường hợp điều chỉnh, gộp hoặc chuyển mã. Đây là thay đổi mang tính kỹ thuật trên hệ thống nhưng có tác động thực tế đến doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thường xuyên mở tờ khai tại nhiều cửa khẩu, khu công nghiệp, khu chế xuất hoặc địa điểm làm thủ tục khác nhau.

2.1 Các nhóm thay đổi chính

Thứ nhất, một số đội hải quan được điều chỉnh mã sang mã của Chi cục Hải quan khu vực quản lý. Việc này áp dụng cho các đội hải quan sáp nhập hoặc chuyển về đơn vị khu vực khác.

Thứ hai, các đội hải quan trước đây có nhiều hơn một mã sẽ được gộp về một mã hải quan duy nhất. Ví dụ, một đơn vị trước đây có nhiều mã cho các bộ phận xử lý khác nhau thì từ ngày 01/6/2026 chỉ sử dụng một mã chính theo phụ lục công văn.

Thứ ba, các mã cũ vẫn được duy trì song song trong một thời gian để xử lý tờ khai cũ, tờ khai tồn, treo hoặc các hồ sơ có thời hạn quản lý kéo dài. Tuy nhiên, mã cũ không nên dùng để đăng ký tờ khai mới sau thời điểm áp dụng, vì có thể dẫn đến khai nhầm và phát sinh xử lý nghiệp vụ.

2.2 Lưu ý đối với doanh nghiệp khi khai báo

Trước ngày 01/6/2026, doanh nghiệp nên rà soát lại danh mục mã hải quan đang lưu trong phần mềm khai báo, đặc biệt là các mã được dùng thường xuyên. Nếu phần mềm có chức năng tự động cập nhật danh mục, cần kiểm tra phiên bản dữ liệu trước khi truyền tờ khai.

Từ ngày 01/6/2026, khi mở tờ khai mới, doanh nghiệp cần chọn đúng mã mới theo danh mục đã được cơ quan hải quan cập nhật. Trường hợp có tờ khai cũ chưa hoàn thành, doanh nghiệp vẫn cần theo dõi theo mã cũ nếu hệ thống hoặc cơ quan hải quan hướng dẫn như vậy. Không nên tự ý chuyển mã đối với hồ sơ cũ khi chưa có hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể.

3. Bảng mã đơn vị hải quan thay đổi theo Công văn 489/CNTT-QLVH

Bảng dưới đây thống kê nhóm đội hải quan có nhiều hơn một mã và được gộp về một mã hải quan duy nhất từ ngày 01/6/2026.

4. Cách kiểm tra mã đơn vị hải quan trước khi truyền tờ khai

4.1 Kiểm tra trên phần mềm khai báo

Doanh nghiệp nên vào danh mục cơ quan hải quan trên phần mềm đang sử dụng để kiểm tra mã cũ, mã mới và tên đơn vị tương ứng. Nếu phần mềm chưa cập nhật, cần liên hệ đơn vị cung cấp phần mềm hoặc bộ phận hỗ trợ khai báo để cập nhật danh mục trước khi truyền tờ khai sau ngày 01/6/2026.

4.2 Đối chiếu với tờ khai cũ

Với các doanh nghiệp có tờ khai gia công, sản xuất xuất khẩu, doanh nghiệp chế xuất hoặc hàng hóa chịu quản lý kéo dài, cần tách bạch giữa tờ khai mới và tờ khai cũ. Mã cũ có thể còn tồn tại để xử lý hồ sơ chưa hoàn tất, nhưng không nên dùng cho tờ khai phát sinh mới nếu đơn vị đã được chuyển sang mã mới.

4.3 Trao đổi với chi cục hải quan quản lý

Trong trường hợp doanh nghiệp chưa chắc chắn mã áp dụng, nhất là khi có thay đổi về cửa khẩu, kho, cảng, địa điểm làm thủ tục hoặc đơn vị quản lý sau sáp nhập, nên liên hệ trực tiếp chi cục hải quan nơi dự kiến mở tờ khai để được xác nhận trước khi truyền dữ liệu.

Mã đơn vị hải quan là thông tin kỹ thuật nhưng có vai trò quan trọng trong toàn bộ quy trình khai báo hải quan điện tử. Từ ngày 01/6/2026, doanh nghiệp cần cập nhật danh mục mã theo Công văn 489/CNTT-QLVH để tránh khai nhầm mã cũ, hạn chế lỗi tiếp nhận tờ khai và bảo đảm tiến độ thông quan.

Để việc khai báo sau khi thay đổi mã đơn vị hải quan được thuận tiện, doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng phần mềm hải quan điện tử ECUS đã được tích hợp AI hỗ trợ cập nhật danh mục tự động, khai báo và truyền nhận tờ khai ổn định hơn.

Doanh nghiệp cần hỗ trợ thêm về nghiệp vụ phần mềm ECUS xin vui lòng liên hệ tổng đài HTKH 24/7 1900 4767 (Miền Bắc) - 1900 4768 (Miền Trung - Nam) để được tư vấn và hướng dẫn cụ thể.

Tài Phạm