Tờ khai hải quan nhập khẩu: Quy định mới và hướng dẫn chi tiết 2025

Tờ khai hải quan nhập khẩu là chứng từ bắt buộc trong hoạt động thương mại quốc tế, giúp doanh nghiệp khai báo hàng hóa, tính thuế và làm thủ tục thông quan. Khi Luật Hải quan 2025 và các Nghị định mới có hiệu lực, quy định về tờ khai được bổ sung nhiều điểm quan trọng. Bài viết sẽ phân tích chi tiết tờ khai hải quan nhập khẩu từ khái niệm, quy trình, lưu ý, cách điền mẫu đến những lỗi thường gặp, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng luật và thông quan thuận lợi.

1. Tờ khai hải quan nhập khẩu là gì?

Tờ khai hải quan nhập khẩu (Mẫu HQ/2015/NK) là văn bản mà người nhập khẩu hoặc bên đại diện hợp pháp thực hiện khai báo với cơ quan hải quan về hàng hóa nhập khẩu khi làm thủ tục thông quan tại cửa khẩu. Tờ khai hải quan nhập khẩu chứa các thông tin quan trọng như:

• Thông tin người nhập khẩu, người xuất khẩu.
• Thông tin về hàng hóa: Tên hàng, mã HS, xuất xứ, số lượng, đơn giá, trị giá hải quan.
• Thông tin vận chuyển: Phương tiện, hành trình, cảng xếp, cảng dỡ.
• Các giấy phép, kiểm tra chuyên ngành nếu hàng nhập khẩu thuộc diện phải kiểm tra chuyên ngành.
• Thông tin về thuế, lệ phí phải nộp (thuế nhập khẩu, thuế VAT, thuế bảo vệ môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có).

Mẫu HQ/2015/NK được ban hành kèm theo Thông tư 38/2015/TT-BTC hiện vẫn là mẫu tờ khai chính thức được sử dụng trong thủ tục nhập khẩu.

2. Quy trình khai tờ khai hải quan nhập khẩu

Về cơ bản, có thể hiểu quy trình khai báo tờ khai hải quan nhập khẩu được thực hiện theo 8 bước như sau:

Bước 1: Xác định loại hàng hóa.

Doanh nghiệp cần phân loại chính xác hàng nhập khẩu để biết hàng thuộc diện thông thường, hàng có điều kiện hay hàng cần kiểm tra chuyên ngành, từ đó chuẩn bị thủ tục phù hợp.

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ.

Các chứng từ cơ bản gồm hợp đồng thương mại, hóa đơn, vận đơn, phiếu đóng gói, chứng nhận xuất xứ (C/O) và giấy phép hoặc chứng nhận kiểm tra chuyên ngành đối với hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt.

Bước 3: Khai thông tin trên hệ thống.

Người khai nhập dữ liệu ban đầu (mã nghiệp vụ IDA) trên hệ thống VNACCS/ECUS để cung cấp thông tin về lô hàng.

Bước 4: Đăng ký tờ khai.

Sau khi hoàn thiện thông tin, doanh nghiệp thực hiện đăng ký tờ khai (IDC). Nếu phát hiện sai sót trước khi gửi IDC, có thể sử dụng nghiệp vụ IDB để sửa đổi.

Bước 5: Phân luồng tờ khai.

Hệ thống hải quan tự động phân luồng gồm: luồng xanh được thông quan ngay, luồng vàng phải kiểm tra hồ sơ giấy và luồng đỏ phải kiểm tra thực tế hàng hóa.

Bước 6: Nộp thuế và lệ phí.

Doanh nghiệp nộp thuế nhập khẩu, thuế VAT và các loại thuế khác (nếu có) theo thông báo của cơ quan hải quan.

Bước 7: Thông quan hàng hóa.

Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp được phép thông quan và nhận hàng tại cửa khẩu hoặc vận chuyển hàng về kho.

Bước 8: Lưu trữ hồ sơ.

Cuối cùng, toàn bộ chứng từ, tờ khai và giấy tờ liên quan cần được lưu giữ trong thời hạn luật định để phục vụ công tác kiểm tra sau thông quan.

3. Hướng dẫn điền tờ khai hải quan nhập khẩu

Khi điền tờ khai hải quan nhập khẩu mẫu HQ/2015/NK, cần chú ý các thông tin sau đây:

• Thông tin chung: số tờ khai, ngày đăng ký, chi cục hải quan.
• Người khai - người nhập khẩu - người xuất khẩu: ghi rõ tên, địa chỉ, MST hoặc số CMND/hộ chiếu. Nếu là đại lý hải quan, phải có giấy ủy quyền.
• Thông tin hợp đồng, hóa đơn, giấy phép: số hợp đồng, ngày phát hành, giấy phép nhập khẩu (nếu có).
• Chi tiết hàng hóa: tên, mô tả, mã HS, số lượng, đơn vị, trị giá tính thuế.
• Phương tiện vận chuyển: tên, số hiệu, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng.
• Thuế, lệ phí: ghi rõ các loại thuế phải nộp theo quy định tại thời điểm nhập khẩu.
• Kiểm tra trước khi gửi: đối chiếu chứng từ, kiểm tra mã HS và trị giá khai báo.

4. Lưu ý quan trọng trong khai báo

• Về hình thức khai báo: từ 15/8/2025, nhiều trường hợp có thể lựa chọn khai điện tử hoặc giấy.
• Về trị giá hải quan: nếu trị giá khai báo bị bác bỏ, cần khai bổ sung trong 5 ngày làm việc; nếu không sẽ bị ấn định trị giá tính thuế.
• Về xuất nhập khẩu tại chỗ: được luật hóa trong Luật Hải quan 2025, đòi hỏi tuân thủ giám sát hải quan tại điểm quy định.
• Về thời hạn xử lý hồ sơ: theo Điều 23, Luật Hải quan 2025, cơ quan hải quan phải kiểm tra hồ sơ trong vòng 2 giờ làm việc và hoàn thành kiểm tra thực tế trong 8 giờ làm việc kể từ khi doanh nghiệp xuất trình đầy đủ hàng hóa.
• Về trách nhiệm của doanh nghiệp: khai báo trung thực, nộp thuế đúng hạn, cung cấp đầy đủ chứng từ chứng minh.

5. Các lỗi thường gặp và cách phòng tránh

Người khai báo hải quan nhập khẩu có thể gặp một số khúc mắc nhất định thường thấy, dưới đây là hậu quả và cách hạn chế gặp phải lỗi:

Tờ khai hải quan nhập khẩu là thủ tục bắt buộc và quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế. Với những thay đổi từ Luật Hải quan 2025 và Nghị định 167/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần cập nhật kịp thời để thực hiện đúng quy định. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, khai báo trung thực, nộp thuế đúng hạn sẽ giúp hàng hóa thông quan nhanh chóng, hạn chế rủi ro và tối ưu chi phí.

Dương Nguyễn

Phần mềm ECUS là giải pháp khai hải quan điện tử chuyên nghiệp của Công ty Thái Sơn. ECUS đã trở thành cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan, giúp quá trình khai báo tờ khai hải quan diễn ra nhanh chóng, chính xác và tuân thủ quy định pháp luật. Sự liên kết chặt chẽ giữa tờ khai hải quan và phần mềm ECUS không chỉ giúp Doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn giảm thiểu rủi ro trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Mọi thắc mắc hoặc cần hỗ trợ kỹ thuật, vui lòng liên hệ Tổng đài 24/7 Trung tâm hỗ trợ ECUS Thái Sơn: 1900 4767 hoặc 1900 4768 (miễn phí) để được tư vấn kịp thời và chính xác.