Chữ ký số hải quan là gì? Hướng dẫn doanh nghiệp quy trình đăng ký

Chữ ký số hải quan là “con dấu điện tử” giúp doanh nghiệp ký, gửi và chịu trách nhiệm pháp lý đối với hồ sơ khai hải quan điện tử. Bài viết dưới đây giải thích khái niệm, vai trò, quy trình đăng ký chữ ký số hải quan điện tử và các lưu ý quan trọng khi sử dụng trên hệ thống VNACCS/VCIS của Cục Hải quan.

1. Chữ ký số hải quan là gì?

Chữ ký số hải quan là chữ ký số công cộng của doanh nghiệp, được đăng ký với hệ thống Hải quan để sử dụng khi khai báo, ký và gửi hồ sơ hải quan điện tử.

Chữ ký số hải quan không nhất thiết là một loại chữ ký số riêng biệt được dùng riêng trong nghiệp vụ hải quan. Doanh nghiệp có thể đã dùng chữ ký số để kê khai thuế, hóa đơn điện tử hoặc bảo hiểm xã hội điện tử. Nếu chứng thư số còn hiệu lực, thuộc nhà cung cấp chữ ký số công cộng CA hợp lệ và được hệ thống Hải quan chấp nhận, doanh nghiệp có thể đăng ký để sử dụng cho khai hải quan điện tử.

1.1 Vai trò của chữ ký số hải quan

Chữ ký số là công cụ bắt buộc để doanh nghiệp ký và gửi hồ sơ hải quan điện tử lên hệ thống Hải quan có những vai trò chính sau:

(1) Xác thực danh tính doanh nghiệp khai báo

Chữ ký số giúp hệ thống Hải quan nhận diện chủ thể gửi dữ liệu. Khi doanh nghiệp ký tờ khai, chứng từ hoặc thông điệp dữ liệu, hệ thống có cơ sở xác định hồ sơ đó được gửi từ đúng doanh nghiệp/người khai hải quan.

(2) Bảo đảm toàn vẹn dữ liệu

Sau khi ký số, nếu nội dung tờ khai hoặc chứng từ bị thay đổi, hệ thống có thể phát hiện. Đây là lý do chữ ký số rất quan trọng trong môi trường khai báo điện tử, nơi dữ liệu được truyền qua phần mềm và hệ thống mạng.

(3) Đảm bảo giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử

Tờ khai hải quan đã ký số có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy được ký, đóng dấu theo quy định về giao dịch điện tử.

Chữ ký số gắn trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp với thông tin đã khai báo. Với hồ sơ hải quan điện tử, chữ ký số thay thế thao tác ký tay, đóng dấu giấy trong nhiều giao dịch điện tử theo quy định pháp luật.

(4) Hỗ trợ thông quan điện tử nhanh và quản trị hồ sơ

Khi chữ ký số hoạt động ổn định, doanh nghiệp có thể khai báo, truyền tờ khai, nhận phản hồi phân luồng và xử lý nghiệp vụ nhanh hơn qua hệ thống VNACCS/VCIS hoặc phần mềm khai hải quan ECUS, chữ ký số là thành phần cần thiết để ký và gửi dữ liệu lên hệ thống Hải quan.

2. Quy trình đăng ký chữ ký số hải quan điện tử

Bước 1: Chuẩn bị trước khi đăng ký

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Chữ ký số công cộng còn hiệu lực, đã cài driver/token hoặc môi trường ký phù hợp.
• Mã doanh nghiệp, thường là mã số thuế.
• Số chứng minh thư/căn cước hoặc thông tin định danh theo yêu cầu trên trang đăng ký.
• Máy tính có môi trường kỹ thuật đáp ứng hướng dẫn của hệ thống Hải quan.
• Trình duyệt và thư viện ký số phù hợp.

Theo trang đăng ký chính thức của Cục Hải quan Việt Nam, doanh nghiệp cần chú ý:

• Phải dùng chữ ký số của doanh nghiệp để đăng ký;
• Có thể dùng chữ ký số đã đăng ký với cơ quan thuế để đăng ký với cơ quan Hải quan;
• Hệ thống chấp nhận chữ ký số của nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép và đã xác nhận hợp chuẩn với Cơ quan Hải quan;
• Máy đăng ký phải cài Java. Nhấn Download để tải và cài đặt bộ cài lên máy.

Lưu ý về môi trường Java/IE

Trang chức năng đăng ký hiện vẫn hiển thị yêu cầu liên quan đến Java và trình duyệt cũ. Vì môi trường trình duyệt hiện đại thay đổi rất nhiều, doanh nghiệp nên thực hiện theo hướng dẫn mới nhất từ Cục Hải quan, nhà cung cấp chữ ký số hoặc đơn vị hỗ trợ phần mềm khai hải quan. Không nên tự cài file không rõ nguồn.

Bước 2: Truy cập chức năng đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số

Sau khi hoàn tất việc cài đặt môi trường Java/IE trên máy cài đặt. Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin điện tử Cục Hải quan và vào chức năng "Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số". 

Tại giao diện đăng ký, hệ thống Hải quan yêu cầu nhập:

• Mã doanh nghiệp. Điền mã số thuế doanh nghiệp
• Số chứng minh thư (CMT): Điền số CCCD/mã số định danh của Người đại diện pháp luật thể hiện trên Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh của Doanh nghiệp.
• Mã Captcha.
• Sau đó chọn Xem thông tin.

Bước 3: Kiểm tra thông tin chứng thư số

Khi hệ thống đọc được chữ ký số trong USB token hoặc thiết bị ký, doanh nghiệp cần kiểm tra các thông tin chứng thư số:

• Tên đơn vị xuất nhập khẩu.
• Người cấp.
• Người được cấp.
• Serial Number.
• Hiệu lực từ ngày.
• Hiệu lực đến ngày.

Nếu có nhiều chứng thư số, cần chọn đúng chứng thư sẽ dùng để khai hải quan.

Bước 4: Chọn thời hạn đăng ký sử dụng chữ ký số

Doanh nghiệp nhập hoặc kiểm tra:

• Ngày hiệu lực đăng ký: Điền là ngày hôm nay hoặc để nguyên ngày mặc định đang hiện thị trên hệ thống.
• Ngày hết hiệu lực đăng ký: Điền là ngày hết hạn của Chữ ký số.

Thời hạn đăng ký không nên vượt quá thời hạn hiệu lực của chứng thư số. Nếu chứng thư số sắp hết hạn, doanh nghiệp nên gia hạn hoặc cấp mới trước khi đăng ký để tránh gián đoạn khai báo.

Bước 5: Ký và gửi đăng ký

Sau khi kiểm tra thông tin, doanh nghiệp nhấn chọn nút Đăng ký. Hệ thống sẽ dùng chữ ký số để ký dữ liệu đăng ký và gửi thông tin lên hệ thống Hải quan.

Lưu ý: Theo logic hiển thị trên trang đăng ký, sau khi đăng ký mới hoặc hủy, doanh nghiệp nên tra cứu lại sau khoảng vài phút để kiểm tra kết quả cập nhật.

Bước 6: Cấu hình trên phần mềm khai hải quan

Sau khi chữ ký số đã được đăng ký với hệ thống Hải quan, doanh nghiệp cấu hình chữ ký số trong phần mềm khai hải quan đang sử dụng. Doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Phần mềm nhận đúng USB token/chứng thư số.
• Serial trên phần mềm trùng với chứng thư đã đăng ký.
• Tài khoản VNACCS/VCIS và thông tin doanh nghiệp khai báo đúng.
• Ký thử hoặc truyền thử theo hướng dẫn kỹ thuật nếu được nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ.

3. Những lưu ý khi doanh nghiệp sử dụng chữ ký số hải quan

(1) Không nhầm “mua chữ ký số” với “đăng ký chữ ký số với Hải quan”

Mua chữ ký số từ nhà cung cấp CA chỉ là bước có chứng thư số. Muốn dùng để khai hải quan, doanh nghiệp còn phải đăng ký chứng thư đó với hệ thống Hải quan và cấu hình trong phần mềm khai báo.

(2) Gia hạn chữ ký số không đồng nghĩa hệ thống Hải quan tự cập nhật

Khi gia hạn chữ ký số, cấp lại hoặc đổi token, serial chứng thư số có thể thay đổi. Nếu serial thay đổi, doanh nghiệp cần kiểm tra và đăng ký/cập nhật lại với hệ thống Hải quan trước khi khai báo.

(3) Kiểm soát người giữ USB token

USB token gắn với trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp. Cần phân quyền rõ người giữ token, người biết mã PIN, người được phép ký tờ khai. Không nên dùng chung PIN không kiểm soát.

(4) Theo dõi thời hạn chứng thư số

Doanh nghiệp xuất nhập khẩu nên theo dõi ngày hết hạn trước ít nhất 15-30 ngày. Chữ ký số hết hạn có thể làm gián đoạn truyền tờ khai, xử lý thông quan và các nghiệp vụ phát sinh.

(5) Kiểm tra nhà cung cấp CA

Doanh nghiệp nên chọn nhà cung cấp chữ ký số công cộng nằm trong danh sách được cơ quan có thẩm quyền công bố, đồng thời bảo đảm chứng thư được hệ thống Hải quan chấp nhận.

4. Câu hỏi thường gặp về chữ ký số hải quan

1. Chữ ký số dùng kê khai thuế có dùng khai hải quan được không?

→ Doanh nghiệp hoàn toàn Có thể. Trang đăng ký trên Cổng thông tin điện tử Cục Hải quan nêu doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số đã đăng ký với cơ quan thuế để đăng ký với cơ quan Hải quan, nếu chứng thư số hợp lệ và được hệ thống chấp nhận.

2. Có bắt buộc mua chữ ký số riêng cho hải quan không?

→ Thông thường không bắt buộc phải mua riêng nếu doanh nghiệp đã có chữ ký số công cộng hợp lệ. Tuy nhiên, chứng thư đó phải được đăng ký với hệ thống Hải quan trước khi sử dụng.

3. Vì sao đã có chữ ký số nhưng không ký được tờ khai?

→ Một số nguyên nhân thường gặp là token chưa cắm, chưa cài driver, sai PIN, chứng thư hết hạn, serial chưa đăng ký với Hải quan, phần mềm chưa nhận chứng thư hoặc môi trường ký số không tương thích.

4. Gia hạn chữ ký số xong có cần đăng ký lại với Hải quan không?

→ Nên kiểm tra lại. Nếu chứng thư sau gia hạn/cấp lại có serial mới, doanh nghiệp cần cập nhật hoặc đăng ký lại để tránh lỗi khi ký và truyền tờ khai.

5. Một doanh nghiệp có thể dùng nhiều chữ ký số không?

→ Doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu dùng nhiều chứng thư số cho nhiều bộ phận hoặc nhiều người ký. Khi đó cần kiểm tra từng chứng thư, từng serial và thực hiện đăng ký theo hướng dẫn của hệ thống Hải quan.

6. Mất USB token chữ ký số thì xử lý thế nào?

→ Doanh nghiệp cần liên hệ ngay nhà cung cấp chữ ký số để khóa hoặc thu hồi chứng thư nếu có rủi ro lộ khóa bí mật, sau đó cấp lại chứng thư và đăng ký lại với hệ thống Hải quan nếu cần.

7. Sinh viên ngành xuất nhập khẩu cần hiểu gì về chữ ký số hải quan?

→ Cần hiểu chữ ký số không chỉ là công cụ kỹ thuật. Đây là cơ chế xác thực và ràng buộc trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp trong hồ sơ hải quan điện tử.

8. Đăng ký xong bao lâu dùng được?

→ Trang đăng ký của Hải quan có lưu ý sau khi đăng ký mới hoặc hủy nên tra cứu lại sau vài phút. Thực tế còn phụ thuộc môi trường hệ thống, chứng thư và phần mềm khai báo.

5. Chữ ký số hải quan của Công ty Thái Sơn

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là đơn vị phát triển Phần mềm hải quan điện tử ECUS (ECUS5VNACCS), giải pháp được thiết kế cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu thực hiện khai báo hải quan điện tử. Trong Hệ sinh thái của Công ty Thái Sơn cũng có dịch vụ chữ ký số công cộng ECA.

Với doanh nghiệp mới triển khai khai hải quan điện tử, điểm quan trọng không chỉ là có chữ ký số, mà là cài đặt đúng token, đăng ký đúng chứng thư với Hải quan, cấu hình đúng trong phần mềm khai báo và xử lý được lỗi phát sinh khi ký/truyền tờ khai. Đây là lý do doanh nghiệp thường cần một đơn vị hỗ trợ đồng thời cả phần mềm khai hải quan và chữ ký số.

Doanh nghiệp cần hỗ trợ hướng dẫn nghiệp vụ chữ ký số hải quan: cài đặt token, cấu hình ký số và truyền tờ khai trên phần mềm khai hải quan điện tử ECUS, có thể liên hệ Tổng đài Trung tâm hỗ trợ khách hàng 24/7: 

• Khu vực Miền Bắc: 1900 4767
• Khu vực miền Trung - miền Nam: 1900 4768

Tài Phạm