Gia hạn chữ ký số hải quan hết hạn theo 3 bước đơn giản

Chữ ký số hải quan hết hạn là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến doanh nghiệp bị gián đoạn quá trình khai báo và thông quan hàng hóa. Việc gia hạn đúng thời điểm và thực hiện đúng quy trình trên hệ thống VNACCS/VCIS sẽ giúp đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra liên tục. Bài viết dưới đây hướng dẫn gia hạn chữ ký số hải quan theo 3 bước đơn giản, dễ thực hiện và đúng quy định mới nhất.

Quy trình tổng quát gia hạn chữ ký số hải quan hết hạn.

Bước 1: Gia hạn với nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA).

Bước 2: Cập nhật thông tin chữ ký số lên hệ thống Hải quan.

Bước 3: Đăng ký lại với hệ thống VNACCS/VCIS.

Lưu ý: Chỉ hoàn thành bước 1 là chưa đủ - nếu không cập nhật và đăng ký lại, doanh nghiệp vẫn không thể truyền tờ khai. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết 3 bước gia hạn chữ ký số hải quan hết hạn.

1. Gia hạn với nhà cung cấp dịch vụ chứng thực

Doanh nghiệp liên hệ trực tiếp với đơn vị đang cung cấp chữ ký số (ví dụ: ECA-Thái Sơn, VNPT, Viettel, FPT, BKAV, Soft-IT…) để yêu cầu gia hạn.

Hồ sơ cần chuẩn bị (tham khảo):

• Giấy phép đăng ký kinh doanh (bản sao);
• CCCD/CMND/mã số định danh của người đại diện pháp luật;
• Phiếu đăng ký gia hạn theo mẫu của nhà cung cấp.

Kết quả nhận được:

• Chứng thư số được gia hạn thời hạn;
• Token được cập nhật hoặc cấp mới.

Kiểm tra lại sau khi nhà cung cấp hoàn tất gia hạn chữ ký số:

• Kiểm tra lại thời hạn mới của chữ ký số;
• Cắm Token thử trên máy tính để đảm bảo nhận diện bình thường.

Lưu ý quan trọng:

• Nhà cung cấp thường gửi cảnh báo hết hạn qua email → cần kiểm tra email định kỳ;
• Nên gia hạn trước ít nhất 5 đến 7 ngày để tránh gián đoạn.

Các nhà cung cấp chữ ký số thường có những thông báo nhắc nhở việc hết hạn chữ ký số qua email mà người dùng đăng ký ban đầu. Do đó, cần chú ý kiểm tra email đã đăng ký với nhà cung cấp một cách thường xuyên để không bị trễ hạn, ảnh hưởng đến các thủ tục hải quan sau này.

2. Cập nhật thông tin CKS lên hệ thống Hải quan

Sau khi USB Token đã có thời hạn mới, doanh nghiệp bắt buộc phải cập nhật thông tin này lên hệ thống Hải quan điện tử thì mới có thể truyền tờ khai.

Sau khi gia hạn xong, doanh nghiệp bắt buộc cập nhật thông tin mới lên hệ thống Hải quan.

Các bước thực hiện:

• Truy cập website Tổng cục Hải quan điện tử tại địa chỉ trang web customs.gov.vn.
• Chọn mục: [Đăng ký sử dụng chữ ký số] tại hộp các tính năng bên tay phải.
• Cắm USB Token vào máy tính.
• Nhập thông tin:

+ Mã doanh nghiệp/Mã số thuế.

+ [Chứng minh thư] là CCCD/CMND người đại diện.

+ [Captcha]: Mã xác nhận gồm 5 ký tự số hoặc chữ đan xen.

• Nhấn “Xem thông tin”
• Chọn chứng thư số mới → Nhấn “Xác nhận/Lưu”

Kết quả: Hệ thống Hải quan ghi nhận chữ ký số mới.

Lỗi thường gặp:

• Không hiển thị chứng thư số → do chưa cắm Token hoặc driver lỗi.
• Sai thông tin → không load được dữ liệu.
• Cách cập nhật thông tin:

+ Cắm USB Token vào máy tính.

+ Nhập các thông tin: Mã số thuế, Số CMND/CCCD (của người đại diện), Mã xác nhận.

+ Nhấn Xem thông tin. Tại đây, hệ thống sẽ hiện ra thông tin cũ và nút Xác nhận thông tin mới. Bạn chọn đúng chứng thư số vừa gia hạn và nhấn lưu.

3. Đăng ký lại với hệ thống VNACCS/VCIS

Lưu ý: Tài khoản đăng nhập vào VNACCS/VCIS phải được xử lý xóa thông tin Chữ ký số cũ đã đăng ký trước đó nếu CKS đã hết hạn. Doanh nghiệp thực hiện liên hệ Cơ quan hải quan theo số điện thoại (024) 37824754/55/56/57 để làm thủ tục xóa thông tin CKS cũ.

Đăng nhập hệ thống VNACCS/VCIS là bước cuối cùng để đảm bảo hệ thống thông quan nhận diện chữ ký số mới.

Các bước thực hiện:

• Cũng tại trang chủ website Tổng cục Hải quan, trong hộp danh sách bên phải chọn mục [Đăng ký sử dụng hệ thống VNACCS/VCIS]. Chức năng này có thể cần cuộn xuống để thấy.
• Chọn menu Đăng ký/cập nhật tài khoản quản trị.
• Tiếp theo, chọn thông tin CKS mới và nhấn Ghi.
• Tiếp theo, vào menu Tra cứu thông tin đăng ký, chọn bản ghi mới nhất và nhấn Gửi (Send) để hệ thống Hải quan duyệt.

Việc kiểm duyệt thường mất từ 3 - 24 giờ để thông tin được đồng bộ hoàn toàn.

Những lưu ý khác khi gia hạn chữ ký số hải quan hết hạn

Thời gian chờ: Sau khi cập nhật trên hệ thống VNACCS, bạn nên đợi ít nhất khoảng 2 giờ để hệ thống đồng bộ dữ liệu trước khi thử truyền tờ khai mới.

Mã phê duyệt: Hãy đảm bảo bạn nhớ User ID và Mật khẩu đăng nhập vào hệ thống VNACCS. Nếu quên, bạn phải làm thủ tục cấp lại mật khẩu trước khi cập nhật CKS.

Kiểm tra phần mềm: Nếu bạn dùng phần mềm khai báo hải quan của bên thứ ba (như ECUS/VNACCS), hãy vào mục thiết lập hệ thống trong phần mềm để chọn lại chứng thư số mới sau khi đã gia hạn xong.

Nên chủ động thực hiện gia hạn trước khi hết hạn khoảng 1 tuần để tránh gián đoạn việc xuất nhập khẩu, thông quan hàng hóa.

Như vậy, việc gia hạn chữ ký số hải quan không phức tạp nhưng đòi hỏi thực hiện đầy đủ 3 bước: Gia hạn với nhà cung cấp, cập nhật trên hệ thống Hải quan và đăng ký lại trên VNACCS/VCIS. Doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra thời hạn chữ ký số và hoàn tất gia hạn trước khi hết hạn để tránh gián đoạn khai báo, đảm bảo hoạt động thông quan diễn ra thông suốt và đúng quy định.

Dương Nguyễn