Vận đơn hàng hóa là gì? Tất tần tật những thông tin cần biết về vận đơn 

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, bên cạnh các chứng từ thương mại như hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói… thì còn một loại chứng từ đặc biệt quan trọng thể hiện mối liên hệ giữa người mua, người bán và đơn vị vận chuyển là vận đơn hàng hóa. Vậy vận đơn hàng hóa là gì?

1. Vận đơn hàng hóa là gì?

Hiểu đơn giản, vận đơn hàng hóa (Bill of Lading) là chứng từ vận tải do người vận chuyển hoặc đại lý của họ phát hành, xác nhận rằng hàng hóa đã được xếp lên phương tiện vận tải (hoặc đã được nhận để chờ xếp).

Vận đơn là cơ sở pháp lý xác định quyền và nghĩa vụ giữa các bên trong quá trình vận chuyển, thường được sử dụng trong các loại hình như:

• Vận đơn đường biển (Sea Bill of Lading).
• Vận đơn hàng không (Air Waybill).
• Vận đơn đường sắt, đường bộ…

Một vận đơn có thể hiểu như “giấy thông hành” của lô hàng, giúp các bên theo dõi và xác nhận các thông tin vận chuyển: tên tàu, số bill, cảng xếp hàng (POL), cảng dỡ hàng (POD), tên hàng, số kiện, trọng lượng, thể tích, ngày hàng được bốc xếp…

2. Chức năng của vận đơn hàng hóa

Vận đơn không chỉ là một chứng từ thông thường mà còn mang ba chức năng pháp lý quan trọng:

2.1. Bằng chứng của hợp đồng vận tải

Vận đơn thể hiện rằng giữa người vận chuyển và người gửi hàng đã tồn tại hợp đồng vận tải, đồng thời ghi rõ nội dung, điều kiện của hợp đồng đó.

2.2. Biên lai nhận hàng

Khi ký phát vận đơn, người vận chuyển xác nhận đã nhận hàng để chuyên chở. Khi hàng đến, người vận chuyển chỉ giao hàng cho người xuất trình vận đơn hợp lệ.

2.3. Chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hóa

Vận đơn là chứng từ có giá trị pháp lý, thể hiện quyền sở hữu đối với hàng hóa ghi trên vận đơn. Nhờ vậy, nó có thể được dùng để:

• Cầm cố, thế chấp tại ngân hàng.
• Chuyển nhượng quyền sở hữu.
• Làm cơ sở thanh toán trong giao dịch quốc tế.

3. Tác dụng của vận đơn trong xuất nhập khẩu

Trong hoạt động ngoại thương, vận đơn có vai trò không thể thiếu, cụ thể:

• Là căn cứ khai hải quan và làm thủ tục xuất - nhập khẩu hàng hóa.
• Là tài liệu bắt buộc trong bộ chứng từ thanh toán quốc tế (đặc biệt khi thanh toán bằng L/C).
• Là chứng từ cầm cố, chuyển nhượng, giúp doanh nghiệp linh hoạt trong tài chính.
• Là căn cứ đối chiếu số lượng, trọng lượng và quy cách hàng hóa, phục vụ thống kê, đối soát và thực hiện hợp đồng.

4. Nội dung của một vận đơn hàng hóa

Mỗi vận đơn đều có cấu trúc tương đối chuẩn, bao gồm các thông tin bắt buộc như:

• Tên và địa chỉ người vận tải.
• Cảng xếp hàng (Port of Loading – POL).
• Cảng dỡ hàng (Port of Discharge – POD).
• Tên, địa chỉ người gửi hàng (Shipper).
• Tên, địa chỉ người nhận hàng (Consignee).
• Bên được thông báo (Notify Party).
• Tên hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng hoặc thể tích.
• Cước phí vận chuyển và phụ phí kèm theo.
• Thời gian, địa điểm cấp vận đơn.
• Số bản gốc vận đơn (Original B/L).
• Chữ ký của người vận tải hoặc đại diện hợp pháp.

Những thông tin này cần được điền chính xác tuyệt đối, vì chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến trì hoãn thông quan hoặc tranh chấp quốc tế.

5. Cơ sở pháp lý của vận đơn hàng hóa

Vận đơn chịu sự điều chỉnh của luật quốc gia và các công ước quốc tế. Một số văn bản quan trọng bao gồm:

• Quy tắc Hague và Công ước Brussels 1924.
• Nghị định thư Visby 1968.
• Công ước Hamburg 1978 về vận đơn đường biển.

Những văn bản này quy định chi tiết trách nhiệm, quyền hạn, giới hạn bồi thường của người vận chuyển, đồng thời giải quyết tranh chấp giữa các bên khi có sự cố hàng hóa trong quá trình vận tải.

6. Các loại vận đơn hàng hóa phổ biến

Tùy theo mục đích sử dụng và đặc điểm giao dịch, vận đơn được chia thành nhiều loại. Dưới đây là những loại phổ biến nhất trong vận tải quốc tế:

6.1 Căn cứ vào quan hệ phát hành vận đơn

• Vận đơn chủ (Master Bill of Lading – MBL)

Do hãng tàu hoặc hãng hàng không phát hành, thể hiện thông tin vận chuyển giữa các đại lý hoặc công ty giao nhận.

Thông tin trên MBL thường ghi người gửi/nhận là đơn vị vận chuyển (FWD).

• Vận đơn thứ (House Bill of Lading – HBL)

Do công ty giao nhận (Forwarder) phát hành, thể hiện mối quan hệ giữa người xuất khẩu (Shipper) và người nhập khẩu (Consignee).

HBL là chứng từ mà doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường trực tiếp sử dụng trong giao dịch.

6.2 Căn cứ vào khả năng chuyển nhượng

• Vận đơn theo lệnh (To Order B/L)

Không ghi rõ người nhận hàng, mà ghi “To Order” hoặc “To Order of…”. Vận đơn này có thể chuyển nhượng bằng cách ký hậu ở mặt sau.

Thường dùng trong phương thức thanh toán L/C.

• Vận đơn đích danh (Straight B/L)

Ghi rõ tên người nhận hàng. Chỉ người được ghi tên trên vận đơn mới được nhận hàng.

Loại này không thể chuyển nhượng bằng ký hậu.

• Vận đơn vô danh (Bearer B/L)

Không ghi tên người nhận hàng. Ai xuất trình vận đơn sẽ được nhận hàng.

Vận đơn vô danh có tính chuyển nhượng cao nhất, nhưng tiềm ẩn rủi ro lớn.

6.3 Vận đơn đặc biệt - Switch Bill of Lading

Switch Bill of Lading là bộ vận đơn thứ hai được phát hành để thay thế vận đơn gốc, thường dùng trong giao dịch ba bên (Triangle Trade).

Mục đích là:

• Che giấu nguồn gốc hàng hóa hoặc nhà cung cấp thật.
• Thuận tiện trong thanh toán và phân phối hàng.
• Giảm thiểu chi phí hoặc tránh thuế trong một số trường hợp.

Tuy nhiên, không phải hãng tàu hay Forwarder nào cũng được phép phát hành Switch B/L. Vì vậy, doanh nghiệp cần thỏa thuận kỹ với đối tác và hãng vận chuyển trước khi sử dụng.

Tóm lại, vận đơn hàng hóa là chứng từ quan trọng hàng đầu trong hoạt động xuất nhập khẩu, đóng vai trò vừa là bằng chứng hợp đồng vận tải, vừa là biên lai nhận hàng và chứng từ xác nhận quyền sở hữu.

Việc hiểu rõ các loại vận đơn, nội dung cần có và quy định pháp lý liên quan sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, đẩy nhanh tiến độ thông quan và đảm bảo quyền lợi thương mại quốc tế.

Nếu bạn đang tìm giải pháp quản lý chứng từ xuất nhập khẩu, khai báo hải quan chuyên nghiệp, hãy tham khảo Phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS - Phần mềm uy tín được hàng nghìn doanh nghiệp XNK tin dùng.

Nguyệt Nga