In bảng kê mã vạch hải quan: Hướng dẫn chi tiết và chính xác

In bảng kê mã vạch hải quan là bước quan trọng trong quy trình thông quan, giúp cơ quan hải quan nhận diện tờ khai nhanh chóng và doanh nghiệp rút ngắn thời gian làm thủ tục tại cảng. Việc in bảng kê không phức tạp nhưng đòi hỏi người thực hiện phải nắm rõ thời điểm, mục đích và quy trình để tránh chậm trễ hoặc sai sót. Bài viết dưới đây trình bày đầy đủ khi nào cần in bảng kê, in để làm gì, cách in đúng chuẩn và các lưu ý quan trọng doanh nghiệp không nên bỏ qua.

1. Khi nào in bảng kê mã vạch hải quan?

Bạn có thể in bảng kê mã vạch hải quan (tên gọi đầy đủ là danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực giám sát) sau khi tờ khai đã được hệ thống hải quan tiếp nhận và xử lý, có kết quả phân luồng, và doanh nghiệp đã hoàn tất các nghĩa vụ thuế (nếu có).

Thời điểm cần in bảng kê mã vạch hải quan:

• Sau khi tờ khai được tiếp nhận và xử lý: Hệ thống hải quan phải xử lý xong tờ khai và có kết quả phân luồng (luồng Xanh, Vàng, Đỏ).
• Sau khi hoàn thành nghĩa vụ: Đã nộp thuế hoặc hoàn tất kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Trước khi đến cảng: Doanh nghiệp cần chủ động in ra để sử dụng khi làm thủ tục, giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Thời gian để mã vạch xuất hiện thường là khoảng 8 tiếng kể từ khi đăng ký tờ khai, vì vậy bạn cần chủ động tra cứu và in bảng kê trước thời điểm làm thủ tục tại cảng để tránh chậm trễ.

2. In bảng kê mã vạch hải quan để làm gì? 

In mã vạch hải quan giúp xác nhận và đối chiếu thông tin hàng hóa tự động, rút ngắn thời gian làm thủ tục thông quan, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình logistics.

Đối với doanh nghiệp, mã vạch giúp dễ dàng kiểm soát thông tin và làm bằng chứng pháp lý để xuất trình tại cảng. Đối với cơ quan hải quan, mã vạch hỗ trợ công tác giám sát tự động, chính xác và hiệu quả.

Lợi ích đối với doanh nghiệp

• Kiểm soát thông tin: Dễ dàng kiểm soát và xác nhận thông tin trên tờ khai có khớp với hàng hóa thực tế hay không.
• Tối ưu hóa quy trình: Đảm bảo hàng hóa được xuất nhập nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm chi phí (như kho bãi, tồn đọng hồ sơ).
• Bằng chứng pháp lý: Mã vạch là bằng chứng pháp lý duy nhất để xuất trình tại cảng, xác nhận lô hàng đã hoàn tất thông quan.

Lợi ích đối với cơ quan hải quan

• Giám sát tự động: Giúp kiểm tra và kiểm soát hàng hóa nhanh chóng thông qua việc quét mã vạch tự động, tránh giả mạo giấy tờ.
• Tăng hiệu quả: Tăng tính hiệu quả, chính xác và giảm tải áp lực công việc cho cán bộ hải quan.
• Hệ thống hóa số liệu: Cung cấp số liệu chính xác để cơ quan hải quan tính toán thuế và nghĩa vụ nộp thuế của doanh nghiệp.
• Đơn giản hóa thủ tục: Rút ngắn thời gian chờ đợi và xử lý thủ tục hành chính.

3. Hướng dẫn in bảng kê mã vạch hải quan

Về cơ bản, việc in bảng kê mã vạch hải quan là rất dễ dàng, được thực hiện theo 5 bước sau:

Bước 1: Truy cập website Tổng cục Hải quan

Mở trình duyệt và truy cập vào trang web chính thức tại địa chỉ trang website https://www.customs.gov.vn/

Bước 2: Chọn mục dịch vụ

• Tìm và nhấp vào mục "Dịch vụ công".
• Tìm chức năng in: Trong mục "Dịch vụ công", chọn chức năng "In bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng".

Bước 3: Nhập thông tin: Điền đầy đủ các thông tin được yêu cầu vào các ô trống:

• Mã số thuế (mã doanh nghiệp)
• Số tờ khai hải quan
• Mã cơ quan hải quan
• Ngày khai tờ khai hải quan

Bước 4: Lấy thông tin

Nhấn nút "Lấy thông tin" để hệ thống tìm và hiển thị thông tin tờ khai.

Bước 5: Kiểm tra thông tin và thực hiện in

• Kiểm tra lại thông tin hiển thị đã chính xác chưa.
• Sử dụng tính năng in của trình duyệt (hoặc tổ hợp phím Ctrl+P để in.
• Chọn máy in và trang cần in.
• Lưu lại tệp trước khi in để có bản dự phòng.

4. Lưu ý khi in bảng kê mã vạch hải quan

Việc in bảng kê mã vạch hải quan tương đối đơn giản, tuy nhiên người thực hiện vẫn cần lưu ý một số điều sau đây:

• Lấy/ in mã vạch quá sát giờ xuống cảng dẫn đến không kịp cập nhật hoặc hệ thống chưa sinh mã vạch: nên lấy trước ít nhất vài giờ, theo hướng dẫn cảng.
• Sai thông tin mã doanh nghiệp, số tờ khai hoặc ngày tờ khai khi tra cứu: kiểm tra kỹ dữ liệu trước khi in.
• In mã vạch ở chất lượng kém (mực nhòe, vạch không rõ): sử dụng máy in và giấy đạt chuẩn để đảm bảo mã quét được.
• Sau khi đăng ký tờ khai, có thể phải chờ một khoảng thời gian (thường vài tiếng, có trường hợp tới 8 tiếng) để hệ thống đồng bộ và sinh mã vạch.
• Nếu tờ khai có điều chỉnh/sửa đổi, cần in lại mã vạch tương ứng, không sử dụng bản cũ.

Có thể thấy, in bảng kê mã vạch hải quan là thao tác đơn giản nhưng giữ vai trò thiết yếu trong quá trình thông quan hàng hóa. Nắm rõ thời điểm in, mục đích sử dụng, quy trình thực hiện và các lưu ý đi kèm sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh và chính xác tại cảng. Doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra tờ khai, lấy mã vạch sớm và in bản rõ nét để quá trình làm thủ tục diễn ra thuận lợi nhất.

ECUS là phần mềm hải quan điện tử do Công ty Thái Sơn phát triển, được thiết kế để kết nối trực tiếp với hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan. Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ khai báo, truyền tờ khai, quản lý hồ sơ và xử lý thủ tục xuất nhập khẩu theo chuẩn của Hải quan Việt Nam.

Phần mềm ECUS cho phép doanh nghiệp lấy và in mã vạch hải quan trực tiếp từ phần mềm sau khi tờ khai được chấp nhận giúp cơ quan hải quan và doanh nghiệp tra cứu nhanh thông tin tờ khai, phục vụ thông quan và lưu hồ sơ.

Nếu bạn có thắc mắc cần hỗ trợ vui lòng liên hệ Trung tâm dịch vụ khách hàng của ECUS 24/7 - Hotline 1900 4767 - 1900 4768 để được tư vấn và giải đáp chi tiết.

Dương Nguyễn