Hồ sơ hàng hóa nhập khẩu cần giấy tờ gì? Thủ tục nhập khẩu

Nhập khẩu hàng hóa là một quy trình phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ đầy đủ các quy định về hồ sơ, chứng từ theo pháp luật. Việc thiếu giấy tờ hoặc sai sót trong khâu chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu có thể dẫn đến nguy cơ hàng hóa bị giữ tại cảng, phát sinh chi phí lưu kho, thậm chí bị phạt hành chính. Dưới đây là những giấy tờ bắt buộc khi làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu:

Giấy tờ nhập khẩu bắt buộc và bổ sung.

1. Giấy tờ bắt buộc trong nhập khẩu hàng hóa

Khi nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

1.1. Tờ khai hải quan nhập khẩu

- Là chứng từ quan trọng giúp khai báo thông tin hàng hóa với cơ quan hải quan.

- Nếu sử dụng tờ khai giấy, doanh nghiệp cần nộp 02 bản chính theo mẫu quy định tại Phụ lục II hoặc Phụ lục IV.

>> Tham khảo: Hướng dẫn hạch toán thuế xuất nhập khẩu.

1.2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

- 01 bản chụp hóa đơn thương mại, cung cấp thông tin về giá trị giao dịch giữa người mua và người bán. Sử dụng khi doanh nghiệp mua hàng từ nhà cung cấp nước ngoài và phải thanh toán.

- Một số trường hợp đặc biệt được miễn nộp hóa đơn này gồm:

Doanh nghiệp ưu tiên.

Hàng nhập khẩu gia công (để thực hiện hợp đồng gia công cho thương nhân nước ngoài).

Hàng nhập khẩu không thanh toán cho người bán và hàng không có hóa đơn.

1.3. Vận tải đơn hoặc chứng từ vận tải khác

- Vận tải đơn (Bill of Lading) là giấy tờ để chứng minh quyền sở hữu hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

- Số lượng yêu cầu: 01 bản chụp.

- Bắt buộc cần có vận tải đơn nếu hàng nhập khẩu bằng đường biển, hàng không, đường sắt và vận chuyển đa phương thức.

- Trường hợp không bắt buộc vận tải đơn hoặc có thể thay thế, gồm:

Hàng nhập qua cửa khẩu biên giới đường bộ, giao dịch trong khu phi thuế quan và nội địa không cần vận tải đơn.

Hàng nhập khẩu mang theo theo đường hành lý của người nhập cảnh không cần vận tải đơn.

Các mặt hàng được vận chuyển trên tàu dịch vụ (không phải tàu thương mại), nhập khẩu để phục vụ cho các hoạt động thăm dò, khai thác dầu khí có thể thay bằng bản khai hàng hóa (cargo manifest).

>> Tham khảo: FOB là gì trong xuất nhập khẩu? Phân biệt FOB và CIF.

1.4. Giấy phép nhập khẩu *

- Bắt buộc đối với hàng hóa phải có giấy phép nhập khẩu. VD: dược phẩm, hóa chất nguy hiểm, thiết bị y tế…

- 01 bản chính giấy phép nhập khẩu theo hạn ngạch thuế quan nếu nhập khẩu một lần.

- Trường hợp nhập khẩu nhiều lần thì 01 bản chụp kèm theo Phiếu theo dõi trừ lùi.

1.5. Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc Giấy thông báo kết quả kiểm tra *

- Yêu cầu: 01 bản chính.

* Lưu ý: Nếu áp dụng cơ chế một cửa quốc gia thì các loại giấy tờ đánh dấu sao (giấy phép nhập khẩu, văn bản thông báo kết quả kiểm tra, miễn kiểm tra chuyên ngành) sẽ được cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành gửi dưới dạng điện tử thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia. Khi đó, người khai hải quan không phải nộp các loại giấy tờ này khi làm thủ tục hải quan.

1.6. Tờ khai trị giá

Cung cấp thông tin về giá trị hải quan của hàng hóa, áp dụng trong một số trường hợp theo quy định.

1.7. Chứng từ chứng nhận xuất xứ (C/O - Certificate of Origin)

Cần thiết nếu doanh nghiệp muốn hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại. Ví dụ:

- Hàng được hưởng thuế suất ưu đãi.

- Hàng bị áp thuế chống bán phá giá.

- Hàng thuộc diện quản lý nhập khẩu.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử; Phần mềm hóa đơn điện tử.

2. Giấy tờ bổ sung đối với hàng hóa nhập khẩu miễn thuế

Ngoài các chứng từ bắt buộc trên, nếu hàng hóa nhập khẩu thuộc diện miễn thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm:

Bổ sung giấy tờ nhập khẩu.

2.1. Danh mục hàng hóa miễn thuế

Thương nhân nhập khẩu hàng hóa có giấy tờ kèm theo Phiếu theo dõi trừ lùi đã được đăng ký tại cơ quan hải quan.

Theo quy định tại Điều 22 Thông tư 33/2023/TT-BTC, việc theo dõi và trừ lùi Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa được thực hiện như sau:

- Đối với các trường hợp hàng hóa từ kho ngoại quan được đưa vào nội địa để nhập khẩu nhiều lần hoặc hàng hóa thuộc cùng hợp đồng, hóa đơn thương mại nhưng được nhập khẩu theo nhiều đợt khác nhau, có thể sử dụng chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa để lập Phiếu theo dõi trừ lùi. Phiếu này được lập theo mẫu quy định tại Phụ lục VII ban hành kèm Thông tư.

- Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai nhập khẩu lần đầu có trách nhiệm lập Phiếu theo dõi trừ lùi và giao cho người khai hải quan. Người này sẽ xuất trình Phiếu cho cơ quan hải quan để theo dõi việc trừ lùi trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu, cho đến khi lượng hàng hóa được ghi trên Phiếu và chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa được nhập khẩu hết.

Tải xuống mẫu phiếu theo dõi trừ lùi tại đây!

2.2. Chứng từ chuyển nhượng hàng hóa miễn thuế

Chứng từ chuyển nhượng hàng hóa thuộc diện miễn thuế dùng đối với trường hợp hàng hóa này được chuyển nhượng giữa các đối tượng miễn thuế cần có nội dung thể hiện rõ giá trị chuyển nhượng không bao gồm thuế nhập khẩu: 01 bản sao.

Hàng nhập khẩu không chịu thuế cần một số loại giấy tờ bổ sung.

>> Có thể bạn quan tâm: Nghiệp vụ xuất nhập khẩu.

3. Giấy tờ bổ sung đối với hàng hóa nhập khẩu không chịu thuế

Trong trường hợp hàng hóa nhập khẩu không chịu thuế, cần có thêm:

Tờ khai xác nhận viện trợ không hoàn lại: Do cơ quan tài chính cấp đối với hàng hóa viện trợ.

Hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp hàng hóa: Quy định rõ giá trị hợp đồng không bao gồm thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế giá trị gia tăng.

Hợp đồng thuê tàu bay, giàn khoan, tàu thủy từ nước ngoài: Nếu nhập khẩu các phương tiện này cho mục đích sản xuất, kinh doanh.

Giấy xác nhận hàng hóa phục vụ quốc phòng, an ninh: Cấp bởi Bộ Quốc phòng hoặc Bộ Công an nếu nhập khẩu hàng hóa chuyên dụng.

Như vậy, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hải quan giúp quá trình nhập khẩu hàng hóa diễn ra thuận lợi, tránh các rủi ro về pháp lý và chi phí phát sinh đồng thời đảm bảo tuân thủ đúng quy trình hải quan.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm khai báo hải quan ECUS, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN