Kho ngoại quan là gì? Chức năng và quy trình vận hành kho

Kho ngoại quan là gì, hàng hóa nào được gửi vào kho và khi nào doanh nghiệp phải làm thủ tục nhập khẩu? Đây là những câu hỏi thường gặp khi doanh nghiệp lựa chọn phương án lưu trữ, phân phối hàng hóa quốc tế. Hiểu đúng về kho ngoại quan giúp nhân viên xuất nhập khẩu chủ động chuẩn bị chứng từ, theo dõi thời hạn lưu kho và phối hợp giao nhận. Bài viết dưới đây giải thích khái niệm, vai trò, các quy định cần biết và thủ tục cơ bản đối với từng luồng hàng.

1. Kho ngoại quan là gì?

Căn cứ quy định tại khoản 10 Điều 4 Luật Hải quan →  Văn bản hợp nhất 54/VBHN-VPQH.

Kho ngoại quan là khu vực kho, bãi lưu giữ hàng hóa đã làm thủ tục hải quan được gửi để chờ xuất khẩu; hàng hóa từ nước ngoài đưa vào gửi để chờ xuất khẩu ra nước ngoài hoặc nhập khẩu vào Việt Nam.

Như vậy, Kho ngoại quan (Bonded Warehouse) là khu vực kho, bãi phục vụ lưu giữ hàng chờ xuất khẩu hoặc hàng từ nước ngoài chờ xuất đi tiếp, chờ nhập khẩu vào Việt Nam. Với hàng từ Việt Nam gửi để chờ xuất khẩu, hàng phải hoàn thành thủ tục hải quan theo quy định.

1.1 Đặc điểm của kho ngoại quan

Để hình dung cách vận hành của Kho ngoại quan, có thể ghi nhớ ba đặc điểm:

• Kho có chức năng lưu giữ hàng phục vụ các luồng xuất nhập khẩu.
• Việc tiếp nhận, lưu giữ và xuất kho gắn với thủ tục, dữ liệu quản lý và giám sát hải quan.
• Hướng đi tiếp theo của hàng quyết định thủ tục cần thực hiện: xuất ra nước ngoài, nhập vào nội địa hoặc chuyển sang địa điểm khác.

Do đó, khi lựa chọn kho, doanh nghiệp cần xác định trước phương án xử lý hàng sau thời gian lưu giữ.

Ví dụ: Giả sử một nhà cung cấp nước ngoài đưa linh kiện về kho ngoại quan tại Việt Nam để chờ đơn đặt hàng. Sau đó, một doanh nghiệp Việt Nam mua một phần lô hàng để phục vụ sản xuất, phần còn lại được gửi sang thị trường khác.

Trong tình huống này, doanh nghiệp cần tổ chức hai luồng xử lý riêng. Phần nhập vào Việt Nam phải đáp ứng điều kiện nhập khẩu; phần xuất đi nước ngoài cần hoàn thành thủ tục xuất kho và vận chuyển tương ứng.

Ví dụ trên cho thấy kho ngoại quan có thể trở thành điểm dự trữ gần khách hàng, giúp nhà cung cấp linh hoạt phân bổ hàng theo nhu cầu thực tế.

1.2 Chức năng và vai trò của kho ngoại quan

→ Lưu giữ hàng hóa chờ xuất khẩu hoặc nhập khẩu.

Thời điểm hàng đến cảng không phải lúc nào cũng trùng với thời điểm khách hàng cần nhận hàng. Kho ngoại quan giúp doanh nghiệp bố trí khoảng thời gian lưu giữ giữa các công đoạn của chuỗi cung ứng.

Chẳng hạn, nhà cung cấp có thể chuẩn bị hàng trước mùa cao điểm, còn doanh nghiệp mua hàng chủ động lên kế hoạch tiếp nhận theo tiến độ sản xuất. Với hàng chờ xuất khẩu, việc bố trí lưu kho cũng giúp phối hợp lịch vận tải và lịch giao hàng.

→ Hỗ trợ trung chuyển và phân phối quốc tế

Kho ngoại quan có thể hỗ trợ mô hình phân phối phục vụ nhiều thị trường. Thay vì tổ chức từng chuyến hàng nhỏ từ nơi sản xuất, doanh nghiệp cân nhắc tập trung hàng tại một điểm rồi phân bổ theo đơn hàng.

Hiệu quả của phương án này phụ thuộc vào vị trí kho, kết nối vận tải, sản lượng hàng và chi phí vận hành. Doanh nghiệp nên so sánh tổng chi phí lưu kho, bốc xếp và vận chuyển với phương án giao hàng trực tiếp.

→ Hỗ trợ quản lý thời gian và kế hoạch giao nhận hàng hóa.

Khi có kế hoạch lưu kho phù hợp, doanh nghiệp dễ phối hợp hơn giữa nhà cung cấp, bộ phận mua hàng, đơn vị vận tải và khách hàng. Tuy nhiên, thời gian lưu giữ kéo dài cũng làm tăng chi phí và có thể ảnh hưởng đến chất lượng hàng.

Lợi ích đối với hoạt động logistics cần được đánh giá riêng với chính sách thuế đang áp dụng. Nghĩa vụ thuế xác định theo luồng hàng, loại hình và điều kiện áp dụng. Khi hàng được nhập từ kho ngoại quan vào nội địa, doanh nghiệp phải xem xét thuế nhập khẩu và các nghĩa vụ tài chính liên quan; việc từng gửi kho không tự tạo quyền miễn thuế.

1.3 Phân biệt kho ngoại quan, kho bảo thuế và kho CFS

Những khác biệt này được thể hiện trong khái niệm và quy định quản lý từng loại kho, địa điểm của Luật Hải quan. Khi lựa chọn kho, doanh nghiệp nên bắt đầu từ nhu cầu thực tế cần lưu hàng chờ phân phối, cần nguyên liệu cho sản xuất hay cần gom hàng lẻ để vận chuyển.

2. Hàng hóa nào được đưa vào kho ngoại quan?

2.1 Các nhóm hàng được phép gửi kho

Căn cứ theo Điều 85 Nghị định 08/2015/NĐ-CP đã được sửa đổi, hàng gửi kho ngoại quan gồm hai nhóm chính:

→ Hàng từ Việt Nam đã hoàn thành thủ tục xuất khẩu.

→ Hàng từ nước ngoài chờ nhập khẩu vào Việt Nam hoặc chờ xuất sang nước thứ ba.

Việc tiếp nhận còn phải phù hợp với đối tượng được thuê kho và chính sách áp dụng cho hàng hóa.

2.2 Hàng hóa không được phép gửi kho ngoại quan

Các trường hợp bị loại trừ, không được phép gửi kho ngoại quan được quy định tại Điều 85, Văn bản hợp nhất 46/VBHN-BTC gồm:

• Hàng giả mạo nhãn hiệu hoặc tên gọi xuất xứ Việt Nam;
• Hàng gây nguy hiểm cho người hoặc gây ô nhiễm môi trường; 
• Hàng thuộc diện cấm hoặc tạm ngừng xuất nhập khẩu, trừ trường hợp được Thủ tướng Chính phủ cho phép.

Ngoài ra, Quyết định 27/2020/QĐ-TTg quy định riêng một số hàng nhập khẩu không được gửi kho ngoại quan gồm có:

• Thuốc lá điếu chứa lá thuốc lá mang nhãn hiệu 555, Esse, không có xuất xứ Việt Nam.
• Rượu whisky dung tích trên 50 ml, không có xuất xứ Việt Nam.

Doanh nghiệp cần đối chiếu đầy đủ mô tả và mã hàng trong danh mục, tránh suy rộng thành quy định cấm toàn bộ thuốc lá hoặc rượu.

2.3 Những điều kiện cần kiểm tra trước khi gửi hàng

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên rà soát:

• Tên hàng, thành phần, công dụng, xuất xứ và mã HS dự kiến.
• Hướng xử lý sau lưu kho: nhập nội địa hay xuất ra nước ngoài.
• Yêu cầu về giấy phép, kiểm dịch và kiểm tra chuyên ngành.
• Khả năng bảo quản của kho: nhiệt độ, độ ẩm, tải trọng và thiết bị.
• Thời gian lưu giữ dự kiến và tổng chi phí dịch vụ.

Đặc biệt, việc hàng được tiếp nhận vào kho không đủ để kết luận rằng hàng được phép nhập vào nội địa sau đó.

3. Quy định về kho ngoại quan tại Việt Nam

→ Quy định về điều kiện thành lập và công nhận kho ngoại

Căn cứ theo Nghị định 67/2020/NĐ-CP quy định về điều kiện công nhận kho ngoại quan phải đáp ứng yêu cầu về vị trí, ngăn cách, diện tích, phần mềm quản lý và camera kết nối với hải quan. Diện tích tối thiểu thay đổi theo loại kho và vị trí:

Hệ thống camera phải đáp ứng yêu cầu giám sát liên tục và lưu dữ liệu tối thiểu sáu tháng; quy định có ngoại lệ đối với camera bên trong kho chứa hàng đông lạnh. 

Doanh nghiệp cần hoàn thành thủ tục công nhận trước khi vận hành kho. Hợp đồng thuê kho và giấy đăng ký doanh nghiệp không thay thế quyết định công nhận hoạt động.

→ Quy định về thời hạn lưu giữ hàng hóa

Theo Điều 61 Luật Hải quan, hàng gửi kho ngoại quan được lưu giữ không quá 12 tháng kể từ ngày gửi vào kho. Nếu có lý do chính đáng, hàng có thể được gia hạn một lần, tối đa 12 tháng. Việc gia hạn cần được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận. 

Để quản lý thời hạn, doanh nghiệp nên theo dõi từng lô hàng, thiết lập cảnh báo trước ngày hết hạn và chuẩn bị phương án xuất kho hoặc hồ sơ gia hạn sớm.

→ Quy định về giám sát hải quan, quyền và trách nhiệm của các bên

Theo Điều 63 Luật Hải quan, chủ hàng được thực hiện các hoạt động như gia cố bao bì, phân loại, lấy mẫu và chuyển quyền sở hữu theo quy định. Doanh nghiệp kinh doanh kho phải phục vụ yêu cầu kiểm tra, quản lý hàng bằng phương thức điện tử, thực hiện chế độ kế toán, thống kê và báo cáo.

Về quản trị vận hành, hợp đồng nên xác định rõ bên chịu trách nhiệm khai báo, cung cấp chứng từ, bảo quản hàng, xử lý chênh lệch và thanh toán chi phí. Chủ hàng cũng nên thường xuyên đối chiếu số liệu với đơn vị kinh doanh kho.

4. Thủ tục đưa hàng vào và đưa hàng ra khỏi kho ngoại quan

Về hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị, bộ chứng từ phục vụ xử lý nghiệp vụ thường gồm:

• Hợp đồng thuê kho, chứng từ mua bán (nếu có).
• Hóa đơn thương mại;
• Bảng kê đóng gói;
• Chứng từ vận tải;
• Giấy ủy quyền khi phát sinh.

Doanh nghiệp cần phân biệt chứng từ chuẩn bị để xử lý nghiệp vụ với chứng từ bắt buộc nộp hoặc xuất trình cho hải quan. Thành phần hồ sơ còn phụ thuộc từng luồng hàng, phương thức vận tải và chính sách mặt hàng.

Đối với hàng từ nước ngoài vào kho, hồ sơ có thể bao gồm tờ khai, vận tải đơn hoặc chứng từ tương đương; giấy chứng nhận mã số tạm nhập tái xuất và chứng từ kiểm tra chuyên ngành khi thuộc trường hợp phải có.

Để hạn chế việc sửa hồ sơ hoặc chậm giao nhận, nhân viên xuất nhập khẩu khi khai báo và vận chuyển nên kiểm tra:

• Sự thống nhất về tên hàng, số kiện, trọng lượng và container.
• Mã kho, địa điểm đích và đơn vị hải quan khai báo.
• Liên kết giữa dữ liệu nhập kho, xuất kho và hồ sơ vận chuyển.
• Số lượng xuất từng lần và số lượng còn lại.
• Thời hạn lưu kho, lịch vận tải và tình trạng thực xuất.

Khi xảy ra chênh lệch hoặc thay đổi phương án giao hàng, cần phối hợp xử lý trước khi tiếp tục vận chuyển.

Ba luồng hàng dưới đây có yêu cầu và quy trình khác nhau. Doanh nghiệp cần xác định đúng luồng trước khi chuẩn bị hồ sơ và khai báo.

4.1 Quy trình đưa hàng từ nước ngoài vào kho ngoại quan

Bước 1: Kiểm tra điều kiện tiếp nhận:
→ DN đối chiếu chính sách mặt hàng, thống nhất kho nhận và kế hoạch vận chuyển.

Bước 2: Chuẩn bị, khai hồ sơ:
→ Khai tờ khai đưa hàng vào kho và thông tin vận chuyển chịu giám sát theo trường hợp áp dụng.

Bước 3: Thực hiện kiểm tra: 
→ Nộp, xuất trình chứng từ và phối hợp kiểm tra hàng khi có yêu cầu.

Bước 4: Vận chuyển về kho: 
→ Thực hiện bàn giao, bảo đảm niêm phong khi áp dụng và cập nhật thông tin hàng đến.

Bước 5: Tiếp nhận, đối chiếu: 
→ Kiểm đếm hàng, ghi nhận chênh lệch và cập nhật dữ liệu nhập kho.

Quy trình cụ thể, doanh nghiệp cần tham khảo căn cứ, đối chiếu quy định tại Điều 91 Thông tư 38/2015/TT-BTC đã được sửa đổi, cùng hướng dẫn thực hiện tại đơn vị chi cục hải quan quản lý.

4.2 Quy trình đưa hàng từ kho ngoại quan ra nước ngoài

Bước 1: Xác định lô xuất:
→ Kiểm tra số lượng tồn kho, người nhận và cửa khẩu xuất.

Bước 2: Chuẩn bị thủ tục xuất kho:
→ Cập nhật thông tin hàng xuất, thực hiện khai báo vận chuyển tương ứng.

Bước 3: Vận chuyển tới cửa khẩu:
→ Phối hợp với kho, đơn vị vận tải và hải quan để bàn giao hàng.

Bước 4: Theo dõi thực xuất:
→ Đối chiếu dữ liệu xác nhận hàng đã ra khỏi lãnh thổ Việt Nam.

Hàng đã rời kho cần tiếp tục được theo dõi đến khi thực xuất. Theo quy định quản lý hàng xuất kho ngoại quan sửa đổi tại Văn bản hợp nhất 46/VBHN-BTC, thời gian lưu tại khu vực giám sát ở cửa khẩu xuất không quá 15 ngày kể từ ngày đến cửa khẩu; nếu chưa xuất được, phải xử lý theo phương án và thủ tục được quy định.

4.3 Quy trình đưa hàng từ kho ngoại quan vào nội địa

Bước 1: Kiểm tra quyền nhập khẩu và chính sách hàng:
→ Xác định hàng được phép nhập, địa điểm làm thủ tục và điều kiện chuyên ngành.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu:
→ Rà soát hóa đơn, chứng từ vận tải, xuất xứ, giấy phép và chứng từ khác theo trường hợp.

Bước 3: Đăng ký tờ khai:
→ Chọn loại hình phù hợp, khai mã HS, trị giá và thông tin liên quan.

Bước 4: Hoàn thành yêu cầu hải quan:
→ Thực hiện kiểm tra và nghĩa vụ thuế theo quy định.

Bước 5: Xuất kho, giao hàng:
→ Chỉ giao hàng khi đáp ứng điều kiện đưa ra khỏi khu vực giám sát.

Theo quy định sửa đổi tại Thông tư 39/2018/TT-BTC, Với một số hàng thuộc diện phải làm thủ tục tại cửa khẩu nhập có hạn chế khi nhập nội địa từ kho ngoại quan; quy định có ngoại lệ theo vị trí kho. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra trường hợp cụ thể trước khi chọn phương án lưu kho. 

Câu hỏi thường gặp về kho ngoại quan

Kho ngoại quan có nằm ngoài lãnh thổ Việt Nam được không?

→ Kho ngoại quan bắt buộc phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam và được quản lý theo chế độ hải quan áp dụng cho loại kho này. “Ngoại quan” không có nghĩa là kho nằm ở nước ngoài.

Hàng gửi kho ngoại quan có được miễn mọi loại thuế không?

→ Hàng hóa gửi kho ngoại quan không được miễn mọi loại thuế, mà chỉ được tạm hoãn chưa phải nộp các loại thuế trong thời gian lưu kho và chỉ được miễn thuế trong một số trường hợp cụ thể. 

Nghĩa vụ thuế cần được xác định theo luồng hàng và điều kiện pháp luật. Doanh nghiệp cũng phải tính các chi phí thương mại như thuê kho, bốc xếp, bảo quản và vận chuyển.

Có thể bán hàng đang lưu trong kho ngoại quan không?

→ Doanh nghiệp được phép bán hàng hoặc thực hiện chuyển quyền sở hữu hàng hóa trong kho ngoại quan theo quy định. Các bên cần chuẩn bị chứng từ giao dịch, phối hợp thông báo và cập nhật dữ liệu quản lý. Việc mua bán không thay thế thủ tục nhập khẩu nếu hàng được đưa vào nội địa.

Có được sản xuất, gia công hàng trong kho ngoại quan không?

→ Doanh nghiệp không được thực hiện hoạt động sản xuất/gia công hàng hóa trong kho ngoại quan mà chỉ được phép lưu giữ hàng hóa và thực hiện một số dịch vụ hạn chế.

Doanh nghiệp cần kiểm tra phạm vi dịch vụ được phép thực hiện trong kho. Các hoạt động bảo quản, gia cố hoặc phân loại không đồng nghĩa với quyền tổ chức sản xuất, gia công như tại nhà máy.

Thời gian thuê kho có đồng nghĩa với thời hạn lưu hàng hợp pháp không?

→ Thời gian thuê kho không đồng nghĩa với thời hạn lưu hàng hợp pháp. Hợp đồng xác định thỏa thuận dịch vụ giữa các bên; thời hạn lưu hàng còn phải tuân thủ pháp luật hải quan và quyết định gia hạn nếu có.

Trên đây là những chia sẻ từ Hải quan điện tử ECUS, hiểu rõ kho ngoại quan là gì giúp doanh nghiệp có thêm cơ sở để lựa chọn phương án lưu giữ và giao nhận hàng hóa phù hợp. Bên cạnh lợi ích về logistics, việc sử dụng kho cần gắn với các quy định về chính sách mặt hàng, thời hạn lưu giữ, giám sát hải quan và thủ tục của từng luồng hàng. Khi chứng từ được chuẩn bị đầy đủ và dữ liệu được theo dõi nhất quán, quá trình phối hợp giữa chủ hàng, đơn vị kinh doanh kho và cơ quan hải quan sẽ thuận lợi hơn.

Với người mới tìm hiểu nghiệp vụ xuất nhập khẩu, nắm vững những nội dung này cũng là bước khởi đầu để hiểu cách hàng hóa được quản lý trong chuỗi cung ứng quốc tế.

Tài Phạm