Tổng hợp tất cả các loại hóa đơn trong xuất nhập khẩu

Hóa đơn đóng vai trò quan trọng trong việc thể hiện giao dịch, xác nhận thanh toán và làm căn cứ pháp lý. Dưới đây là các loại hóa đơn thường được sử dụng trong xuất nhập khẩu.

8 loại hóa đơn trong xuất nhập khẩu.

1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

- Khái niệm: Hóa đơn thương mại là chứng từ chính thức do người bán phát hành, ghi nhận thông tin chi tiết về giao dịch thương mại, bao gồm hàng hóa, giá cả, điều kiện giao hàng và thanh toán, làm căn cứ pháp lý để khai báo hải quan và thanh toán quốc tế.

- Tính bắt buộc: Hóa đơn thương mại là một loại chứng từ bắt buộc trong mọi giao dịch xuất nhập khẩu.

- Tính ứng dụng:

Là căn cứ khai báo hải quan trong xuất nhập khẩu và xác định giá trị tính thuế.

Là cơ sở để thanh toán giữa các bên.

>> Có thể bạn quan tâm: Khi nào dùng mã LOT trong xuất nhập khẩu?

- Nội dung:

Thông tin người bán và người mua.

Mô tả hàng hóa (tên, số lượng, đơn giá, tổng giá trị).

Điều kiện giao hàng (FOB, CIF, EXW,...).

Ngày lập hóa đơn và chữ ký.

- Mẫu hóa đơn thương mại: Tải tại đây!

2. Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

- Khái niệm: PI viết tắt của Proforma invoice - Hóa đơn chiếu lệ, là hóa đơn được cấp trước đến xác nhận cam kết giữa người mua và người bán về việc giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ tại thời điểm trong tương lai.

- Tính ứng dụng:

Dùng để xin giấy phép nhập khẩu.

Làm cơ sở mở L/C hoặc ký hợp đồng chính thức.

Khi báo giá hoặc làm cơ sở thỏa thuận trước hợp đồng.

- Tính bắt buộc: Không bắt buộc, sử dụng tùy theo yêu cầu của người mua hoặc quy trình nội bộ.

>> Có thể bạn quan tâm: GSP trong xuất nhập khẩu là gì, có hiệu lực như thế nào?

- Nội dung:

Thông tin cơ bản về giao dịch (giống hóa đơn thương mại).

Ghi rõ "Proforma Invoice".

Điều kiện giao hàng và thanh toán dự kiến.

- Mẫu hóa đơn chiếu lệ: Tải tại đây!

3. Hóa đơn tạm ứng (Advance Invoice)

Nội dung hóa đơn tạm ứng.

- Khái niệm: Hóa đơn tạm ứng là chứng từ do người bán phát hành nhằm yêu cầu người mua thanh toán một phần hoặc toàn bộ giá trị hàng hóa trước khi giao hàng, đảm bảo tài chính cho người bán trước khi thực hiện nghĩa vụ. Loại hóa đơn này được sử dụng khi cần thu tiền tạm ứng từ người mua trước khi giao hàng.

- Tính ứng dụng:

Đảm bảo người bán nhận được tiền trước khi giao hàng.

Tạo cơ sở pháp lý cho khoản thanh toán trước.

- Tính bắt buộc:

Không bắt buộc, nhưng cần thiết nếu thỏa thuận có điều khoản thanh toán trước.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.

- Nội dung:

Thông tin người bán và người mua.

Giá trị hàng hóa hoặc số tiền cần thanh toán trước.

Ghi chú rằng đây là hóa đơn tạm ứng.

- Mẫu hóa đơn tạm ứng: Tải tại đây!

4. Hóa đơn hải quan (Customs Invoice)

- Khái niệm: Hóa đơn hải quan là loại hóa đơn đặc biệt yêu cầu bởi cơ quan hải quan của một số quốc gia, cung cấp thông tin chi tiết hơn về giá trị hàng hóa để hỗ trợ kiểm tra và tính thuế khi nhập khẩu. Hóa đơn này được sử dụng khi hải quan của một số quốc gia yêu cầu để xác định giá trị hàng hóa nhập khẩu.

- Tính ứng dụng:

Đảm bảo tuân thủ quy định hải quan quốc gia nhập khẩu.

Hỗ trợ quá trình tính thuế và thông quan.

- Tính bắt buộc: Có, nếu quốc gia nhập khẩu yêu cầu.

- Nội dung:

Tất cả thông tin có trong hóa đơn thương mại.

Thông tin chi tiết theo yêu cầu của hải quan (mã HS, giá trị từng phần).

>> Tham khảo: Phân biệt điều kiện giao hàng theo giá FOB và CIF.

5. Hóa đơn thuế (Tax Invoice)

- Khái niệm: Hóa đơn thuế là chứng từ xác nhận giao dịch mua bán và ghi nhận các khoản thuế phải nộp, đặc biệt là thuế giá trị gia tăng (VAT). Đây là cơ sở để doanh nghiệp kê khai và nộp thuế theo quy định pháp luật. Loại hóa đơn này được sử dụng khi cần chứng minh VAT hoặc thuế khác trong giao dịch.

- Tính ứng dụng:

Làm căn cứ hạch toán thuế.

Đáp ứng quy định về thuế VAT.

- Tính bắt buộc: Loại hóa đơn này là bắt buộc trong các giao dịch yêu cầu tính và nộp thuế.

- Nội dung:

Thông tin người bán và người mua.

Mô tả hàng hóa/dịch vụ.

Mức thuế suất và số tiền thuế.

- Mẫu hóa đơn thuế: Tải tại đây!

6. Hóa đơn vận tải (Freight Invoice)

Hóa đơn vận tải

Hóa đơn vận tải trong xuất nhập khẩu.

- Khái niệm: Hóa đơn vận tải là chứng từ do hãng vận tải phát hành, ghi nhận chi phí vận chuyển và các dịch vụ logistics khác liên quan đến lô hàng, là căn cứ để thanh toán phí vận chuyển. Sử dụng khi phát sinh chi phí vận chuyển hoặc dịch vụ liên quan do hãng vận tải cung cấp.

- Tính ứng dụng:

Căn cứ thanh toán phí vận tải.

Hạch toán chi phí trong logistics.

- Tính bắt buộc: Không bắt buộc, phụ thuộc vào thỏa thuận vận tải giữa các bên tham gia.

- Nội dung:

Chi tiết phí vận chuyển và dịch vụ khác.

Thông tin hãng vận tải và người nhận hàng.

Điều kiện thanh toán.

- Mẫu hóa đơn vận tải: Tải tại đây!

7. Hóa đơn bảo hiểm (Insurance Invoice)

- Khái niệm: Hóa đơn bảo hiểm là chứng từ do công ty bảo hiểm phát hành, ghi nhận chi phí bảo hiểm và các điều khoản liên quan đến việc bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển quốc tế. Được sử dụng khi giao dịch có bảo hiểm hàng hóa, thường trong điều kiện CIF hoặc CIP.

- Tính ứng dụng:

Căn cứ thanh toán phí bảo hiểm.

Đảm bảo quyền lợi bảo hiểm khi có sự cố.

- Tính bắt buộc: Có, nếu hợp đồng yêu cầu người bán chịu trách nhiệm bảo hiểm.

- Nội dung:

Phí bảo hiểm và phạm vi bảo hiểm.

Thông tin về hàng hóa và chuyến hàng.

Thời gian hiệu lực bảo hiểm.

- Mẫu hóa đơn bảo hiểm: Tải tại đây!

8. Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice)

- Khái niệm: Hóa đơn lãnh sự là chứng từ do người bán phát hành và được lãnh sự quán của nước nhập khẩu xác nhận, nhằm đảm bảo hàng hóa tuân thủ các quy định nhập khẩu và chính sách thương mại của nước nhập khẩu. Sử dụng khi quốc gia nhập khẩu yêu cầu xác nhận từ lãnh sự quán.

- Tính ứng dụng:

Đảm bảo hàng hóa tuân thủ quy định nhập khẩu.

Giảm rủi ro từ phía cơ quan nhập khẩu.

- Tính bắt buộc: Có, nếu quy định nước nhập khẩu yêu cầu.

- Nội dung:

Các thông tin trong hóa đơn thương mại.

Xác nhận của lãnh sự quán nước nhập khẩu.

Việc hiểu và sử dụng đúng các loại hóa đơn trong xuất nhập khẩu không chỉ giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch thương mại quốc tế.

Mỗi loại hóa đơn có vai trò và tính ứng dụng riêng, phù hợp với từng bước trong quy trình xuất nhập khẩu.

Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định và yêu cầu liên quan để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh toàn cầu.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm khai báo hải quan ECUS, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN