VGM là gì trong xuất nhập khẩu? Quy định, cách xác định và quy trình khai báo VGM

VGM (Verified Gross Mass) là thuật ngữ khá phổ biến trong xuất nhập khẩu. Việc khai báo VGM được áp dụng theo Công ước quốc tế về an toàn sinh mạng con người trên biển (SOLAS), nhằm bảo đảm an toàn cho tàu, hàng hóa và toàn bộ chuỗi vận chuyển. Vậy VGM là gì trong xuất nhập khẩu?

1. VGM là gì trong xuất nhập khẩu?

VGM (Verified Gross Mass) là khối lượng toàn bộ đã được xác minh của container đã đóng hàng. Khối lượng này bao gồm:

• Hàng hóa bên trong container;
• Bao bì, pallet, vật liệu chèn lót, dây chằng buộc và các vật liệu đóng gói khác;
• Trọng lượng vỏ container.

Khái niệm VGM được quy định trong Công ước SOLAS do Tổ chức Hàng hải quốc tế (IMO) ban hành và chính thức có hiệu lực từ ngày 01/7/2016.

Theo quy định này, container đã đóng hàng chỉ được phép xếp lên tàu khi người gửi hàng (Shipper) cung cấp VGM cho hãng tàu hoặc đơn vị được hãng tàu chỉ định trước thời hạn VGM Cut-off.

Lưu ý, VGM không phải là một loại phí hay một loại chứng từ độc lập. Đây là giá trị khối lượng đã được xác minh, còn "phiếu VGM" chỉ là tài liệu hoặc thông điệp điện tử dùng để truyền thông tin VGM cho hãng tàu.

2. Vì sao doanh nghiệp phải khai báo VGM?

Quy định khai báo VGM được đưa ra nhằm nâng cao an toàn trong vận tải biển. Nếu trọng lượng container không chính xác, hãng tàu sẽ gặp khó khăn trong việc lập sơ đồ xếp hàng, dẫn đến nguy cơ mất cân bằng tàu, ảnh hưởng đến quá trình khai thác và an toàn hàng hải.

Việc xác định đúng VGM mang lại nhiều lợi ích trong thực tế:

• Giúp hãng tàu lập kế hoạch xếp container phù hợp với tải trọng của tàu.
• Bảo đảm container không vượt quá khối lượng cho phép.
• Hạn chế rủi ro trong quá trình bốc xếp tại cảng.
• Giảm nguy cơ tai nạn hàng hải do sai lệch tải trọng.
• Tuân thủ quy định của Công ước SOLAS và yêu cầu của hãng tàu.

Nếu người gửi hàng không cung cấp VGM đúng thời hạn hoặc khai báo không chính xác, container có thể không được xếp lên tàu. Khi đó, doanh nghiệp có thể phát sinh các chi phí như lưu container, lưu bãi, đổi lịch tàu hoặc các khoản phí khác theo quy định của hãng tàu và cảng.

3. Có những phương pháp xác định VGM nào?

Theo Công ước SOLAS, có hai phương pháp xác định VGM.

Dù áp dụng phương pháp nào, việc xác định khối lượng phải được thực hiện bằng thiết bị cân đáp ứng quy định hiện hành.

4. Quy trình khai báo VGM đối với hàng xuất khẩu

Sau khi hoàn tất việc đóng hàng vào container, doanh nghiệp cần xác định khối lượng toàn bộ container theo một trong hai phương pháp được SOLAS cho phép.

Trên cơ sở kết quả cân, người gửi hàng lập thông tin VGM và gửi cho hãng tàu hoặc đơn vị được hãng tàu chỉ định trước thời điểm VGM Cut-off được ghi trên Booking Confirmation.

Sau khi tiếp nhận thông tin, hãng tàu sử dụng VGM để lập sơ đồ xếp container lên tàu. Chỉ những container đã có VGM hợp lệ mới đủ điều kiện để được xếp lên tàu theo kế hoạch khai thác.

Trong trường hợp thông tin VGM chưa được cung cấp hoặc không đáp ứng yêu cầu của hãng tàu, container có thể bị từ chối xếp tàu cho đến khi doanh nghiệp hoàn tất việc khai báo.

5. VGM khác gì với Gross Weight trên chứng từ thương mại?

Đây là nội dung mà nhiều doanh nghiệp mới thực hiện xuất khẩu thường nhầm lẫn.

Gross Weight trên hóa đơn thương mại hoặc Packing List chỉ phản ánh trọng lượng hàng hóa kèm bao bì theo chứng từ thương mại.

Trong khi đó, VGM là tổng khối lượng đã được xác minh của toàn bộ container, bao gồm cả trọng lượng container rỗng.

Do phạm vi tính khác nhau nên hai giá trị này không nhất thiết phải giống nhau.

6. Những lưu ý khi khai báo VGM

Để tránh ảnh hưởng đến tiến độ xuất khẩu, doanh nghiệp cần lưu ý một số nội dung quan trọng.

Thứ nhất, cần xác định đúng người chịu trách nhiệm khai báo. Theo Công ước SOLAS, trách nhiệm cung cấp VGM thuộc về Shipper được ghi trên vận đơn của hãng tàu.

Thứ hai, doanh nghiệp phải gửi thông tin VGM trước thời điểm VGM Cut-off. Thời hạn này do từng hãng tàu quy định và thường được thể hiện trên xác nhận đặt chỗ (Booking Confirmation).

Thứ ba, doanh nghiệp cần bảo đảm số liệu khối lượng được xác định chính xác theo phương pháp được chấp nhận. Việc khai báo sai có thể khiến container không được xếp lên tàu hoặc phát sinh các chi phí liên quan.

Cuối cùng, doanh nghiệp nên lưu giữ hồ sơ cân và các tài liệu liên quan để phục vụ đối chiếu khi cần thiết theo yêu cầu của hãng tàu hoặc cơ quan có thẩm quyền.

ECUS hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hồ sơ xuất khẩu và khai báo hải quan điện tử

Mặc dù thông tin VGM được gửi cho hãng tàu theo quy trình vận tải biển, doanh nghiệp vẫn cần quản lý đồng bộ toàn bộ hồ sơ xuất khẩu để bảo đảm dữ liệu thống nhất giữa chứng từ thương mại, hồ sơ vận tải và tờ khai hải quan.

Phần mềm ECUS (ECUS5VNACCS) của Công ty Thái Sơn hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử theo chuẩn hệ thống VNACCS/VCIS, đồng thời quản lý tập trung bộ hồ sơ xuất nhập khẩu trong suốt quá trình từ chuẩn bị chứng từ đến khi hàng hóa được thông quan.

Đặc biệt, ECUS AI cho phép doanh nghiệp tự động phân tích chứng từ như Invoice, Packing List, Bill of Lading, C/O... để tạo dữ liệu khai báo, giúp giảm thời gian nhập liệu, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả xử lý hồ sơ xuất khẩu.

Với gần 24 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hải quan điện tử, ThaisonSoft là một trong những đơn vị tiên phong phát triển phần mềm khai báo hải quan tại Việt Nam. ECUS hiện là giải pháp được hàng chục nghìn doanh nghiệp xuất nhập khẩu tin tưởng sử dụng trong hoạt động khai báo và quản lý hồ sơ hải quan.

VGM là quy định bắt buộc đối với container hàng xuất khẩu vận chuyển bằng đường biển theo Công ước SOLAS. Việc xác định chính xác khối lượng toàn bộ container và khai báo đúng thời hạn không chỉ đáp ứng yêu cầu của hãng tàu mà còn góp phần bảo đảm an toàn hàng hải và hạn chế các chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển.

Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, việc kết hợp quy trình quản lý chứng từ chặt chẽ cùng phần mềm khai báo hải quan điện tử như ECUS5VNACCS sẽ giúp đồng bộ dữ liệu, nâng cao hiệu quả xử lý hồ sơ và hỗ trợ hoạt động xuất khẩu diễn ra nhanh chóng, chính xác.

Nguyệt Nga