Hoàn thuế GTGT: Quy định mới, điều kiện, hồ sơ và thủ tục từ 01/7/2025

Hoàn thuế giá trị gia tăng (GTGT) là một trong những chính sách thuế quan trọng nhằm bảo đảm quyền lợi hợp pháp cho người nộp thuế và khuyến khích hoạt động đầu tư, kinh doanh. Từ ngày 01/7/2025, Luật Thuế GTGT 2024 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, quy định chi tiết các trường hợp được hoàn thuế, điều kiện, hồ sơ và thủ tục thực hiện. Bài viết dưới đây sẽ đem đến những cập nhật mới nhất về hoàn thuế GTGT để doanh nghiệp và cá nhân nắm bắt chính xác.

1. Tổng quan về hoàn thuế GTGT

1.1 Khái niệm hoàn thuế GTGT là gì?

Hoàn thuế GTGT (giá trị gia tăng) là việc Nhà nước hoàn trả lại cho tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân số thuế GTGT đã nộp vào ngân sách trong các trường hợp được pháp luật quy định, nhất là khi thuế đầu vào đã trả chưa được khấu trừ hoặc nộp thừa. Mục tiêu là bảo đảm quyền lợi hợp pháp, tối ưu dòng tiền và thúc đẩy hoạt động kinh doanh, xuất khẩu, đầu tư…

1.2 Các trường hợp được hoàn thuế GTGT từ 01/7/2025

Theo Điều 15, Luật Thuế GTGT 2024 và hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP, kể từ ngày 01/7/2025, các trường hợp được hoàn thuế GTGT bao gồm:

• Xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ.
• Dự án đầu tư (mới hoặc mở rộng).
• Sản xuất hàng hóa, cung cấp dịch vụ chịu thuế suất 5% (nếu có thuế đầu vào chưa khấu trừ liên tục ≥ 300 triệu đồng trong 12 tháng hoặc 4 quý).
• Cơ sở kinh doanh giải thể hoặc phá sản (có thuế GTGT nộp thừa hoặc đầu vào chưa khấu trừ hết). Người chuyển đổi, sáp nhập, chia/tách... không được hoàn từ 1/7/2025.
• Hàng hóa mua tại Việt Nam mang theo khi xuất cảnh (áp dụng cho người nước ngoài, Việt kiều).
• Chương trình/dự án sử dụng vốn ODA không hoàn lại, viện trợ không hoàn lại hoặc nhân đạo.
• Hàng hóa, dịch vụ mua tại Việt Nam của đối tượng hưởng ưu đãi miễn trừ ngoại giao.
• Theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên (nếu có quyết định hoàn thuế từ cơ quan có thẩm quyền).

2. Điều kiện và hồ sơ hoàn thuế GTGT

2.1 Điều kiện được hoàn thuế GTGT

Căn cứ Điều 37, Nghị định 181/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp đề nghị hoàn thuế GTGT cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, có sổ kế toán, chứng từ kế toán theo quy định.
• Có tài khoản ngân hàng theo mã số thuế.
• Đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế đầu vào theo quy định, không sử dụng hồ sơ từ hành vi bị cấm theo Luật GTGT 2024.
• Người bán (xuất hóa đơn cho doanh nghiệp đề nghị hoàn thuế) phải đã kê khai, nộp thuế GTGT và không còn nợ tiền thuế tại thời điểm nộp hồ sơ. Nếu người bán chưa hoàn tất thủ tục hoặc còn nợ, doanh nghiệp sẽ không được hoàn thuế với các hóa đơn liên quan.
• Doanh nghiệp phải lập hồ sơ hoàn thuế theo từng trường hợp cụ thể và nộp cho cơ quan thuế có thẩm quyền. Cơ quan thuế sẽ phân loại hồ sơ vào diện “hoàn thuế trước - kiểm tra sau” hoặc “kiểm tra trước - hoàn thuế sau”.

2.2 Hồ sơ đề nghị hoàn thuế

Theo hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, hồ sơ gồm có (tùy từng trường hợp cụ thể):

• Tờ khai hoàn thuế theo mẫu.
• Danh mục và bản sao hóa đơn, chứng từ liên quan.
• Báo cáo kê khai thuế.
• Văn bản liên quan như hợp đồng, quyết định đầu tư… tùy theo từng trường hợp hoàn thuế. (Cụ thể tùy theo trường hợp hoàn thuế và được hướng dẫn chi tiết tại Điều 28 và Điều 31, Thông tư 80/2021/TT-BTC).

3. Quy trình và thủ tục hoàn thuế GTGT

Dưới đây là quy trình cơ bản khi thực hiện hoàn thuế GTGT:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế GTGT

Doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ hoàn thuế theo từng trường hợp (đã nêu ở mục 2).

Bước 2: Nộp hồ sơ hoàn thuế GTGT

Nộp trực tiếp hoặc qua Cổng thông tin điện tử đến cơ quan thuế quản lý.

Bước 3: Cơ quan thuế phân loại xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT

Cơ quan thuế phân loại hồ sơ vào dòng xử lý: Hoàn trước - kiểm tra sau, hoặc Kiểm tra trước - hoàn sau.

Bước 4: Cơ quan thuế kiểm duyệt hồ sơ

Cơ quan thuế kiểm tra chi tiết hồ sơ (đặc biệt đối với “kiểm tra trước”); nếu phát hiện sai sót, có thể yêu cầu bổ sung.

Bước 5: Cơ quan thuế ra quyết định hoàn thuế

Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế ra quyết định hoàn và chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng đã đăng ký.

• Hoàn trước - kiểm tra sau: tối đa 6 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.
• Kiểm tra trước - hoàn sau: tối đa 40 ngày làm việc (có thể kéo dài thêm nếu phải kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế).

Trên đây là những chia sẻ từ Hải quan điện tử ECUS về hoàn thuế GTGT. Đây là quyền lợi quan trọng của doanh nghiệp và người nộp thuế, giúp tối ưu dòng tiền và thúc đẩy hoạt động kinh doanh và xuất nhập khẩu hàng hóa. Tuy nhiên, việc hoàn thuế chỉ được thực hiện khi đáp ứng đầy đủ điều kiện theo Luật Thuế GTGT 2024, Nghị định 181/2025/NĐ-CP và hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 80/2021/TT-BTC. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác, đồng thời theo dõi thời hạn xử lý để kịp thời nhận được số thuế được hoàn.

Dương Nguyễn