Chứng từ xuất nhập khẩu 2025 gồm những gì?

Chứng từ xuất nhập khẩu trong quá trình làm thủ tục hải quan đóng vai trò như “giấy tờ thông hành” đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Bộ chứng từ ngày là tập hợp các tài liệu chính thức, được phát hành và sử dụng, đảm bảo quá trình giao dịch, vận chuyển và thông quan được diễn ra thuận lợi, hợp pháp giữa các quốc gia. Vậy một bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ bao gồm những gì?

 

Khái niệm chứng từ nhập khẩu.

 

1. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

 

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm toàn bộ các tài liệu đi kèm với lô hàng. Nội dung của bộ chứng từ này liệt kê đầy đủ các thông tin như ngày vận chuyển, tên người gửi (hoặc người bán), tên người nhận (người mua), phương thức thanh toán, vận chuyển, số lượng, quy cách, xuất xứ và thông số kỹ thuật của hàng hóa xuất nhập khẩu.

 

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là căn cứ quan trọng để hai bên giao nhận hàng hóa, thanh toán hoặc làm căn cứ giải quyết khiếu nại, bồi thường trong một số trường hợp hai bên xảy ra tranh chấp.

 

>> Tham khảo: Nghiệp vụ xuất nhập khẩu.

 

2. Danh sách chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ

 

Danh sách chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ.

 

Danh sách các tài liệu, hồ sơ trong bộ chứng từ được phân thành 2 nhóm: Bộ chứng từ bắt buộc và bộ chứng từ thông thường.

 

2.1. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc

 

Căn cứ theo Điều 15, Thông tư 39/2018/TT-BTC, các chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc bao gồm:

 

- Hợp đồng ngoại thương

 

Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) là văn bản thỏa thuận giữa bên mua và bên bán, bao gồm các nội dung: Thông tin giữa các bên tham gia giao dịch, thông tin về hàng hóa, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, địa điểm giao nhận, xử lý bồi thường,...

 

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

 

Hóa đơn thương mại là chứng từ được người xuất khẩu (người bán) phát hành, sử dụng để yêu cầu người mua thanh toán theo thỏa thuận cam kết trong hợp đồng.

 

Mục đích chính của hóa đơn thương mại là cung cấp chứng từ cho việc thanh toán. Vì lý do này, hóa đơn thương mại cần đảm bảo tính rõ ràng, chính xác về các thông tin như: Đơn giá, tổng tiền, thuế, phương thức thanh toán, thông tin ngân hàng,...

 

- Tờ khai hải quan

 

Tờ khai hải quan (Customs Declaration) là tài liệu do chủ hàng hoặc chủ phương tiện vận chuyển kê khai đầy đủ các thông tin về hàng hóa, phương tiện trong quá trình xuất - nhập khẩu hàng hóa ra - vào lãnh thổ Việt Nam.

 

- Phiếu đóng gói hàng hóa

 

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) là chứng từ mô tả chi tiết phương thức đóng gói hàng hóa. Packing List cung cấp nhiều thông tin hữu ích về số lượng, dung tích, trọng lượng các kiện hàng trong lô hàng,...

 

- Vận đơn

 

Vận đơn (Bill of Lading) là chứng từ xác nhận việc hàng hóa đã được đưa lên phương tiện vận tải. Khác với vận đơn đường biển gốc, vận đơn còn có chức năng quan trọng khác là chứng minh quyền sở hữu đối với hàng hóa được ghi trên đó.

 

>> Tham khảo: Hợp đồng 3 bên trong xuất nhập khẩu.

 

2.2. Chứng từ xuất nhập khẩu thông thường

 

Bên cạnh bộ chứng từ bắt buộc sử dụng trong quá trình làm thủ tục hải quan, nhiều trường hợp, người bán cần chuẩn bị bộ chứng từ thông thường, bao gồm:

 

- Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

 

Hóa đơn chiếu lệ được xem như một bản nháp của hóa đơn chính thức. Nội dung trên hóa đơn chiếu lệ có thể tương đồng với hóa đơn thương mại chính thức. Tuy nhiên, hóa đơn này không có giá trị thanh toán.

 

- Tín dụng thư (L/C)

 

Tín dụng thư là một loại chứng từ được ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người nhập khẩu. Đây là bản cam kết thanh toán từ phía ngân hàng dành cho người bán, về việc sẽ thanh toán một khoản tiền cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định.

 

- Chứng từ bảo hiểm

 

Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate) là loại chứng từ được phát hành bởi bên bảo hiểm, có chức năng cam kết bồi thường về các vấn đề rủi ro hàng hóa, vận chuyển theo một số điều kiện nhất định.

 

- Giấy chứng nhận xuất xứ

 

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền bên phía quốc gia xuất khẩu nhằm xác định xuất xứ hàng hóa được sản xuất ngay tại quốc gia đó. CO cho thấy nguồn gốc sản xuất của hàng hóa tại một vùng lãnh thổ.

 

- Chứng từ kiểm dịch

 

Chứng từ kiểm dịch (Phytosanitary Certificate) được cấp bởi cơ quan kiểm dịch động/thực vật, xác nhận lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Chứng từ này có vai trò quan trọng đối với việc ngăn ngừa lây lan dịch bệnh giữa các quốc gia/vùng lãnh thổ.

 

- Chứng từ bắt buộc khác

 

Ngoài bộ chứng từ nêu trên, trong quá trình làm hồ sơ hải quan, người bán có thể cần chuẩn bị thêm:

 

- Giấy phép nhập khẩu hoặc xuất khẩu.

 

- Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis).

 

- Giấy chứng nhận chất lượng (CQ – Certificate of Quality).

 

- Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate).

 

- Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate).

 

- Bản chỉ dẫn an toàn hóa chất (MSDS – Material Safety Data Sheet).

 

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử; Phần mềm hóa đơn điện tử.

 

3. Quy trình nộp bộ chứng từ XNK và làm thủ tục hải quan

 

Quy trình làm chứng từ nhập khẩu trong thủ tục hải quan.

 

Bước 1: Cài phần mềm khai báo hải quan

 

Bạn cần cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS. Tại Việt Nam, có nhiều nhà cung cấp nổi tiếng và được nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu lựa chọn như Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn với Hệ thống phần mềm ECUS5VNACCS được thiết kế theo chuẩn mực của Hệ thống Hải quan điện tử hiện đại, đáp ứng đầy đủ các quy trình nghiệp vụ của hệ thống VNACCS/VCIS do Hải quan Nhật Bản tài trợ.

 

Bước 2: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành đối với hàng hóa phải kiểm tra chuyên ngành.

 

Bước 3: Khai và truyền tờ khai hải quan.

 

Bước 4: Lấy lệnh giao hàng.

 

Bước 5: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan.

 

Bạn cần lưu ý tờ khai luồng xanh, luồng vàng hay luồng đỏ:

 

• Tờ khai luồng xanh là loại tờ khai hệ thống đã được thông quan. Bạn cần phải nộp thuế cũng như đến hải quan để có thể giám sát, hoàn tất các thủ tục.

 

• Tờ khai luồng vàng là loại tờ khai hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy.

 

• Tờ khai luồng đỏ là loại tờ khai hải quan kiểm tra bộ hồ sơ giấy, sau đó kiểm tra hàng hóa thực tế.

 

>> Tham khảo: Hướng dẫn thủ tục hoàn thuế xuất nhập khẩu theo quy định của Bộ Tài chính.

 

Bước 6: Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan.

 

Bộ chứng từ hải quan đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu.

 

Tùy theo trường hợp mà bộ chứng từ sẽ gồm những loại giấy tờ nào, nhưng về căn bản sẽ bao gồm các nhóm nêu trên.

 

Bạn cần lưu ý theo hợp đồng, loại hàng hóa, yêu cầu của quốc gia xuất khẩu - nhập khẩu để chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ, hợp pháp để thông quan thuận lợi.

 

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm khai báo hải quan ECUS, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

 

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://ecus.vn/