Vận đơn đã xuất trình tại cảng gửi - Surrendered B/L: Khái niệm, quy trình và lưu ý khi sử dụng

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L) là chứng từ quan trọng thể hiện quyền sở hữu hàng hóa, đồng thời là căn cứ để nhận hàng tại cảng đến. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp thực tiễn, đặc biệt khi các bên có mối quan hệ tin cậy hoặc cần rút ngắn thời gian giao nhận, Surrendered Bill of Lading được lựa chọn như một giải pháp thay thế linh hoạt.

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về khái niệm, quy trình và các lưu ý pháp lý khi sử dụng Surrendered B/L – một hình thức vận đơn ngày càng phổ biến trong thương mại quốc tế hiện đại.

1. Tổng quan Vận đơn đã xuất trình tại cảng gửi (Surrendered B/L)

Trong phần này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về khái niệm, hoàn cảnh sử dụng và vai trò của vận đơn đã xuất trình tại cảng gửi.

1.1 Khái niệm

Surrendered Bill of Lading (Surrendered B/L) là loại vận đơn mà người gửi hàng (shipper) đã nộp lại bản gốc cho hãng tàu tại cảng xếp hàng, đồng thời yêu cầu hãng tàu thông báo (telex release) cho chi nhánh tại cảng đích để giải phóng hàng mà không cần xuất trình bản gốc.

Về mặt pháp lý, Surrendered B/L không có chức năng chuyển nhượng, chủ yếu đóng vai trò như một xác nhận của hãng tàu rằng họ đã chấp nhận giao hàng cho người nhận (consignee) theo chỉ định. Loại vận đơn này thường được sử dụng trong các giao dịch có mức độ tin cậy cao, chẳng hạn:

• Giao dịch nội bộ giữa công ty mẹ và công ty con
• Hợp đồng gia công
• Quan hệ thương mại ổn định, lâu dài giữa các bên

1.2 Khi nào nên sử dụng Surrendered B/L

Surrendered B/L được lựa chọn trong các tình huống sau:

• Khi không cần giá trị pháp lý chuyển nhượng của vận đơn gốc
• Người nhận hàng cần giải phóng hàng nhanh chóng
• Tránh rủi ro thất lạc vận đơn gốc trong quá trình vận chuyển chứng từ
• Hai bên có mối quan hệ tin cậy, như công ty cùng tập đoàn, đối tác thân thiết, hoặc đã thanh toán đầy đủ
• Người nhận không có nhu cầu chuyển nhượng hàng hóa cho bên thứ ba

1.3 Mối liên hệ giữa Surrendered B/L và Telex Release

Khi yêu cầu phát hành Surrendered B/L, shipper sẽ thanh toán phí điện giao hàng (Telex Release Fee) cho hãng tàu. Telex Release là thông báo nội bộ từ hãng tàu gửi đến đại lý tại cảng đích, xác nhận rằng hàng có thể được giao mà không cần vận đơn gốc.

Surrendered B/L và Telex Release luôn đi kèm nhau:

• Surrendered B/L là hình thức vận đơn đã hủy bản gốc
• Telex Release là phương thức thông báo để giải phóng hàng tại cảng đến

Nhờ sự kết hợp này, người nhận có thể hoàn tất thủ tục nhận hàng một cách nhanh chóng và thuận tiện, đặc biệt trong các giao dịch có tính cấp bách.

2. Quy trình cấp Surrendered Bill of Lading

2.1 Trường hợp hãng tàu đã phát hành Bill gốc (Original B/L)

Khi người xuất khẩu đã nhận vận đơn gốc nhưng không kịp gửi bản cứng cho người nhập khẩu trước khi tàu đến cảng, việc giải phóng hàng có thể bị trì hoãn, kéo theo các chi phí lưu kho, lưu bãi không mong muốn. Để xử lý tình huống này, các bên liên quan có thể thống nhất sử dụng Surrendered Bill of Lading, cho phép người nhập khẩu nhận hàng mà không cần xuất trình bản vận đơn gốc.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Người xuất khẩu giao nộp lại toàn bộ vận đơn gốc (thường gồm 3 bản chính) cho hãng tàu hoặc đại lý giao nhận, đồng thời yêu cầu phát hành Surrendered B/L và thực hiện Telex Release (điện giao hàng).

Bước 2: Người xuất khẩu thanh toán phí chuyển đổi sang vận đơn Surrendered, dao động từ 30 - 50 USD tùy theo hãng tàu.

Bước 3: Hãng tàu sau khi xác nhận đã thu hồi vận đơn gốc sẽ tiến hành hủy và phát hành Surrendered B/L (thường là bản scan có đóng dấu “SURRENDERED”).

Bước 4: Hãng tàu tại cảng xếp hàng sẽ gửi điện giao hàng (Telex Release) đến đại lý hoặc văn phòng đại diện tại cảng đến.

Bước 5: Khi hàng cập cảng, người nhận hàng (consignee) chỉ cần xuất trình giấy báo hàng đến, giấy giới thiệu công ty và nếu có, mã số Telex Release để làm thủ tục nhận hàng.

Bước 6: Người xuất khẩu có thể gửi bản scan Surrendered B/L cho người nhập khẩu nếu được yêu cầu. Tuy nhiên, đây không phải là điều kiện bắt buộc để lấy hàng.

Lưu ý:

• Việc sử dụng Surrendered B/L trong trường hợp này có thể phát sinh chi phí hai lần: một lần cho việc phát hành bản gốc, một lần cho việc chuyển sang bản surrendered.
• Một số hãng tàu có thể cấp thêm mã xác nhận điện giao hàng (Telex Release Code), giúp đảm bảo tính minh bạch và an toàn trong việc giao nhận.
• Vận đơn Surrendered không có giá trị chuyển nhượng, thường chỉ là bản scan có đóng dấu, không có bản cứng chính thức.

2.2 Trường hợp hãng tàu chưa phát hành Bill gốc

Trong một số trường hợp, hai bên thống nhất sử dụng Surrendered B/L ngay từ đầu, do biết trước rằng không thể gửi vận đơn gốc đúng hạn. Điều này giúp đơn giản hóa thủ tục và tiết kiệm chi phí phát hành bản gốc.

Quy trình thực hiện:

Bước 1: Người xuất khẩu khi giao hàng cho hãng tàu sẽ yêu cầu phát hành trực tiếp Surrendered B/L thay vì B/L gốc.

Bước 2: Thanh toán phí phát hành vận đơn Surrendered cho hãng tàu (khoảng 30 – 50 USD).

Bước 3: Hãng tàu phát hành Surrendered B/L và gửi điện giao hàng (Telex Release) cho chi nhánh tại cảng đích.

Bước 4: Người nhận hàng tại cảng đến làm thủ tục lấy hàng mà không cần xuất trình vận đơn gốc.

Bước 5: Nếu có yêu cầu, người xuất khẩu gửi bản scan vận đơn Surrendered cho người nhập khẩu.

Ưu điểm của phương án này:

• Giảm thiểu rủi ro thất lạc chứng từ.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí phát hành bản gốc.
• Rút ngắn thời gian giải phóng hàng tại cảng đến.

3. Lưu ý khi sử dụng Surrendered B/L

3.1 Không có giá trị chuyển nhượng

Surrendered B/L chỉ có giá trị để lấy hàng, không thể mua bán, chuyển nhượng hay cầm cố như vận đơn gốc (Original B/L).

Điều này phù hợp với các giao dịch đã thanh toán 100% hoặc giữa các bên có quan hệ tin tưởng, không có nhu cầu sử dụng B/L như một công cụ tài chính.

3.2 Chỉ nên dùng khi người nhập khẩu đáng tin cậy

Vì hàng có thể được giao mà không cần xuất trình vận đơn gốc, nếu người nhập khẩu không thanh toán đúng cam kết, người xuất khẩu rất khó đòi lại hàng.

Do đó, hình thức này nên áp dụng với khách hàng truyền thống, đối tác quen biết hoặc các đơn hàng thanh toán trước.

3.3 Cân nhắc về chi phí phát sinh

Nếu ban đầu đã phát hành vận đơn gốc rồi mới đổi sang Surrendered B/L, người xuất khẩu có thể chịu phí hai lần: một cho bản gốc, một cho bản surrendered.

Để tiết kiệm, nên xác định ngay từ đầu loại vận đơn sẽ sử dụng.

3.4 Làm việc rõ ràng với hãng tàu

Cần xác nhận rõ hãng tàu có hỗ trợ phát hành Surrendered B/L hay không, và quy định cụ thể như thế nào.

Một số hãng yêu cầu trả lại đủ 3 bản vận đơn gốc, trong khi một số khác linh hoạt hơn.

3.5 Xác nhận đầy đủ điện giao hàng (Telex Release)

Surrendered B/L chỉ có hiệu lực khi hãng tàu đã gửi điện thông báo (Telex Release) đến đại lý tại cảng đích để cho phép giao hàng.

Người nhận hàng cần có giấy báo hàng đến, giấy giới thiệu và (nếu có) mã Telex Release để lấy hàng.

3.6 Đảm bảo chứng từ đầy đủ khi cần

Dù không bắt buộc phải gửi bản scan Surrendered B/L, nhiều doanh nghiệp nhập khẩu vẫn yêu cầu để lưu chứng từ nội bộ. Người xuất khẩu nên chuẩn bị và gửi nếu được yêu cầu.

3.7 Không phù hợp với giao dịch L/C

Trong các giao dịch thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), ngân hàng yêu cầu bản vận đơn gốc để giải ngân, nên không thể dùng Surrendered B/L trong trường hợp này, trừ khi được ngân hàng chấp thuận trước.

3.8 Kiểm soát rủi ro giao hàng sai người

Vì không cần trình vận đơn để nhận hàng, nên nếu đại lý hãng tàu không kiểm tra kỹ thông tin người nhận, có thể xảy ra trường hợp giao hàng sai đối tượng.

Nhìn chung, Vận đơn xuất trình tại cảng gửi - Surrendered Bill of Lading mang lại sự tiện lợi và tiết kiệm thời gian, nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro về pháp lý và tài chính nếu không sử dụng đúng cách. Việc quyết định sử dụng cần dựa trên: Mức độ tin cậy của đối tác, phương thức thanh toán, loại giao dịch và mục đích sử dụng vận đơn.

Dương Nguyễn