Khái niệm Pick-up trong xuất nhập khẩu và những lưu ý quan trọng

Trong ngành xuất nhập khẩu, Pick-up là thuật ngữ dùng để chỉ quá trình thu gom hoặc nhận hàng từ các kho bãi, nhà máy, hoặc địa điểm giao hàng của người bán để vận chuyển đến điểm giao tiếp theo. Quá trình này đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng và vận tải hàng hóa. Dưới đây là những điều cơ bản mà cá nhân, tổ chức tham gia các hoạt động thương mại quốc tế cần biết về Pick-up trong xuất nhập khẩu.

Tổng quan về Pick-up trong xuất nhập khẩu.

1. Khái niệm và Vai trò của Pick-up

1.1. Khái niệm

Pick-up là bước đầu tiên trong chuỗi cung ứng khi hàng hóa được chuyển từ nơi sản xuất hoặc kho của nhà cung cấp đến một địa điểm trung gian, thường là kho của người mua hoặc cảng xuất khẩu. Quá trình này có thể bao gồm việc thu gom nhiều lô hàng từ các nhà cung cấp khác nhau trước khi vận chuyển tới các cảng hoặc điểm giao nhận.

1.2. Vai trò của Pick-up trong xuất nhập khẩu

- Đảm bảo tính liên tục trong chuỗi cung ứng: Pick-up giúp đảm bảo hàng hóa được thu gom đúng thời gian và giao đúng địa điểm. Quy trình này giúp duy trì sự liên tục và không bị gián đoạn trong quá trình vận chuyển, từ nhà cung cấp đến người mua hoặc các điểm giao nhận khác.

- Giảm chi phí vận chuyển: Quá trình Pick-up giúp tối ưu hóa chi phí vận chuyển bằng cách thu gom hàng hóa từ nhiều nhà cung cấp hoặc địa điểm khác nhau vào một chuyến đi duy nhất. Từ đó giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu chi phí vận chuyển do có thể tận dụng không gian và phương tiện vận tải hiệu quả hơn.

- Tiết kiệm thời gian giao nhận: Pick-up giúp rút ngắn thời gian giao nhận hàng hóa. Việc thu gom hàng hóa từ kho của nhà cung cấp và vận chuyển trực tiếp đến điểm giao nhận giúp giảm bớt các bước trung gian, từ đó tăng tốc độ của toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu.

- Tăng cường hiệu quả quản lý hàng hóa: Việc thực hiện Pick-up chính xác và hiệu quả giúp doanh nghiệp quản lý được hàng hóa một cách tốt hơn, từ số lượng đến tình trạng hàng hóa, tránh các sai sót, hư hỏng trong suốt quá trình vận chuyển.

>> Tham khảo: Hướng dẫn hạch toán thuế xuất nhập khẩu.

2. Các phương thức Pick-up thường gặp

5 phương thức pick-up trong xuất nhập khẩu.

Trong xuất nhập khẩu, pick-up (lấy hàng) là giai đoạn quan trọng trong chuỗi cung ứng, quyết định tốc độ và chi phí vận chuyển hàng hóa. Dưới đây là các phương thức pick-up phổ biến:

2.1. Pick-up tại kho người bán (Ex Works - EXW)

Theo điều kiện EXW, người mua chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc lấy hàng tại kho hoặc nhà máy của người bán. Người mua tự tổ chức vận tải, chịu chi phí và rủi ro từ điểm xuất phát. Phương thức này phù hợp với doanh nghiệp có khả năng kiểm soát logistics chặt chẽ và muốn tối ưu chi phí vận chuyển.

2.2. Pick-up tại điểm giao hàng của người bán (Free Carrier - FCA)

Theo FCA, người bán giao hàng cho người chuyên chở do người mua chỉ định tại một địa điểm cụ thể. Người bán lo thủ tục xuất khẩu, còn người mua chịu trách nhiệm từ điểm pick-up trở đi. Đây là phương thức linh hoạt, phù hợp khi người mua muốn chọn đối tác vận chuyển.

2.3. Pick-up tại cảng xuất khẩu (Free on Board - FOB)

Với FOB, người bán chịu trách nhiệm giao hàng lên phương tiện vận chuyển tại cảng hoặc sân bay xuất khẩu. Người mua tiếp nhận hàng từ đây và chịu chi phí vận chuyển quốc tế. Đây là phương thức phổ biến trong vận tải biển.

2.4. Pick-up tại cảng nhập khẩu (Cost, Insurance, and Freight - CIF)

Theo CIF, người bán chịu chi phí vận tải và bảo hiểm đến cảng nhập khẩu. Người mua chỉ cần pick-up hàng từ cảng đến kho. Điều này giúp người mua tiết kiệm thời gian nhưng có thể tốn kém hơn do phí bảo hiểm và vận chuyển do người bán sắp xếp.

2.5. Pick-up giao tận nơi (DAP, DDP)

DAP (Delivered at Place): Người bán giao hàng tại địa điểm chỉ định (nhà kho, khu công nghiệp…), nhưng chưa làm thủ tục nhập khẩu.

DDP (Delivered Duty Paid): Người bán lo mọi thủ tục, giao hàng tận nơi mà người mua không cần xử lý hải quan.

Tùy vào khả năng kiểm soát logistics, doanh nghiệp có thể chọn EXW, FCA, FOB, CIF, DAP hoặc DDP để phù hợp với chiến lược kinh doanh, từ đó tối ưu chi phí, giảm rủi ro và đảm bảo hàng hóa đến nơi an toàn.

>> Tham khảo: ETB trong xuất nhập khẩu là gì?

3. Các bước trong quy trình Pick-up

Quy trình Pick-up trong xuất nhập khẩu.

Quy trình pick-up trong xuất nhập khẩu bao gồm các bước quan trọng để đảm bảo hàng hóa được lấy đúng thời gian, đúng địa điểm và vận chuyển an toàn. Dưới đây là 4 bước chi tiết của quá trình này:

Bước 1: Xác nhận thông tin và lập kế hoạch

Trước khi tiến hành pick-up, cần xác nhận thông tin và chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết:

- Xác nhận điều kiện giao hàng (Incoterms) để biết ai chịu trách nhiệm vận chuyển.

- Kiểm tra thông tin hàng hóa: số lượng, trọng lượng, kích thước, loại hàng (hàng thường, hàng dễ hỏng, hàng nguy hiểm…).

- Thỏa thuận thời gian, địa điểm pick-up với nhà cung cấp hoặc bên giao nhận.

- Chuẩn bị các chứng từ cần thiết như hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill), chứng từ hải quan…

>> Tham khảo: Nghiệp vụ xuất nhập khẩu.

Bước 2: Điều phối và vận chuyển hàng tới điểm pick-up

Sau khi xác nhận thông tin, bước tiếp theo là lên kế hoạch vận chuyển hàng hóa từ kho của người bán đến điểm pick-up theo phương thức đã chọn.

- Thuê phương tiện vận chuyển (nếu cần): xe tải, container, xe đông lạnh…

- Làm thủ tục xuất khẩu (nếu bên bán chịu trách nhiệm).

- Đảm bảo hàng hóa được đóng gói an toàn, gắn nhãn mác phù hợp với tiêu chuẩn vận chuyển quốc tế.

- Sắp xếp lịch trình pick-up sao cho phù hợp với thời gian tàu/ máy bay rời cảng.

Bước 3: Nhận hàng và kiểm tra trạng thái hàng hóa

Tại điểm pick-up (kho, cảng, sân bay…), người mua hoặc đơn vị vận chuyển sẽ kiểm tra hàng hóa trước khi tiếp nhận.

- Kiểm tra số lượng, chất lượng, niêm phong (seal container nếu có).

- Xác nhận chứng từ đi kèm để đảm bảo hàng có thể vận chuyển tiếp mà không bị gián đoạn.

- Ký nhận biên bản bàn giao hàng hóa giữa người gửi và người nhận (nếu có).

- Thanh toán chi phí vận chuyển nội địa (nếu áp dụng theo điều kiện Incoterms).

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử; Phần mềm hóa đơn điện tử.

Bước 4: Vận chuyển hàng đến điểm tiếp theo (cảng xuất khẩu / kho nhập khẩu)

Sau khi nhận hàng thành công, hàng sẽ được vận chuyển đến cảng xuất khẩu hoặc kho của người mua:

- Tiến hành vận chuyển hàng theo lộ trình đã lên kế hoạch.

- Theo dõi tiến trình vận chuyển, cập nhật thông tin cho các bên liên quan.

- Nếu vận chuyển quốc tế, chuẩn bị các thủ tục hải quan, kiểm tra an ninh.

- Đảm bảo giao hàng đúng tiến độ để tránh phát sinh phí lưu kho, lưu bãi.

4. Các lưu ý khi thực hiện Pick-up

Để đảm bảo quá trình pick-up diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần lưu ý các yếu tố quan trọng sau:

- Thời gian và lịch trình: Việc lên kế hoạch thời gian Pick-up phải được thực hiện một cách chính xác để tránh tình trạng chậm trễ và ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi cung ứng.

- Chi phí Pick-up: Chi phí vận chuyển liên quan đến Pick-up có thể thay đổi tùy theo khoảng cách, khối lượng hàng hóa và dịch vụ logistics sử dụng.

- Tình trạng hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa được thu gom trong tình trạng tốt, tránh hư hỏng, mất mát hoặc sai sót trong việc xác nhận số lượng.

- Tính chính xác trong thủ tục hải quan: Đảm bảo các giấy tờ hải quan và các thủ tục liên quan được chuẩn bị đầy đủ để tránh các vấn đề khi giao nhận hàng.

Nhìn chung, Pick-up là một phần quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu, giúp đảm bảo sự kết nối giữa người bán và người mua, cũng như giữa các điểm giao nhận hàng hóa.

Hiểu rõ về quy trình và các yếu tố liên quan sẽ giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động logistics, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc trong chuỗi cung ứng toàn cầu.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm khai báo hải quan ECUS, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN