Kiểm hóa hải quan: Quy trình kiểm tra thực tế hàng hóa xuất nhập khẩu

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, không phải mọi lô hàng đều được thông quan ngay sau khi khai báo hải quan. Một số trường hợp, cơ quan Hải quan sẽ yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa để đối chiếu với nội dung khai báo trên tờ khai hải quan. Hoạt động này được gọi là kiểm hóa hải quan.

1. Kiểm hóa hải quan là gì?

1.1. Khái niệm kiểm hóa hải quan

Kiểm hóa hải quan là hoạt động kiểm tra thực tế hàng hóa do cơ quan Hải quan thực hiện nhằm đối chiếu hàng hóa thực tế với nội dung khai báo trên tờ khai hải quan và hồ sơ hải quan.

Theo Luật Hải quan, việc kiểm tra thực tế hàng hóa được thực hiện trên cơ sở áp dụng quản lý rủi ro. Cơ quan Hải quan sẽ căn cứ vào thông tin khai báo, lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp, đặc điểm hàng hóa và các tiêu chí quản lý rủi ro để quyết định mức độ kiểm tra phù hợp.

Thông qua hoạt động kiểm hóa, cơ quan Hải quan có thể xác định tính chính xác của các thông tin đã khai báo như tên hàng, mã HS, số lượng, trọng lượng, xuất xứ, trị giá hải quan và các nội dung khác liên quan đến chính sách quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu.

1.2. Khi nào hàng hóa bị kiểm hóa?

Trong thực tế, việc kiểm hóa thường phát sinh đối với các trường hợp sau:

• Tờ khai hải quan được phân luồng đỏ theo hệ thống quản lý rủi ro của Hải quan.
• Cơ quan Hải quan phát hiện dấu hiệu cần xác minh thêm về hồ sơ, hàng hóa hoặc thông tin khai báo.
• Hàng hóa thuộc diện kiểm tra theo quy định của pháp luật hoặc theo yêu cầu phục vụ công tác quản lý nhà nước.
• Hàng hóa thuộc các chuyên đề kiểm tra, giám sát hoặc kiểm soát theo kế hoạch của cơ quan Hải quan.

Lưu ý: Việc bị kiểm hóa không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp vi phạm pháp luật. Đây là một bước nghiệp vụ bình thường trong quá trình quản lý hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

2. Quy trình kiểm hóa hàng hóa xuất nhập khẩu

Bước 1: Tờ khai được chỉ định kiểm tra thực tế hàng hóa

Sau khi doanh nghiệp truyền tờ khai hải quan điện tử, hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của Hải quan sẽ thực hiện phân luồng tờ khai. Đối với các tờ khai thuộc diện kiểm tra thực tế hàng hóa, cơ quan Hải quan sẽ thông báo hình thức và mức độ kiểm tra theo quy định.

Bước 2: Doanh nghiệp chuẩn bị hàng hóa phục vụ kiểm tra

Người khai hải quan hoặc doanh nghiệp bố trí hàng hóa tại địa điểm kiểm tra theo yêu cầu của cơ quan Hải quan.

Tùy từng trường hợp, việc kiểm tra có thể được thực hiện tại cảng biển, cảng hàng không, ICD, kho CFS, địa điểm kiểm tra tập trung hoặc các địa điểm khác được cơ quan có thẩm quyền cho phép. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hải quan và tạo điều kiện để công chức hải quan thực hiện việc kiểm tra.

Bước 3: Cơ quan Hải quan thực hiện kiểm tra thực tế hàng hóa

Công chức hải quan tiến hành kiểm tra hàng hóa theo mức độ được phê duyệt.

Nội dung kiểm tra có thể bao gồm:

• Tên hàng hóa;
• Chủng loại hàng hóa;
• Mã số HS;
• Số lượng, trọng lượng;
• Xuất xứ hàng hóa;
• Tình trạng hàng hóa;

Các thông tin khác liên quan đến chính sách quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu.

Trong trường hợp cần thiết, cơ quan Hải quan có thể lấy mẫu hàng hóa để giám định hoặc xác định chính xác bản chất hàng hóa.

Bước 4: Ghi nhận kết quả kiểm tra

Sau khi hoàn thành việc kiểm tra, cơ quan Hải quan cập nhật kết quả kiểm hóa trên hệ thống nghiệp vụ. Nếu kết quả kiểm tra phù hợp với nội dung khai báo, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các bước còn lại để hoàn thành thủ tục thông quan. Trường hợp phát hiện sai lệch, cơ quan Hải quan sẽ xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành.

Bước 5: Hoàn thành thủ tục thông quan

Sau khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định, tờ khai được xử lý để hoàn thành thủ tục thông quan hàng hóa. Doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các thủ tục giám sát hải quan, đưa hàng qua khu vực giám sát hoặc nhận hàng theo quy định đối với từng loại hình xuất nhập khẩu.

3. Phân biệt kiểm hóa bằng máy soi và kiểm hóa thủ công

Trong thực tế, nhiều lô hàng hiện nay được kiểm tra bằng máy soi trước. Trường hợp hình ảnh soi chiếu cho thấy dấu hiệu bất thường hoặc cần xác minh thêm, cơ quan Hải quan sẽ yêu cầu kiểm hóa thủ công để kiểm tra trực tiếp hàng hóa.

4. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để quá trình kiểm hóa diễn ra thuận lợi?

4.1. Chuẩn bị hồ sơ và hàng hóa

Doanh nghiệp cần rà soát kỹ hồ sơ hải quan, bảo đảm thông tin trên tờ khai phù hợp với chứng từ thương mại và hàng hóa thực tế. Các nội dung như tên hàng, mã HS, xuất xứ, số lượng, trọng lượng và đơn vị tính cần được kiểm tra thống nhất trước khi cơ quan Hải quan thực hiện kiểm tra.

4.2. Nhân sự phối hợp kiểm hóa

Khi nhận thông báo kiểm tra thực tế hàng hóa, doanh nghiệp cần bố trí nhân sự phụ trách lô hàng để phối hợp với công chức hải quan trong quá trình kiểm tra. Đồng thời chuẩn bị các điều kiện cần thiết để xuất trình hàng hóa, mở container hoặc mở kiện hàng khi được yêu cầu.

4.3. Ứng dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử

Bên cạnh việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử nhằm hạn chế sai sót trong quá trình lập tờ khai. Hiện nay, phần mềm ECUS5VNACCS của ThaisonSoft đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ khai báo theo chuẩn hệ thống VNACCS/VCIS, hỗ trợ quản lý hồ sơ xuất nhập khẩu, kiểm soát dữ liệu khai báo và thực hiện các thủ tục hải quan điện tử theo quy định. 

Tóm lại, kiểm hóa hải quan là hoạt động kiểm tra thực tế hàng hóa nhằm đối chiếu với nội dung khai báo trên hồ sơ hải quan. Đây là một phần trong cơ chế quản lý rủi ro của cơ quan Hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

Việc nắm rõ quy trình kiểm hóa, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện khai báo chính xác sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình thông quan, giảm thời gian xử lý và hạn chế các rủi ro phát sinh trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Nguyệt Nga