UNC trong xuất nhập khẩu là gì và sử dụng trong thanh toán như thế nào?

UNC (ủy nhiệm chi) được sử dụng với mục đích để người thực hiện lập lệnh thanh toán theo mẫu của ngân hàng, dựa vào đó ngân hàng sẽ trích đúng số tiền cần chuyển từ tài khoản của họ cho người thụ hưởng. Khái niệm UNC trong xuất nhập khẩu được hiểu như thế nào, có đặc điểm gì và quy trình thanh toán gồm bao nhiêu bước? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp đầy đủ những thông tin quan trọng về phương thức thanh toán này.

Khái niệm ủy nhiệm chi (UNC) trong xuất nhập khẩu.

1. Ủy nhiệm chi trong xuất nhập khẩu là gì?

Căn cứ theo Khoản 3, Điều 3, Thông tư 46/2014/NHNN quy định về thanh toán ủy nhiệm chi thì dịch vụ thanh toán lệnh chi, ủy nhiệm chi (được gọi chung là dịch vụ thanh toán ủy nhiệm chi) là việc ngân hàng thực hiện yêu cầu của bên trả tiền, trích một số tiền nhất định trên tài khoản thanh toán của bên trả tiền để chuyển tiền cho bên nhận tiền (bên thụ hưởng).

Lưu ý: Bên thụ hưởng có thể là bên trả tiền.

Qua quy định trên, có thể hiểu ủy nhiệm chi là phương thức thanh toán thông qua bên trung gian là Ngân hàng.

Trong đó, bên trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu của Ngân hàng với đầy đủ thông tin cá nhân của các bên tham gia để yêu cầu ngân hàng chuyển tiền từ tài khoản của bên trả tiền sang tài khoản của bên nhận tiền.

>> Tham khảo: Quy trình đăng ký mã số REX trong xuất nhập khẩu.

Như vậy, trong xuất nhập khẩu, khái niệm ủy nhiệm chi cũng được áp dụng tương tự như trên giữa 3 bên:

- Bên trả tiền (bên nhập khẩu): Người mua hàng hóa, dịch vụ - Người chuyển tiền.

- Ngân hàng, kho bạc nhà nước phục vụ cho bên trả tiền (bên nhập khẩu).

- Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước phục vụ bên thụ hưởng (bên xuất khẩu).

Bên trả tiền sẽ lập giấy ủy nhiệm chi theo quy định của ngân hàng để nộp vào ngân hàng, trích tiền trong tài khoản của mình để trả bên thụ hưởng.

Giấy ủy quyền phải ghi đầy đủ, rõ ràng và chính xác các thông tin, nội dung giữa các liên phải khớp nhau và phải đóng dấu, ký tên trên tất cả các liên của ủy nhiệm chi.

Ngân hàng, kho bạc phía bên phục vụ bên trả tiền sẽ có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của ủy nhiệm chi, số dư tài khoản trước khi thanh toán.

Ngân hàng có quyền trả lại ủy nhiệm chi nếu phát hiện có sai sót hoặc trường hợp số dư tài khoản tiền gửi của khách hàng không đủ để thanh toán.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Đặc điểm của ủy nhiệm chi

Đặc điểm của ủy nhiệm chi.

Mỗi phương thức thanh toán sẽ có những quy định và đặc trưng cơ bản khác nhau. Để sử dụng ủy nhiệm chi trong giao dịch thanh toán đúng pháp luật, bạn cần biết các nội dung sau:

2.1. Số liên của ủy nhiệm chi

Theo quy định, số liên của ủy nhiệm chi gồm 2 liên, một liên do phía ngân hàng lưu trữ, liên còn lại khách hàng giữ để làm chứng từ đối chiếu sổ sách sau này.

2.2. Chữ ký trên ủy nhiệm chi

Chữ ký trên ủy nhiệm chi bắt buộc phải là chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng hoặc người có thẩm quyền.

Đối với những doanh nghiệp nhỏ không có kế toán trưởng thì chủ tài khoản có thể ký trên ủy nhiệm chi.

Tuy nhiên, tất cả chữ ký trên ủy nhiệm chi phải trùng khớp với chữ ký đã đăng ký tại ngân hàng.

2.3. Đóng dấu trên ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi phải được đóng dấu đầy đủ, rõ ràng, thẳng hàng, đóng dấu một chiều và sử dụng màu mực đúng quy định. Dấu phải được đóng lên ⅓ chữ ký về phía bên trái.

>> Tham khảo: Thủ tục di lý hàng hóa trong xuất nhập khẩu.

3. Quy trình thanh toán bằng UNC (ủy nhiệm chi)

Quy trình thanh toán UNC.

Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi được quy định tại Khoản 2, Điều 8, Thông tư 46/2014/TT-NHNN, trong đó ngân hàng sẽ xây dựng và ban hành quy trình nội bộ thực hiện thanh toán ủy nhiệm chi, đảm bảo xử lý nhanh chóng, chính xác và đầy đủ các bước sau:

Bước 1: Lập và giao ủy nhiệm chi

Bên trả tiền lập ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng nơi mở tài khoản thanh toán. Ngân hàng hướng dẫn khách hàng lập, phương thức giao nhận ủy nhiệm chi tại đơn vị mình, đảm bảo phù hợp với quy định hiện hành.

Bước 2: Kiểm soát ủy nhiệm chi

Khi nhận được ủy nhiệm chi của khách hàng, ngân hàng phải kiểm soát chặt chẽ tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ:

- Đối với chứng từ giấy: Chứng từ phải tuân thủ quy định của Ngân hàng Nhà nước về chế độ chứng từ kế toán ngân hàng.

- Đối với chứng từ điện tử: Ngân hàng kiểm soát nội dung chứng từ và thông tin kỹ thuật theo đúng quy định về chứng từ điện tử.

- Ngân hàng kiểm tra số dư tài khoản thanh toán để đảm bảo khả năng thanh toán của bên trả tiền.

Nếu ủy nhiệm chi không hợp lệ, hợp pháp hoặc bên số dư tài khoản của bên trả tiền không đảm bảo khả năng thanh toán thì ngân hàng thông báo cho bên trả tiền để chỉnh sửa, bổ sung hoặc trả lại cho bên trả tiền.

>> Tham khảo: Chi phí Drop-off trong xuất nhập khẩu và cách tối ưu.

Bước 3: Xử lý chứng từ và hạch toán

Tại ngân hàng phục vụ bên trả tiền

Nếu UNC hợp lệ, hợp pháp và đảm bảo khả năng thanh toán:

- Nếu bên trả tiền và bên thanh toán có cùng hệ thống ngân hàng: Chậm nhất 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận ủy nhiệm chi của khách hàng, ngân hàng hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên trả tiền, bên thụ hưởng và báo Nợ cho bên trả tiền, báo Có cho bên thụ hưởng.

- Nếu bên thụ hưởng không có tài khoản ngân hàng: Chậm nhất 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận ủy nhiệm chi của khách hàng, ngân hàng hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên trả tiền, báo Nợ cho bên trả tiền và lập lệnh chuyển tiền gửi cho ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng theo hệ thống thanh toán thích hợp.

Tại ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng

Sau khi nhận được lệnh chuyển tiền từ phía ngân hàng phục vụ bên trả tiền chuyển đến, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng sẽ tiến hành kiểm soát chứng từ và xử lý:

- Nếu lệnh chuyển tiền hợp pháp, hợp lệ: Chậm nhất 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được lệnh, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng phải hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên thụ hưởng và báo Có cho bên thụ hưởng.

- Nếu lệnh chuyển tiền có sai sót: Chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được lệnh chuyển tiền, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng gửi thông báo cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền và yêu cầu tra soát hoặc hoàn trả lệnh chuyển tiền. Khi nhận được yêu cầu tra soát, tối đa 01 ngày làm việc, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng thực hiện lệnh chuyển tiền hoặc hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.

- Trường hợp tài khoản bên thụ hưởng đã đóng: Chậm nhất 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được lệnh chuyển tiền, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.

>> Tham khảo: Original Bill Of Lading trong xuất nhập khẩu và quy định pháp lý của B/L.

Trường hợp bên thụ hưởng không có tài khoản thanh toán tại ngân hàng

Khi nhận được lệnh chuyển tiền, chậm nhất trong 01 ngày làm việc, ngân hàng kiểm soát chứng từ, hạch toán vào tài khoản thích hợp và thông báo cho bên thụ hưởng.

Nếu người thụ hưởng là cá nhân thì khi đến nhận tiền phải xuất trình một trong các giấy tờ tùy thân quan trọng (chứng minh thư nhân dân, căn cước,...).

Hình thức thanh toán bằng ủy nhiệm chi được áp dụng phổ biến trong giao dịch ngân hàng, nói chung, trong hoạt động xuất - nhập khẩu nói riêng.

Khi thanh toán bằng ủy nhiệm chi, người thanh toán cần lưu ý một số quy định quan trọng về chữ ký, số liên, đóng dấu, đồng thời nắm được quy trình thanh toán chuẩn theo Thông tư 46/2014/TT-NHNN.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN